大多數組織對於資料與儲存資源的依賴與日俱增。CIO 目前必須面對法規日益增多與資料洩漏的問題，而
IT 管理員則要面對以下這個越來越大的難題：監視變得更加龐大且複雜的儲存基礎結構，同時肩負讓擁有總成本
(TCO) 維持在合理範圍內的責任。管理儲存資源不再只是攸關資料的數量或可用性，甚至還會涉及公司原則的執行，以及對於存放區使用狀況的了解，如此才能達成有效利用並降低風險。公司所保存的資料量會不斷地增加，因此必須隨之規劃出健全的策略並適當因應組織變革。
提供管理建議
現今由於對於檔案的商業價值尚無真知灼見，因此很難詮釋商業需求，例如：將所有老舊的檔案設為過期，或是加強保護所有重要的檔案。若組織能夠根據預先定義的規則自動及手動分類檔案，就能提高資料的管理成效，進而決定哪些資料必須留下，哪些資料必須儲存。如此不僅可以減少儲存成本，還可降低機密資料外洩的風險。
內建的檔案分類規則
有了 Windows Server
的內建功能，管理員可以根據內容及位置分類檔案，讓檔案伺服器中的檔案能夠按照現有的業務分類法，透過更有智慧的方式加以保護和管理。
組織經過分類的檔案有許多用途：
不論是何種用途，Windows
檔案分類基礎結構都可根據商業價值來管理檔案，進而提升檔案管理的品質。
讓合作夥伴能夠提供豐富的分類解決方案
Windows 檔案分類基礎結構提供可擴充的基礎結構，讓
ISV 能夠建置豐富的端對端解決方案，以便根據分類將檔案分類並套用原則。
這個基礎結構可以藉由保存檔案分類來銜接不同的
ISV 方案，讓分類檔案的產品可與使用該檔案分類的產品並用。舉例來說，如果防資料外洩產品將檔案分類為包含個人資訊，則備份產品便可將資訊備份至加密的存放區，而不會備份至一般的存放區。
IT 管理員可以建置內部解決方案，讓這些解決方案能夠嵌入分類基礎結構中，並且與
ISV 產品方案互通。
這些產品和解決方案可利用檔案分類降低成本與風險，並將
GRC (管理風險與規範) 和 IT-GRC 解決方案導入組織的檔案基礎結構。
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