Durum

Anadolu Uluslararası Ticaret ve Taşımacılık A.Ş. , Türkiye’deki tek fiziksel ve bağımsız gemi yakıtı sağlayıcısı olarak, taşımacılık merkezi İstanbul’da hizmet vermektedir. Firma; yakıt nakliye, teslimat, depolama ve gemi yakıtı satışı gibi faaliyet alanlarında 20 yıldır aşkın süredir hizmetlerine aralıksız devam etmektedir.

Anadolu Taşımacılık, tankerler, yük gemileri, LPG ve LNG taşıyıcıları veya genel kargo gibi her türlü transit gemiye gemi yakıtı tedarik etmektedir. Tüm operasyonel servisleri ile yılın 365 günü ve günün 24 saati hizmet sunarken, uluslararası alanda da sürdürdüğü faaliyetlerini mal sahibi/tüccar/komisyoncu tedarik zinciri ile yürütmektedir.

Anadolu Taşımacılık, İstanbul merkezli olarak 28.000 gros tonluk kapasiteye sahip Selin K gemisi ve toplamda 28.000 metrik ton kapasiteli 11 adet barge ile hizmet vermektedir. Ayrıca İskenderun, Mersin, Antalya, İzmir, Samsun, Trabzon gibi 20 limanda yakıt temininin yanı sıra, talep eden gemilere istenilen miktarda ve ölçüde, her türlü gemi yağı temin etmektedir.

Anadolu Taşımacılık, tüm bu hizmetlerin kusursuz bir şekilde sağlanması, müşterilerden gelen her türlü talebin tam zamanında karşılanması ve koşulsuz müşteri memnuniyetinin sağlanması adına 2007 yılı başlarında kurumsal bir çözüm arayışına girdi.

Genel Müdür Bekir İrdem, bu süreci şöyle anlatıyor: “Aradığımız uygulama, şirketimizin tüm faaliyetlerini takip edebileceğimiz bir yazılım olmalıydı. Operasyonlarımızı elektronik ortamda takip edebilmek bizim için kritik derecede öneme sahipti. Bu sayede olası insan hatalarını en aza indirebilecektik. Ofis içindeki ve dışındaki birimlerimiz arasında güvenli ve hızlı iletişim sağlayabilmek için gerekli donanım ve yazılım altyapısını oluşturma konusunda kararlıydık.”

Mevcut durumda satış birimi, Microsoft Access üzerinde geliştirilmiş bir uygulama ile satış takibi ve raporlama ihtiyaçlarını karşılıyordu. Zaman içerisinde gelişen ihtiyaçlar karşısında bu uygulama yetersiz kalmaya başlamıştı. Access uygulaması ile muhasebe sistemindeki verileri arasında tutarlılık problemi de yaşanabiliyordu. Ayrıca yönetimsel ve birim içi raporlar satış ekibinin gayretleriyle Microsoft Excel’de hazırlanıyordu. Yeni çözümden beklenti, kullanımı kolay ve esnek yapıda raporlama imkânları bulunan bir uygulama olması yönündeydi.

Çözüm

Kurumsal çözüm ve iş ortağı seçimi sürecinde yaşananları, Anadolu Taşımacılık Genel Müdürü Bekir İrdem şöyle özetliyor:

“Şirket olarak kurumsal bir çözüm arayışına girdik. Bir Microsoft ürünü olması, ihtiyaçlarımızı karşılayabilecek esnek altyapıya sahip olması Axapta’yı tercih etmemizde etken oldu. Bu seçimde, yazılımın yetenekleri kadar çözüm ortağı profiline de önem verdik ve Birleşik Uzmanlar’ın tecrübelerinden de olabildiğince faydalandık. Sonuç olarak Birleşik Uzmanlar proje ekibi ile verimli bir çalışma gerçekleştirdiğimizi ve hedeflerimize ulaştığımızı söyleyebilirim.”

Anadolu Taşımacılık’ta, üç ay gibi kısa bir sürede tüm özelleştirme ve uyarlama çalışmaları tamamlanarak canlı kullanıma geçildi. Bu süre içinde, teklif ve satış süreci elektronik ortamda izlenebilir hale getirildi, müşteri ile yapılan yazışmalar ve ilgili çıktılar Axapta belge yönetim sistemi ile takip edilmeye başlandı. Böylece her yazışma kayıt altına alınmaya başlandı. Farklı lokasyondaki birimler uzak-uç bağlantıları ile birlikte merkezi yapıda çalışabilir hale geldi. Satış ve operasyon birimleri entegre bir şekilde çalışmaya başladı. Bu birimler için kritik öneme sahip gemi takibi ve ilgili raporlar sistemden alınabilir hale geldi.

Satış ve finans birimlerinin koordinasyonu sayesinde, müşteri kredi limit kontrolleri, geçmiş ve yaklaşan ödeme vadelerinin zamanında tespiti ve buna bağlı erken uyarı sistemleri kuruldu. Müşteri memnuniyetini sağlamak adına çeşitli anketler sistemde takip edilmeye ve raporlanmaya başlandı. Anket analizleri çeşitli grafik raporlar ile ölçülebilir hale getirildi. Muhasebe departmanı yoğun veri girişi yapan biri birim olmaktan çıkıp, sürecin tamamlandığı noktada veri denetimi yapan bir birim haline geldi.

Gemi üstünde gerçekleşen operasyonel işlemlerin elektronik ortama taşınması sağlandı. Bu sayede, yakıt yükleme/boşaltma vb. bir dizi operasyon ile birlikte, “Barge” adı verilen yükleme gemilerinin anlık durumları da web ortamındaki raporlar ile izlenebilir hale geldi.

Bekir İrdem gelinen nokta ile ilgili şöyle diyor : “İhtiyaçları tam karşılayamayan birbirinden bağımsız programlar yerine bütünleşik bir çözümün kullanılması, birimler arası iletişim gücümüzü ve veri güvenliğimizi arttırdı, veri tekrarını ve olası kullanıcı hatalarını önlemiş olduk. Raporlara internet ortamında ulaşarak, zaman ve mekân bağımsız raporlama imkânlarına kavuştuk.”

Yararlar

Lokasyonlar Arası Entegrasyon
Dynamics Ax ile şirketin iki ayrı lokasyonu birbirine bağlanarak yakıt yükleme operasyonları merkezi yapıda planlanabilir hale geldi. Yükleme ve tahliye süreçleri iş akışı, elektronik ortama taşındı. Sözlü iletişim en aza indirilerek, kurumsal ve güvenli iletişim altyapısı sağlandı.

Canlı Raporlama Sistemi
Dynamics Ax ve SQL veritabanının sağladığı web tabanlı raporlar sayesinde yöneticiler, ihtiyaç duydukları raporlara dünyanın internet erişimli herhangi bir noktasından ulaşabiliyorlar. Yakıt borsasını takip edebiliyor, karşılaştırmalı grafik raporlar üretebiliyorlar. Gemiler, müşteriler, ürünler ve dönemler bazında alınabilen satış raporları, satış departmanının ayrıntılı değerlendirmeler yapmasına olanak sağlıyor. Anket raporları ile müşteri memnuniyet ölçümleri yapılabiliyor. Teklif analiz raporları sayesinde çeşitli istatistiki veriler üretilip, sebep-sonuç ilişkisi ile satış stratejileri belirlenebiliyor. Tüm raporlar excel, pdf, txt, html gibi farklı formatlarda kaydedilip doğrudan e-posta ile gönderilebiliyor.

Kullanım Kolaylığı
Dynamics AX’a geçişte hızlı adaptasyon, diğer Microsoft ürünlerine olan benzerliklerinin bir sonucu. Excel, Access gibi Microsoft ürünleri kullanan kullanıcılar, geçiş sürecinde aşina oldukları ekranlarla çalıştıklarından kısa sürede uyum sağlayabildiler. Özellikle Dynamics Ax’in Windows tabanlı olması ve Outlook’a benzer bir menü tasarımına sahip olması eğitim sürecini büyük ölçüde hızlandırdı.
Satış, satınalma, operasyon ve muhasebe birimleri ortak veri kullandığı halde, verileri farklı şekillerde yorumlama ihtiyaçları vardı. Dynamics Ax’in kullanıcı gereksinimlerine göre özelleştirilebilen ekranları sayesinde çalışanlar kendi istekleri doğrultusunda form tasarımları edinerek, daha rahat çalışma imkanlarına kavuştular.

Bölümler Arası Uyum
Anadolu Taşımacılık; Dynamics Ax ile satış, satınalma, muhasebe ve operasyon departmanlarını bütünleşik bir yapı altında topladı. Satış ve muhasebe departmanlarının daha önce farklı uygulamalar kullanması sebebiyle ortaya çıkabilen olası mutabakat sorunları ortadan kaldırılmış oldu. Ayrıca tek sistem sayesinde veri tekrarlarının önüne geçilerek iş gücü tasarrufu sağlandı.
Kurulan uyarı sistemive Anadolu Taşımacılık için özel tasarlanan kayıt kontrol sistemleri sayesinde kullanıcı hataları en aza indirildi. Kayıt seviyesinde güvenlik tanımlamaları ve yetkilendirmeler sayesinde veriler koruma altına alındı.

Çoklu Dil Desteği
Departmanların müşteri hesap ekstresi gibi raporları yabancı dilde alma ihtiyacı, Dynamics Ax’in çoklu dil desteği sayesinde sistem içinde karşılanabildi. Tüm raporlar ister İngilizce ister farklı bir dilde alınabiliyor, ekranlar aynı anda farklı dilde çalışabiliyor.

Teklif Yönetimi
Dynamics Ax’in Belge yönetimi fonksiyonları sayesinde satış sürecinde teklif, teyit, onay, iptal gibi tüm işlemler elektronik ortamda takip ediliyor. Tüm veriler sistemden otomatik olarak Microsoft Word şablonlarına aktarılıyor ve e-posta aracılığıyla müşterilere iletiliyor. Ayrıca vadesi geçmiş ödemeler hatırlatma şablonları gibi çeşitli işlemler için de belge yönetiminden yararlanılıyor.

Bilişim Altyapısı
Gelişmiş Teknolojik altyapı sayesinde Kağıda dayalı sistemlerin dezavantajları ortadan kalkıyor ve çalışanlar daha verimli çalışabilir hale geliyor. Daha önce manuel olarak hazırlanan müşteri/satıcı yaşlandırma raporları , yükleme gemileri takip raporları gibi çeşitli raporlar sistem tarafından otomatik olarak karşılanabiliyor. Böylece iş gücü tasarrufu ile birlikte veri güvenliği de sağlanıyor.

Esneklik
Dynamics Ax’ın esnek yapısı sayesinde tüm iş süreçleri elektronik ortama rahatça taşınabiliyor. Firmaların gelişen ihtiyaçları, farklı sistemlere ihtiyaç duymaksızın aynı sistem içinde karşılanabiliyor. Ayrıca mevzuat vb. kanuni değişiklikler ile ilgili güncellemeler sisteme kolayca yüklenebiliyor. Bu sayede değişen iş koşullarına adaptasyon hızlı ve etkin şekilde gerçekleşiyor.

Microsoft Dynamics, küçük, orta ve büyük ölçekli işletmelerin müşterilerinin, çalışanlarının, iş ortaklarının ve tedarikçilerinin ihtiyaçlarına daha iyi cevap verebilmesi için çok çeşitli, entegre ve kapsamlı iş uygulamaları sunar.

Microsoft Dynamics hakkında daha fazla bilgi için: http://www.microsoft.com/dynamics/ sitesini ziyarte edebilirsiniz.

Microsoft ürünleriyle, hizmetleriyle, kampanyalarıyla yada etkinlikleriyle ilgili tüm sorularınızda Microsoft İletişim Hattı sizlere yardıma hazır. Tel: 444 67 87

Internet üzerinden gerekli bilgilere erişmek için:
Eposta: iletisim@microsoft.com
Web: http://www.microsoft.com/turkiye

© 2007 Microsoft Corporation. Tüm hakları saklıdır
Bu başarı öyküsü sadece bilgi vermeyi amaçlamaktadır.
MICROSOFT BURADA ÖZETLENEN KONULAR HAKKINDA AÇIK VEYA DOLAYLI OLARAK HERHANGİ BİR GARANTİDE BULUNMAZ.

Microsoft Dynamics, Microsoft Corporation veya Microsoft Business Solutions ApS veya ABD ve/veya diğer ülkelerdeki kuruluşlarının tescilli markalarıdır. Microsoft Business Solutions ApS, Microsoft Corporation’ın bir alt kuruluşudur. Bu çalışmada geçen şirket ve ürün isimleri, ilgili kuruluşların tescilli markaları olabilir.