Durum
Adel Kalemcilik 1969 yılında İstanbul Kartal’daki fabrikasının
açılması ile faaliyete geçti. Ürün grupları arasında ağaç
cidarlı kalemler, tükenmez ve keçeli kalemler, sulu boyalar,
pasteller, guaj, parmak boyası, oyun hamuru ve ithal kırtasiye
ürünleri bulunuyor. Toplam ürün sayısı 3750’ü bulan Adel,
kağıt ürünleri hariç, sektörünün en önde gelen şirketi.
Şirketin ayrıca Giresun’da kalem tahtası (lata) üretim tesisi
var. Ortalama çalışan sayısı 225 civarı olan şirketin 2003
net cirosu 38.5 trilyon TL. Halka açık bir şirket olan Adel’de
Anadolu Grubu en büyük ortak; Alman Faber-Castell grubu
da %15,4 hisseye sahip ve %27 civarındaki hissesi de borsada
işlem görüyor. Adel, 20 yıldır kendi bilgi sistemleri kadrosunun
yazdığı programları kullanıyordu. Grafik tabanlı olmayan
bu sistemlerin teknolojik olarak eski kalması, kapalı, karmaşık
ve konusunda uzmanlaşmış birkaç kişiye bağımlı bir yapı
haline gelmesi üzerine, üretimden planlamaya operasyonel
işleri verimli hale getirecek, departmanlar arası iletişimi
güçlendirecek ve şirketin önünü açacak sağlam bir ERP paketine
ihtiyaç doğdu. Şirketin Genel Müdürü Taner Dursun şöyle
diyor: “Kurumsal bir yapınız, yabancı ortaklığınız varsa,
halka açıksanız ve üstelik ürün ve girdi çeşidiniz bizde
olduğu gibi bu kadar çoksa, üretim planlaması oldukça zorlu
bir iştir. Bu nedenle sağlam bir ERP paketine her zaman
ihtiyaç duyuyorduk.”
Grup şirketlerine bilişim
hizmetleri veren Anadolu Bilişim Hizmetleri AŞ (ABH)., iş
süreçleriyle entegre çalışabilecek, artan iş ihtiyaçlarına
göre ölçeklenebilir, donanım yatırımı ve toplam sahip olma
maliyeti düşük bir ERP paketi arayışına girdi.
Adel Kalemcilik bu çözümü
aşağıdaki hedeflerle istiyordu:
1. Uzun yıllardır, ihtiyaç
doğdukça, yazılan, sadece belirli kişilerin anlayabildiği
bir yapıyla çalışan eski programlar yerine entegre ve merkezi
bir çözümün getirilmesi.
2. Üretim ve satış bölümleri
arasında iletişimin, ve verimliliğin artırılması.
3. Üst yönetim başta olmak
üzere tüm kademelere daha anlaşılır formatta, istenilen
detayda, istenildiği zaman ulaşılabilen raporlar sunmak.
4. Artan iş ihtiyaçlarına
ve el terminallerinin stoktan üretime ve satışa her kademede
yaygınlaştırılması gibi güncel teknolojik ihtiyaçlara cevap
verebilecek bir altyapı.
5. Satış bölümünde müşteri
hareketlerinin, siparişlerin, faturaların ve cari hesapların
iyi takip edilebilmesi. Açığa sipariş alma oranını azaltmak
ve kaçınılmaz durumlarda üretim planlamasını doğru yaparak
müşterileri bekletmemek.
6. Muhasebe departmanının
diğer departmanların iş yükünü üstlenmesini, mükerrer işleri
ve hataları önleyecek, muhasebe departmanına gerekli kontrolü
verecek bir sistem.
Bu konuyu grup şirketleriyle
birlikte Adel de incelemeye aldı ve Anadolu Bilişim Hizmetleri,
tüm bu ihtiyaçlara cevap verecek, ekonomik bir çözümün arayışına
girdi.
Çözüm
Bu ihtiyaçlar doğrultusunda Anadolu Grubundaki orta ölçekli
şirketler, onlara ekonomik gelecek, kolay ve hızlı uygulanabilir
ERP arayışına geçtiler. Bu değerlendirme sonucunda Microsoft
Business Solutions’ın Microsoft Dynamics AX uygulamasında karar kılındı.
ABH Koordinatör Yardımcısı Mehmet Ali Akpınar “Türkiye’deki
hemen hemen tüm ERP paketlerini değerlendirdik. Proje ekibi
olarak bunların içinde en uygun olarak Microsoft Dynamics AX’ ı gördük
ve Microsoft Dynamics AX üzerinde karar kıldık. Microsoft Dynamics AX’ ın arkasında Microsoft’un
olması ve Microsoft’un bu sektöre girmeye kesin niyetli
olması karar vermemizde büyük rol oynadı. Tabii en önemli
neden ekonomik olmasıydı” diyor. “Microsoft ile daha önce
bir .NET projesinde birlikte çalışmıştık ve belli bir yakınlaşmamız
olmuştu. O projenin sonuçları gayet iyi oldu. Bunun akabinde
Microsoft Dynamics AX’ ın Türkiye’ye gelmesi ile birlikte Microsoft Dynamics AX’ ı inceledik
ve uygun bulduk.”
Anadolu Bilgi Hizmetleri
(ABH) tüm bu şirketlere tek bir kaynaktan merkezi Microsoft Dynamics AX
desteği vermek üzere çalışmalarını Temmuz 2003’te başlattı.
Uygulama, 6 ay gibi kısa bir sürede, 1 Ocak 2004’te canlı
kullanıma geçti ve grubun kalem ve kırtasiye sektöründeki
3, otomotiv sektöründeki 6, finans grubunda 7 şirketi Microsoft Dynamics AX’ ı
kullanacak duruma geldi.
ABH Proje Yöneticisi Levent
Hatipoğlu, “Burada proje ekibinin büyük önemi var. Çünkü
proje ekibi içerisinde hem bilgi sistemlerinden arkadaşlarımız
hem de her şirketten gelen anahtar kullanıcılar (key user)
bulunuyordu. Böylece projeyi üç koldan, üç temel sektördeki
şirketlerimizde eşzamanlı olarak yürüttük” diyor.
Yararlar
Hızlı Uygulama, Düşük Maliyet
Adel Kalemciliğin aradığı donanım yatırımı düşük, uyarlama
süresi kısa, bakım maliyetleri dahil toplam satın olma maliyeti
düşük çözümü Microsoft Dynamics AX sağladı. Yeni sistem, iş süreçlerinde
grafik ortamla tanışmamış kullanıcılar için, Türkçe ekranları,
yardım dokümanları ve istenen formatta kolay rapor alma
sistemiyle kullanımı kolay bir ortam sundu.
Güncel Teknoloji
Adel’in satışlarının %30’u farklı kentlerde düzenlediği
fuarlarda gerçekleştiriliyor. Ayrıca kırtasiye işinde satışların
büyük kısmı mevsimsel olarak birkaç ay içinde gerçekleşiyor.
Bu yüzden sipariş alma, müşteri hesaplarını yönetme, üretim
ve sevkiyat işlerinin zamanında ve tam koordinasyon içerisinde
yürümesi gerekiyor. Adel Satış Müdürü Serdar Polat bu konuda
şöyle diyor: “İstanbul’da gerçekleştirdiğimiz fuarda, 3
gün içerisinde yaklaşık 2000 sipariş alıyoruz. Her bir sipariş
içerisinde 100’ün üzerinde ayrı ürün kalemi bulunuyor. El
terminalleri ile alınan bu siparişler aynı anda Microsoft Dynamics AX’ a
aktarılıyor ve anında sevkiyata geçirilebiliyor. Ben de
bu siparişlerle ilgili raporları aynı gün içerisinde görebiliyorum.”
Muhasebe, Üretim, Satış
ve Planlamada Entegrasyon
Operasyonel verilere zamanında ve doğru bir biçimde
erişme, merkezi kontrol ve planlama ihtiyacı, Microsoft
Microsoft Dynamics AX ile tam anlamıyla karşılandı. Muhasebe mükerrer işlerden
ve iş süreci sırasında hatalı oluşan verilerden kurtuldu.
Microsoft Dynamics AX iş süreçlerinde hatalara izin vermediği için diğer
departmanlarda bir muhasebe bilinci oluşmasını sağlarken
muhasebeye tam bir kontrol verdi.
Sahadaki satış personeli
el terminallerini etkin şekilde kullanırken siparişten stoğa,
satın almaya ve üretime uzanan köprü sağlam kuruldu. Günlerce
süren iş süreçleri anlık hale geldi. Açığa siparişler azalırken,
zorunlu açığa siparişler sağlam bir üretim planlaması ile
yönetilebilir hale geldi.
Üretim ve Planlama bölümleri
Satış bölümü ile aynı dili konuşmaya başladı ve yeni projeler
geliştirmeye hazır hale geldi. Personelin sisteme ve veri
yapısına adaptasyon süresi kısaldı.
Genişletilebilirlik
ve Özelleştirilebilirlik
Microsoft Dynamics AX’ ın kullandığı Excel şablonları sayesinde eski
verilerin yeni sisteme çok hızlı aktarılması sağlanırken
yeni satın alınan bir şirketin, hiç sistemi olmamasına rağmen
5 ay içinde Adel ile aynı yapıyı kazanması sağlandı. Rapor
çıktıları özelleştirilebilir hale geldi. Özelleştirilebilir
Microsoft Dynamics AX formları her seviyede detaylı veri, raporlama ve
analiz ihtiyaçlarını karşıladı.
Artan Verimlilik ve
Sinerji
Kişilere değil sisteme dayalı bir yapı verimliliği sağladı.
Microsoft Dynamics AX kullanıcıları, diğer departmanlarda yürüyen
işler ve bunların kendi işleri ile ilişkileri hakkında fikir
sahibi olarak işlerini nasıl daha mükemmelleştirebileceklerini
düşünmeye ve inisiyatif kullanmaya başladı. Eskiden akla
gelmeyen veya mümkün görülmeyen projeler geliştirmek için
motivasyon sağlandı.
| 
