Durum
30 yıldır Türkiye kozmetik sektöründe faaliyet gösteren Aromel Kozmetik, eau de toilette, after shave, deodorant, güneş bakım ürünleri, Body Mist, ağda, saç boyası, saç spreyi, saç jölesi, kolonya, traş jeli, duş jeli, vücut losyonu ürünlerini en son teknolojilerle ile üretiyor. İstanbul merkez ofisinde ve İzmir Kemalpaşa’da 10 bin m2 alana kurulu fabrikasında 300 kişinin üzerinde personele sahip olan Aromel, ürünlerini Türkiye’de 4000’ü aşkın perakende satış noktasına ulaştırıyor ve 35 ülkeye ihracat yapıyor

Aromel kozmetik iki merkezli bir şirket: Muhasebe, finansman, satış, pazarlama operasyonları İstanbul’daki merkezden yürütülürken satın alma, insan kaynakları, üretim, planlama, Ar-Ge, kalite kontrol, bakım atölyeleri, sevkiyat ve lojistik İzmir’den yürütülüyor. İzmir İşletme Müdürü Kaan Kocabalkan eskiden Access üzerinde yazılmış bir veritabanı ile stok girişleri, üretim fişi girişleri gibi işlemlerin yürütüldüğünü, İstanbul’daki muhasebe departmanının yerel bir muhasebe yazılımı kullandığını söylüyor: ”İzmir’deki satın alma operasyonlarıyla ilgili evrak fotokopilerinin sürekli İstanbul’a gönderilip sisteme elle girilmesi gerekiyordu. Bu sistemde muhasebe stokları görüp takibini yapamıyordu; faturalarda, müşteriler ve bankalarla mutabakatta sorunlar çıkıyordu. İzmir’den gönderilen evraklar arasında sık sık eksik çıkıyordu. Ayrıca kalite kontrol bu sisteme tam adapte değildi ve Excel’de hazırlanmış bir forma manuel giriş yöntemiyle yürütülüyordu. Dolayısıyla Aromel’in iyi bir ERP çözümüne ihtiyacı vardı.”

Bunun üzerine kendilerine uygun bir ERP çözümü bulmak için farklı firmalarla görüşmeye başlayan Aromel Kozmetik, farklı seçenekleri değerlendirdikten sonra Microsoft’un 2004 yılı başında Türkiye’de de işletmelere sunmaya başladığı Axapta’ya geçmeye karar verdi.

Çözüm

Kaan Kocabalkan Aromel’de projeye önce yanlış bir başlangıç yapıldığını söylüyor: “O tarihte ben Aromel’de çalışmıyordum. Bana anlatıldığına göre, şirkete o zamanlar danışmanlık hizmeti veren firma, iyi bir analiz yapmadan, Axapta satın alınır alınmaz uygulamaya çalışmış. Axapta’nın her bir modülünde biraz biraz ilerlemişler ancak iyi bir planlama yapılmadığı için sorunlar çıkmaya başlamış. Ancak bunda MBS Axapta’nın bir suçunun olmadığı görülüyordu. Daha önceden şirkette girilen hatalı kayıtlar, hatalı stok verileri, eksik kayıtlar dikkate alınmadığı ve Axapta uygulanırken bir hata ayıklaması yapılmadığı için proje başka taraflara kaymaya başlamış. Ayrıca programın özelleştirilmesinde, Türk muhasebe sisteminde olup da yurtdışında olmayan bazı şeylerin eklenmesinde sorunlar yaşanmış. Ben Aromel’de Nisan 2004’te işe başladım ve Axapta projesini ayağa kaldırmak için yapıyı baştan kurmaya karar verdik.”

Aromel Kozmetik yetkilileri, Microsoft Türkiye’ye başvurarak Axapta konusunda daha profesyonel bir hizmet almak istediğini ve proje deneyimi daha eskiye dayanan bir danışman firma ile çalışmak istediklerini iletirler. Firma, değerlendirmeler sonucunda Microsoft çözüm ortağı Turkuaz Bilgisayar ile çalışmaya karar verir. İlk başta İzmir’de bir inceleme toplantısı yapılır ve Aromel Kozmetik tüm sorunlarını Turkuaz’a bildirir. Birlikte nelerin eksik olduğu, nelerin toparlanması gerektiği ve nasıl bir yol izleneceği belirlenir. Daha sonra adım adım bunların izlenmesine geçilir. Kaan Kocabalkan şöyle diyor: “Yarım kalan bir projeyi devam ettirmek hiçbir zaman kolay değildir ama biz bu çalışmayla 2-2.5 ay sonra düze çıktık. Altı ayda da projeyi ayağa kaldırdık ve yürür hale getirdik. Herhalde Turkuaz ile sıfırdan başlasaydık da bu süre 3-4 ayı bulurdu.”

Aromel Kozmetik’te ilk çalışmalar stok kartlarının yenilenmesi, hatalı verilerin düzeltilip eksik verilerin tamamlanmasıyla başladı. 1.5 ay kadar süren bu işlemler sırasında değerlendirme ve analizler yapılarak, 2005 Ocak ayındaki yeni YTL geçişine paralel olarak Axapta ile sıfırdan bir şirket kurulmaya karar verildi. Yapı baştan kurulurken bir kod sistemi oluşturularak üretim, satıcılar ve müşteriler bu kod sistemine oturtuldu ve bunlar arasındaki bağlantılar kuruldu; muhasebenin genel hesap planlaması baştan oluşturuldu; kalite kontrol modülü eklenerek, fabrikaya giren her malzemenin, hammadde ve ambalajın, üretilen her ürünün kalite kontrol üzerinden gitmesi sağlandı. Dolayısıyla fabrikada satın almayla yapılan her girişimin bir muhasebe kaydı da oluşmuş oldu ve böylelikle şirketin satıcılarla olan cari mutabakat sorunu ortadan kalktı.

Kaan Kocabalkan şöyle diyor: “İş ortağımızın bu süreçte bize çok büyük yardımı oldu. Bize bir proje haritası çıkardılar; birlikte çalışarak testlerimizi yaptık ve tek seferde hiç sorunsuz bir şekilde geçtik. Burada gereksiz kayıtların hiçbirini almadık. Satıcılarla, bankalarla, müşterilerle ve genel muhasebede mutabakatlar yaparak, son kayıtları devreye alarak, 2005’e bu şekilde geçtik. Ağustos ayında yeni bir Aromel pazarlama şirketi daha kuruldu. Üretim ve pazarlama şirketlerini ayırdık, burada da Turkuaz’la birlikte konsolide bir şirket konusunda uzun bir çalışmamız oldu.“

Aromel Kozmetik’te şu anda kullanılan Axapta modülleri arasında, kapasite modülünü ve Ar-Ge departmanı için geliştirilen kalite kontrol modülünü de içeren üretim modülü, satın alma, satış, muhasebe ve lojistik modülleri kullanılıyor. Ayrıca, Axapta üzerindeki geliştirmenin %70’i şirket bünyesinde gerçekleştirilirken ve basit raporlar da şirketin elemanları tarafından hazırlanıyor. Bu yapı için İzmir’de bir Axapta object server’ı ve bir terminal server, İstanbul’da ise bir terminal server bulunuyor. Dolayısıyla birbirine bir leased-line ile bağlı olan İstanbul ve İzmir ofisleri ortak bir veritabanını kullanıyor. Kaan Kocabalkan, şirketin ihtiyacına göre, örneğin farklı bir rapor almak gerektiğinde geliştirmeye devam ettiğini ancak şu anda Axapta’nın sadece İnsan Kaynakları modülünü kullanmadıklarını ve bunun dışında ihtiyaç duydukları bir modül olmadığını belirtiyor.

Yararlar

Kolay Geliştirme Ortamı
Kaan Kocabalkan Axapta’yı şöyle değerlendiriyor: “Ben aslında SAP kökenliyim ama ERP programları içinde geliştirme arayüzü en mantıklı ve en kolay olduğunu gördüğüm program Axapta oldu. Sadece C++ diline yabancı olduğum için 1-2 ay ona alışmam gerekti ancak bu güne kadar çok fazla port yazmamış biri olarak şu anda kendi raporlarımın çoğunun kodunu yazabiliyorum. Kodu okunabilir, takibi kolay, geliştirme arayüzü çok iyi.”

Kocabalkan, Axapta’nın iki arayüz kullandığını, MorphX adı verilen arayüzü sayesinde bazı raporlarını kod yazmadan, görsel olarak hazırlayabildiklerini vurguluyor: “Kendi kullanıcılarımız birkaç tane alanı birleştirerek, basit raporları kendileri yapabiliyorlar. Üç dört gün kadar süren çok kısa bir eğitimle bu beceriyi kendilerine verdik.”

Kullanım Kolaylığı ve Verimliliği Artıran Tasarım
Kozmetik sektöründe, gıda sektöründe olduğu gibi bir ıskonto sistemi kullanılıyor. Dolayısıyla kullanılan ERP programının çok esnek bir ıskonto yapısına sahip olması gerekiyor. Kaan Kocabalkan bu konuda Axapta’da hiç sorun yaşamadıklarını belirtiyor: “ Şu anda yaklaşık on iki ıskonto tanımladık ve bunu “n” sayıda artırabiliriz, herhangi bir kısıtlaması yok. Bunun dışında, birtakım matbu evrakların dizaynını yapmak çok kolay. Yani faturalarınız, irsaliyeleriniz, birkaç tip irsaliyeniz olabilir; irsaliyeniz, irsaliyeli faturanız, faturanız farklı ebatta olabilir. Bunları tasarlamanız çok kolay, birkaç fare hareketiyle tasarımınızı yapabilirsiniz.”

Kocabalkan, ERP programlarında genelde faturalar değiştiğinde danışman çağırmak gerektiğini ve fatura tasarımını değiştirmenin birkaç gün sürdüğünü ancak Axapta ile kendi tasarımlarını birkaç saat içinde kendilerinin yapabildiğini söylüyor.

Axapta’nın Aromel Kozmetik’in verimliliğini artıran bir diğer özelliği yedeklerin çok kolay alınması ve yedekten geriye çok kolay dönülebilmesi. Ayrıca test için bir şirket kurup, buraya canlı şirketten veri aktarmak gibi çalışmaların da çok kolay gerçekleştirilebiliyor.

Kozmetik sektöründe kapasitelerin esnek olması gerekiyor. Çeşitli işletmelerde sürekli aynı tip ürünü standart bir şekilde üreten iş merkezleri bulunmasına karşın kozmetik sektöründeki bir iş merkezinde ürünler sürekli değişebiliyor. Örneğin Aromel’deki bir iş merkezinde önce eau de touilet üretilirken, arkasından kolonyaya geçilmesi, ardından tıraş köpüğü veya başka bir ürüne geçilmesi mümkün ve bu ürünlerin çok değişik kombinasyonları bulunuyor var. Kaan Kocabalkan, Axapta’nın şemalarıyla bu noktada kendilerine çok yardımcı olduğunu belirtiyor: ” Hangi hattı fazla yüklemişiz, hangi hatta boş kapasite olduğunu görerek daha verimli bir günlük planlama yapmamıza büyük bir yardımı oluyor.”

Üst Yönetim İçin Karar Destek Sistemi
Kaan Kocabalkan, Axapta’nın Aromel Kozmetik için en büyük faydasının, raporları aracılığıyla üst yönetimin iş kararları almasına yardımcı olacak verileri sağlaması olduğunu vurguluyor. “İstenen raporları hızlı bir şekilde hazırlayıp karar mekanizmasına destek olabiliyoruz.” Üst yönetim iş kararlarını daha fazla veriyle, daha doğru alabilmek için farklı bir rapora gerek duyduğunda bu raporlar da kolayca tasarlanabiliyor. "

Yüksek Performans
Kocabalkan Axapta’nın veri iletim hızının da çok iyi olduğunu belirtiyor: ”İzmir-İstanbul arasında biz yaklaşık canlıya yakın bir hızla kullanıyoruz. Terminal Server ile, kullanıcılarımızın büyük bir kısmı İstanbul’da olduğu halde ve büyük raporlar çalıştırdığımız halde bu bağlantıda herhangi bir sorun yaşamıyoruz. Dolayısıyla veri işlem hızı da gayet iyi. Üstelik sunucumuz da büyük yükleri taşıyabilecek çok kuvvetli bir sunucu değil.”

Maliyet ve İşgücü Tasarrufu
Axapta ile aldığınız bir raporu doğrudan ekrana vermeniz, Excel veya başka bir programa aktarmanız, e-mail ile göndermeniz veya yazıcı çıkışı almanız mümkün. Kocabalkan, böyle geniş seçeneklerin olmasının kağıt israfını önlemeye de yaradığını belirtiyor: “Ayrıca fabrikaya bir malzeme geldiği zaman, arkadaşlar bunun girişini yaptığında, Axapta otomatik olarak ilgili kişilere e-mail gönderiyor. Dolayısıyla malzemenin gelip gittiğiyle ilgili telefon görüşmesi yapmanıza gerek kalmıyor. Bir ürün bittiğinde, onun bittiğini işaret eden bilgiyi, ilgili kişilere gönderiyor. Dolayısıyla o ürünün bitip bitmediği, ne zaman çıkacağıyla ilgili bir soru sormanıza da gerek kalmıyor. Bu da işgücünden kazandırıyor"

Eğitim Kolaylığı
MBS Axapta, Aromel Kozmetik’te yaklaşık 50 kişi tarafından kullanılıyor. Turkuaz kendileriyle yapılan sözleşme dahilinde Aromel’in personeline de eğitim vermiş. Kaan Kocabalkan bu konuda şunları söylüyor: “Turkuaz ile iki veya üç tam günlük eğitim yaptık ve bu eğitim yeterli oldu. Zaten arkadaşlar proje ilk uygulanmaya çalışırken kendi başlarına bir şeyler öğrenmek zorunda kalmışlar. Onlarla biz daha çok işin doğrusunu anlatacak bir şekilde eğitim planı yaptık. Daha sonra da ben sürekli şirket içinde eğitimler verdim. Aralarda ufak tefek hatırlatma eğitimleri yaptık. Aromel’in kendi kullanıcı menüsünü hazırladım ve arkadaşlara gönderdim.”

Axapta kullanıcılarının takıldıkları bir şey olursa, genelde kullanıcı menüsüne bakarak, veya Kaan Kocabalkan’a danışarak çözebiliyorlar. Kocabalkan, daha büyük bir problemlerin genelde %99 kullanıcı hatasından kaynaklandığını ve ancak o zaman da Turkuaz’dan destek aldıklarını belirtiyor. Turkuaz’ın bu tür sorunlarda sisteme müdahale etmesi de kolay: “Turkuaz bize ya telefonla destek veriyor ya da uzaktan bağlanarak sisteme doğrudan müdahale edip hatayı düzeltiyorlar. Sadece bu şekilde çözülmeyecek büyük bir problem olduğunu düşünüyorlarsa, buraya gelip burada bakıyorlar.”