เหตุใดต้องใส่ใจเรื่องรูปแบบของเอกสาร | การนำมาใช้จริงและประโยชน์ที่จะได้รับ

เหตุใดต้องใส่ใจเรื่องรูปแบบของเอกสาร

โดยค่าตั้งต้นแล้วเอกสารใดๆ ก็ตามที่ผลิตจากโปรแกรม Microsoft Office 2007 จะมีพื้นฐานอยู่บนรูปแบบไฟล์มาตรฐาน XML รูปแบบไฟล์ชนิดนี้แตกต่างจากรูปแบบรหัสฐานสองที่ใช้ในโปรแกรมออฟฟิสเวอร์ชั่นก่อนหน้า รูปแบบไฟล์ที่เรียกว่า Open XML ที่พัฒนาโดยไมโครซอฟท์จะกลายเป็นข้อได้เปรียบอย่างมหาศาลแก่นักพัฒนาระบบและโซลูชั่นที่เกิดขึ้นรวมทั้งประโยชน์อันจะเกิดแก่ผู้ใช้ทั่วไปรวมทั้งองค์กรทุกระดับชั้น ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่ได้จากการใช้เอกสารในรูปแบบ Open XML ของ Microsoft Office 2007

• มีใช้แพร่หลายและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย รูปแบบไฟล์ Open XML มีพื้นฐานอยู่บนเทคโนโลยี XML และ ZIP ซึ่งสามารถใช้งานได้อย่างกว้างขวาง คุณลักษณะของรูปแบบและเค้าร่างที่ว่านี้จะได้รับการเผยแพร่และเปิดให้ใช้โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายภายใต้การมอบลิขสิทธิ์แบบเปิด (Open Licensing Terms) โดยกำหนดให้เป็นแบบ ”ปลอดการฟ้องร้องสิทธิ์” (covenant not to sue) ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อนักพัฒนาทั้งหลายที่ต้องทำงานโดยใช้ Open XML แต่กลับติดขัดเรื่องของลิขสิทธิ์เพื่อความคล่องตัวในการทำงาน
  
  
• มีมาตรฐานที่ใช้ร่วมกันอย่างแพร่หลาย เมื่อมาตรฐาน XML กลายเป็นหัวใจหลักของรูปแบบไฟล์ชนิด Open XML ก็จะช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างโปรแกรมต่างๆ ของไมโครซอฟท์และระบบภายในองค์กรกลายเป็นเรื่องง่าย และโซลูชั่นต่างๆ สามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาภายในเอกสารหรือสร้างเอกสารใหม่ทั้งหมดจากscratchได้โดยใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีที่ใช้งานร่วมกับ XML โดยที่ไม่ต้องเปิดโปรแกรมออฟฟิสขึ้นมาแต่อย่างไร ผู้ใช้สามารถผนวกข้อมูลรหัส XML เข้าไปอยู่ใน schema ของเอกสารในรูปแบบ Open XML ได้ และเพื่อให้เกิดความร่วมมือจากภาคอุตสาหกรรมต่างๆ รูปแบบ Open XML จึงได้รับการเสนอชื่อเข้าสู่ ECMA International เพื่อตั้งเป็นมาตรฐานสากลและการใช้งานที่ยั่งยืนต่อไปในอนาคตสู่และก้าวเป็นมาตรฐานระดับ ISO ต่อไป
  
  
• มีความเข้ากันได้ในการใช้งานและเสถียรภาพในการใช้งาน เป้าหมายหลักของรูปแบบไฟล์ชนิดนี้คือ การสร้างความเข้ากันได้ในการใช้งานร่วมกันของเอกสารปริมาณนับล้านที่อยู่ในรูปแบบไฟล์มาตรฐานอื่น ช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายไปกับการแปลงเอกสารรูปแบบอื่นๆในเวอร์ชั่นเก่าๆ นอกจากนี้ ออฟฟิสตั้งแต่เวอร์ชั่น 2000 ขึ้นไป จะมีการติดตั้งเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อให้รองรับการใช้งานรูปแบบไฟล์ใหม่นี้ได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย ทั้งนี้ เพื่อเป็นการส่งเสริมให้ร่วมกันใช้รูปแบบไฟล์ใหม่และเพื่อไม่เป็นการบังคับให้ผู้ใช้ต้องมาปรับรุ่นโปรแกรมโดยไม่เต็มใจเพื่อเปิดไฟล์ของตน นอกจากนี้ Open XML ยังได้รับการออกแบบมาเพื่อให้มีศักยภาพที่สูงกว่ารูปแบบที่เป็นรหัสฐานสอง นับว่าเป็นการลดความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูลเนื่องมาจากไฟล์เสียหายหรือไม่สมบูรณ์ เอกสารที่สร้างหรือได้รับการเปลี่ยนแปลงโดยโปรแกรมนอกเหนือจากออฟฟิสนั้นมีโอกาสที่จะเสียหายน้อยลงเนื่องจากโปรแกรมออฟฟิสได้รับการออกแบบให้กู้คืนเอกสารได้สมบูรณ์มากขึ้นโดยใช้ Open XML
  
  
• มีประสิทธิภาพ รูปแบบไฟล์อย่าง Open XML ใช้เทคโนโลยี ZIP และการบีบอัดเพื่อเก็บไฟล์ไว้ในระบบ รูปแบบของการบีบอัดนี้ช่วยประหยัดเนื้อที่ได้มากเนื่องจากลดเนื้อที่การจัดเก็บข้อมูลบนฮาร์ดดิสก์และลดแบนด์วิดท์ที่ต้องใช้เพื่อการถ่ายโอนข้อมูลผ่านทางอีเมลหรือว่าข้ามเครือข่ายรวมทั้งข้าม WWW ด้วย นอกจากนี้ รูปแบบไฟล์นี้ออกแบบมาเพื่อไม่ให้เกิดการแย่งช่องทางการทำงานระหว่างงานต่างๆ ซึ่งเมื่อเทียบกับรูปแบบชนิดฐานสองที่ผ่านมาแล้วนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่ากันอย่างเห็นได้ชัด
  
  
• มีความปลอดภัย ความสามารถทางด้านการใช้งานที่กว้างขวางของ Open XML สามารถเปลี่ยนแปลงไปสู่ไฟล์ที่มีการรักษาความปลอดภัยสูงและโปร่งใส คุณสามารถใช้งานเอกสารต่างๆ ร่วมกันอย่างมั่นใจขึ้น เนื่องจากข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจ เช่น ชื่อผู้ใช้ ความคิดเห็น และเส้นทางของการไหลเวียนของข้อมูลสามารถค้นหาได้ง่ายและลบออกได้ง่ายเช่นเดียวกัน ไฟล์ที่มีเนื้อหาข้อมูลเช่น OLE objects หรือ Visual Basic for Applications (VBA) code สามารถกำหนดสิทธิ์ไว้เพื่อการใช้งานพิเศษได้