Durum
Türkiye’de yapı kimyasalları alanında faaliyet
gösteren BASF Yapı Kimyasalları’nın temelleri, 1987
yılında Türk Hoescht AŞ. ve SKW Trostberg AG
tarafından kurulan Yapkim Yapı Kimya Sanayi A.Ş.’ye
dayanıyor. Kurucu şirketler arası hisse değişimi
sonucu 1997’de adı Degussa YKS olan şirket, 1 Temmuz
2006’de dünya kimya sektörünün liderlerinden BASF’ın
bünyesine katılarak BASF Yapı Kimyasalları (BASF YKS)
adını aldı.
Üretime Riva fabrikasında başlayan BASF YKS, 2001
yılından itibaren Gebze Organize Sanayi Bölgesi’nde
30 bin metrekare üzerine kurulu modern fabrikasında
uluslararası standartlarda üretim yapıyor. Bugün
Gebze fabrikası toz, sıvı, reçine ve diğer ürünlerle
120 bin ton üretim kapasitesine ulaşmış bulunuyor.
Ayrıca 2006 yılı başında Burdur’da 30 bin ton
kapasiteyle üretime geçen ikinci fabrikadan sonra,
üçüncü fabrika ise Trabzon Arsin’de açılmış
bulunuyor. BASF YKS, 10 yıl içinde cirosunu 4 milyon
Euro’dan 50 milyon Euro’ya çıkardı. Satışının
%85’ini kendisi üreten şirketin 250’yi aşkın üründen
oluşan portföyünde beton katkıları, harç katkıları,
yeraltı kimyasalları, beton yan ürünleri, ankraj ve
montaj harçları, tamir harçları, seramik
yapıştırıcıları, fugalar, zemin kaplamaları, spor
sahası kaplamaları ve korozyon önleyici izolasyon
maddeleri bulunuyor.
Mali ve İdari İşler Müdürü Dilek Tamer, BASF YKS vizyonunu şöyle özetliyor:
“Türkiye’de 8 bölge müdürlüğümüz, 300’ün üzerinde bayimiz ve 110 çalışanımızla hizmet veriyoruz. İnşaat sektöründe sürekli gelişmeyi ve büyümeyi hedef alıyoruz. Yeni inşa edilecek yapıların sağlamlığının, konforunun, dayanıklılığının ve ömrünün uzatılmasını misyon edinmiş bir firmayız. Müşterilerimizle aynı zamanda teknik danışmanlık ve çözüm ortaklığımız var. Uzman uygulayıcı ve ana dağıtıcı bayilerimiz ile birlikte kaliteyi her zaman ön planda tutuyoruz.
BASF YKS’nin misyonunu ve hedeflerini başından beri en ileri teknolojileri kullanarak yerine getirdiğini vurgulayan Dilek Tamer şöyle devam ediyor: “Ciromuz ve üretimimiz 10-12 misli artarken, operasyonlarımız bilgi sistemlerine yaptığımız yeni yatırımlar ve yazılımlarla desteklemiştir.
1987’de ciromuz 10 milyon euro’nun altındayken, muhasebe ve satışı kolaylıkla yürütebildiğimiz ve ürün maliyet hesaplarını yapabildiğimiz eski program, 2000’li yıllara geldiğimizde bizi zorlayan bir engel haline gelmişti.
Türkiye’deki yüksek enflasyon ortamında güçlü dövizlerle işlem ve dövizli borç/alacak takibi yapamıyorduk. Dövizli hesaplar için kur farkı hesaplamaları otomatik yapılamıyordu. Yabancı sermayeli bir şirket olarak diğer para birimlerine göre mizan almak mümkün olmuyor, uluslararası standartlara uygun olarak sunulan raporlar Excel dosyalarında hazırlanıyordu. Ana şirkete ve üst yönetime ayın 3. günü verilmesi gereken raporları yetiştirmek imkansız hale gelmişti. Başka örnek vermek gerekirse, masraf gruplarının mizanları alınamıyordu; siparişlerin irsaliye ve faturaları irtibatlı görülemiyordu ve sevkiyat durumunu izleyemiyorduk.
2003 yılında finans, satış ve tedarik operasyonlarımızı destekleyecek, pazarda bayi kanalı kurabilecek ve üretimde kimya sektörüne özgü ihtiyaçları karşılayacak yeni bir yazılım ihtiyacı iyice belirmişti.”
Çözüm
Böylece BASF YKS, o zaman bağlı olduğu DEGUSSA Orient-Africa grubunun onayını alarak yeni bir yazılım arayışına başladı. Programın hem Türkiye yasal ve pazar ihtiyaçlarını tam karşılaması hem de aynı bölgedeki Birleşik Arab Emirlikleri, Mısır, Arabistan, Hindistan ve Kazakistan gibi ülkelere de uygun olması gerekiyordu. DEGUSSA merkezinde kullanılan program, orta ölçekli bu bölge şirketleri için hem kullanışı zor hemde maliyeti yüksek olduğu için uygun görülmedi.
Dilek Tamer şöyle devam ediyor:
“Piyasadaki tüm yerli ve yabancı programları incelemeye başladık. Bir kaç aday programın yakınlığını tespit ettiğimiz sırada, İntegral ile tanıştık ve Microsoft Dynamics AX üzerinde durmaya başladık.Bizim için, en az doğru çözümü seçmek kadar önem verdiğimiz bir kriter de, yazılımın beraberinde kaliteli hizmetin sunulmasıydı. Türkiye’de İntegral ile yaptığımız ihtiyaç araştırması güven içinde karar vermemizi sağladı. Seçim sürecine katılan bölge yöneticileri de, Axapta’nın hem Türkiye hemde diğer bölge ülkeleri için uygun olduğu sonucuna vardılar. ”
BASF YKS yönetimi, ilk adımda, şirketin iş hedeflerini ve bunlar için Microsoft Dynamics AX’dan beklediklerini yazılı proje hedefleri haline getirdi. Bunu BASF YKS proje ekibinin atanması ve İntegral ile birlikte hazırlanan proje planı izledi. Şirketin Bilgi İşlem Müdürü Kazım Aktüre, proje sürecini şöyle özetliyor:
“Proje planımızda şirketin iş vizyonu ve önceliklerinden başlayarak her departman ve görevi kapsayan ayrıntılı analiz çalışmalarına, aktivite planlarının ve raporlamanın nasıl yapılacağına, proje ekibi ve kullanıcı eğitimlerinden kritik ihtiyaçlar için yapılacak ek geliştirmelerin terminlerine kadar her ayrıntı bulunuyordu. Bütün bunlar, içinde 10 günlük bayram tatilinin de bulunduğu 2.5 ay gibi kısa bir sürede gerçekleştirecek ve 1 Ocak’ta canlı kullanıma geçecektik. Bu sırada tüm donanımın ve şirket ağı da yeniden kurulacaktı. Daha önceki ERP tecrübelerime göre, Microsoft Dynamics AX ne kadar esnek olursa olsun, bunların hepsini bu kısa süreye sığdırmak imkansız gibiydi. Buna rağmen proje planını önemsiz bir kaç erteleme haricinde aksamadan uyguladık. Proje süresince, sıkışık iş yükü BASF YKS proje ekibinin fedakar çalışmaları sayesinde aşılırken, çıkan eksikler İntegral tarafından yapılan geliştirmelerle zamanında tamamlandı. Yeni yıla muhasebe, satış, satınalma ve üretim aynı anda Axapta ile başladılar .”
Ön analizlerde üzerinde titizlikle durulan bir husus da, yeni bir sisteme geçerken 1987’den beri eski programda biriken bilgilerin kaybolmaması gerektiğiydi. Kazım Aktüre bu konuda şunları söylüyor:
“Önce eski programdan aktarılacak verileri belirledik. Tüm satış hareketleri, çekler, satıcı işlemleri, stok mevcutları ve muhasebe bakiyelerinin eski programdan alınması gerekiyordu İntegral ile tüm verilerimizi Excel dosyaları üzerinden Axapta veri tabanına aktaracak formatları hazırladık. Verilerin ayıklanmasını tüm proje ekibiyle birlikte gerçekleştirdik. Her departman verilerini eski programdan dışarıya aldı ve bunları Integral’in bize vermiş olduğu formatın üzerine oturttuk. Veri ayıklama ve Axapta kurgusuna göre ayarlamalar sonrasında, neredeyse sıfır hata ile, büyük düzeltmelere gerek kalmadan veri aktarma işlemini gerçekleştirdik.”
Dilek Tamer’in proje süreci hakkında söyledikleri ise şöyle:
“Beklentilerimizin büyüklüğünden ve buna rağmen sürenin çok kısa olmasından dolayı, Genel Müdürümüz Cüneyt Dayıcıoğlu bu projeye büyük bir destek verdi ve üst yönetimin tam katılımını sağladı. Bu yönlendirme içinde Axapta’yı seçme sürecine de katılan muhasebe, satış ve üretim personelimiz, eski programın sorunlarından kurtulmak için yeni programa son derece gönüllü başladılar. Projenin başında yaşanan bazı sıkıntılar alışma döneminde aşıldı .”
Ocak 2004’te, projenin ilk safhasında hedeflenen Axapta finans, ticaret, lojistik ve üretim modüllerinin aynı anda canlı kullanıma alındığı ilk günleri Handan Öztaylan şöyle anlatıyor:
“İlk siparişin satış biriminden girilmesinden itibaren, fabrikada üretimin başlatılması, ambardan sevkiyatın yapılması ve muhasebeden faturanın kesilmesi birbirini izledi. Yoğun eğitim döneminin aksine, kullanıcıların kendi günlük işlerini yürütebilmesi için bir kaç günlük saha desteği yeterli oldu.”
Handan Öztaylan İntegral’in karşılaştığı güçlükleri ise şöyle açıklıyor: ”
Proje metodolojimize göre kullanıcı eğitimleri için pilot kuruluş yaptığımız halde, hazırlık sürenin kısalığı nedeniyle, Axapta’da birden fazla yöntem sağladığı alanların bir kaçında en yakın kuruluş ayarları ile başlamak zorundaydık. İlk ay içinde ortaya çıkan sonuçlara göre, “dövizli işlemlerde kur farkının dönem sonunda hesaplanması”, “negatif stoğa izin verilmesi” gibi alternatifli ayarlar BASF YKS tercihlerine göre değiştirildi.”
BASF YKS’nin 2005 yılı hedefi bayi kanalını ve bölge müdürlüklerini güçlendirmekti ve bunu desteklemek üzere Axapta CRM modülü kuruldu ve satış organizasyonunun kullanımına sunuldu. BASF YKS büyümeye devam etti, fabrika sayısı 3’e, bölge müdürlükleri de 8’e çıktı. 2006 yılına gelindiğinde, tüm BASF YKS merkez, fabrika ve bölge personeli, leased-line üzerinden VPN ağıyla merkeze bağlanarak Microsoft Axapta’yı kullanıyordu. BASF YKS’nin çok bölgeli ve çok fabrikalı operasyonları için geçirdiği değişikliklere, Axapta kolayca adapte edilebildi. Halen BASF YKS’de fabrika bazında reçeteler, üretim emirleri, satış ve tedarik bütçeleri yapılabiliyor, en önemlisi her fabrikanın üretimi kendi içinde maliyetlendirilebiliyor.
Dilek Tamer şöyle diyor: “Biz şirketimizin tüm operasyonlarında Axapta’ya geçtikten sonra, sistemimizi bayilerimiz ile de paylaşmaya karar verdik. Şu an test sürecindeki yeni uygulamada, bayilerimiz bizim sistemimize bağlanıp, sipariş tekliflerini kendileri açabiliyor, sevkiyatlarının durumunu izleyebiliyor ve kendi hesaplarının dökümünü alabiliyor olacaklar.
Bu yönde daha ileri bir adımı, satışlarımızın %45’ini gerçekleştiren distribütörümüzün de kendi şirketinde Axapta kurmasıyla attık. Bu distribütörümüz, bizim ve İntegral desteğiyle 2006 başında Axapta’ya geçti. Her iki şirketinde Axapta kullanıyor olması, bizim için kanal entegrasyonu açısından çok önemli bir deney oluşturuyor. Önümüzdeki günlerde birbirimizin stoklarını, cari hareketlerini, siparişlerini izlemeyi hedefliyoruz.”
Yararlar
Düşük Maliyet
BASF YKS’nin Microsoft Axapta seçiminde gördüğü önemli avantajlardan birisi, toplam proje maliyetinin uygunluğuydu. Bu konuyu Dilek Tamer şöyle vurguluyor:
“Ana şirketin kullandığı programı bu maliyete satın almak, kullanır hale gelmek için gereken zamanı ve hizmeti göze almak imkansızdı. Microsoft Dynamics AX ile hem ihtiyacımız olan çözümleri düşük fiyata sağladık hemde kısa sürede kullanmaya başladık. Böylece hem lisans hemde hizmet için toplam maliyet makul sınırlar içinde kaldı.”
İş Verimliliği
BASF YKS’deki eski program operasyon verimliliğini engelliyordu. Microsoft Dynamics AX ile sağlanan verimliliği Kazım Aktüre şöyle aktarıyor:
“Eski programın giriş zorlukları, işlem yavaşlığı ve sınırlı raporları, personelin sistem dışında kayıt ve hesap yapmasını zorunlu kılıyordu. Muhasebe ve finans bölümünün normal mesai sonunda çıkması neredeyse imkansızdı ve fazla mesai geceleri saat 22:00-23:00’e kadar sürüyordu. Ay sonu kapanışı ve yurtdışı rapor günleri çok daha yoğun geçiyordu. Microsoft Axapta’nın sistem kabiliyeti ve entegrasyon seviyesi ile bazı işleri ay sonu kapanışına kalmadan halledebiliyoruz. Eskiden çeşitli prosedürleri ayrı ayrı çalıştırıp süreçleri birbirine uydurarak ay sonu kapanışı yapabiliyorduk. Axapta’nın akışı içinde, her işlem kendinden önceki ve sonraki süreçlere ek kontrol ve hesap yükü yaratmadan yapılabildiği için, sonuçlar gün sonunda veya aysonunda yapılan işlemler için zaten hazır oluyor. Axapta entegre yapısıyla tüm süreçleri hazır bir şekilde sunuyor. Bu yüzden Axapta’nın en büyük faydalarından birisi, mesai sürelerini kısaltması ve personel maliyetlerini düşürmesi oldu.”
Dilek Tamer ise şöyle devam ediyor:
“En azından şirketimiz büyüdüğü halde yeni personele ihtiyaç duymadık. Eski programda hesaplama ve raporların yetersiz olduğu işler için farklı sistemlere mükerrer bilgi girişleri yapıyorduk. Şimdi mesela kur farkları hem muhasebe, hem satış hemde satınalmada otomatik olarak sağlanabiliyor. Benzer şekilde Axapta’nın çok boyutlu yapısı da verimli çalışmamıza yardımcı oluyor. Ürünlerimiz önce dört ana sınıfa, sonra bunlarda kendi içinde 16 alt bölüme ayrılıyor. Maliyet, satış ve kar analizleri için bölge, satış elemanı, müşteri vb tasniflerimiz de var. Axapta tüm bu yapıyı, ürün, müşteri ve hesap gibi temel kurgulardan alıp işlemlerdeki boyutlara taşıyor ve raporlarda kırılımlar halinde gösterebiliyor. Eski programda bu analiz için neredeyse her bir ürünü tek tek dışarı almak, ek bilgiler yazmak ve hesaplamak gerekiyordu. Axapta bize, Türkiye’nin 8 ana bölgesindeki operasyonlarımızın aynı kurallara göre kaydını, denetim ve raporlama işlemlerinin kolay ve otomatik olarak yürütülmesi için gerekli esnek yapıyı sağladı.
Kullanıcılarmız, özellikle aynı anda bir çok ekrandan bilgiye erişebilmekten hoşnut. Ayrıca bir formun herhangi bir alanından ilgili kaynak bilgiye erişilebilmesi büyük rahatlık sağlıyor. Öte yandan herkesin sadece yetkili olduğu alana erişebiliyor olması, bilgi güvenliğini artırdığı için gereksiz ve zaman alıcı kontroller ortadan kalkmış bulunuyor .”
Müşteri Memnuniyeti
BASF YKS’nin müşteri memnuniyeti ve bayi kanalının takibi için uygulamaya aldığı Axapta CRM modülü hakkında Dilek Tamer şöyle diyor:
“Müşteri odaklı bir şirket olduğumuz için, müşterilerimizi daha iyi tanımak, görüşme ve ilişkilerimizi kayıt etmek ve gelecekte satış aktivitelerimizi düzenlerken bu bilgilerden yararlanabilmek bizim için çok önemli. Özellikle proje bazında gerçekleştirdiğimiz işlerde müşteri ile iletişime geçen personele bilgilerin aktarılması gerekiyor. Bu nedenle Axapta’nın CRM modüllerini hem merkez hemde bölge satış personelinin kullanımına sunduk.”
Kazım Aktüre ise şunları ekliyor:
“Örneğin büyük holding ve grupların Türkiye’de gerçekleştirdiği binlerce projeye ürün temin ediyor olabiliriz. Bu projelerle ilgili bilgiler Axapta’ya her şantiye için ayrı giriyoruz, ancak istendiğinde bunların “ana kuruluş” bazında hangi holding veya gruba girdiğini izleyebiliyoruz. Satış mühendislerimiz belli müşterilerimize gidip geliyorlar. Ellerinde herhangi bir bilgi olmazsa müşterilerde neler konuşulduğu ve müşterileri ziyaret zamanları konusunda birbirleri arasında iletişim bozukluğu yaşanabilir. Artık Axapta’nın CRM modülüyle olaylar içeriden takip edildiği için, bir müşteri ziyareti gerçekleştirilmeden önce daha önce kimin müşteriyi ziyaret ettiği, hangi teklifin verildiği, müşteri beklentilerinin neler olduğu gibi bilgilere kolayca erişilebiliyor ve bu sayede daha bilinçli ve programlı hareket edilebiliyor.”
Yüksek Kalite Güvencesi
BASF YKS projenin son aşamasında gerçekleştirilen Kalite Kontrol ve Kalite Güvence çözümü hakkındaki beklentileri Kazım Aktüre şöyle özetliyor:
“Satınaldığımız malzemelerin ve ürettiğimiz ürünlerin kalite standartlarına tam uygun olması gerekli. Fabrikamıza bozuk malzeme girmesini önlemek zorundayız, yoksa bütün bir üretim zayi olabilir. Bu yüzden giren hammaddelerin ve çıkan ürünlerin standartlara göre kontrolu, tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi Axapta ile takip ediliyor. Axapta ile yüksek kalite sürecimizi her geçen gün daha güvenli ve sürekli hale getiriyoruz.”
Handan Öztaylan projenin kalite kontrol çalışmalarını şöyle anlatıyor:
“Projenin ilk safhasında Axapta’nın Karantina modülü temel kalite kontrol ihtiyaçlarını yeterince sağlamıştı. Ancak 2005 yılı sonu beklentileri, kalite kontrolun beraberinde kalite güvencesi ve ekipman bakımını da içerecek bir çözüm gerektirdi. ERP Solutions (ABD) tarafından Microsoft Dynamics AX için geliştirilmiş TQCM (toplam kalite kontrol yönetimi) çözümünün, BASF YKS’nin yeni hedeflerini karşıladığını tespit ettik. Kuruluş sürecinde kalite güvence ekibinin istediği ekler ERP Solutions ve İntegral tarafından tamamlandı. Şu anda satın alma girişlerinde, üretim içerisinde ve sonunda, sevkiyat öncesinde kalite kontrol işlemleri BASF YKS hedeflerine göre yapılabilir duruma geldi. Aynı zamanda ürün/hammadde sertifikasyonlar, ISO detayları, prosedürler gibi kavramlar, yine toplam kalite kontrolü yönetimi içerisinde ele alınabiliyor. Bu sistemde satıcıların performansından müşteri şikayetlerine kadar tüm hata analizleri yapılabiliyor.”
Etkin Üretim ve Stok Takibi
BASF YKS’de üretim için önce yıllık satış tahminleri ve aylık bütçeler yapılıyor. Hem ana distribütörler hemde proje bazında satışlar olması nedeniyle, üretimin ani değişimlere ayak uydurabilecek şekilde planlanması ve çok kısa sürede tamamlanması gerekiyor.
Dilek Tamer şöyle diyor: “Axapta bir MRP uygulaması olarak üretim ve tedarik planlamasında şirketimize yol gösteriyor. Ayrıca bu planlamayı isteğe bağlı yapabiliyoruz. Yani istersek bunları hammadde siparişine çevirebiliyoruz, istersek orada durdurabiliyoruz. Axapta bize kılavuzluk ediyor ama zorlamıyor; kararı tamamen bize bırakıyor. Axapta ile üretim ve maliyet takibini anlık izleyebiliyoruz. Boyut takibi sayesinde üretim birimlerine kadar inmek mümkün. Zaman ve malzeme sarfları için ayrıntılı sonuç ve analiz raporları alınabiliyor.”
Kazım Aktüre ise şunları ekliyor:
“Üretimin en önemli özelliği ürün sayısının çokluğu ve sipariş teslim süresinin kısalığı. Axapta’ya girilen siparişle birlikte, reçete ve formulasyon talimatlarını üretim formlarına doğru aktarabiliyoruz. Üretim için gereken malzemelerin ve muadillerinin stok mevcutlarına göre hızlı değişiklikleri yapabiliyoruz. Axapta ile sağladığımız güvenle bir süre önce ana distribütörlerimizle birlikte minimum stoklu çalışmaya kararı almış bulunuyoruz.”
Uluslararası Standartlar
Microsoft Axapta’nın BASF YKS’ye finans ve ticarette sunduğu uluslararası standartlar, hem çok uluslu bir firma olması hemde dünya pazarlarına çalışması nedeniyle vazgeçilmez avantajlardı. Dilek Tamer şöyle diyor:
“Axapta’nın farklı para birimlerinde işlem yapabilme ve raporlama özellikleri, bizim için Avrupa Birliği standartlarında finans ve ticaret uygulamasını mümkün kıldı. Dünya pazarlarında ihtiyaç duyulan ticari sözleşmeleri, nakliye, navlun ve sair masrafları, ödeme ve cari işlem takibi sistemlerini hem ihracaatımızda hemde ithalatımızda uygulayabiliyoruz. Yurtdışına verdiğimiz raporları uluslararası standartlara uygun olarak hazırlayabiliyoruz. Ek çaba harcamaya gerek kalmadan Euro karşılaştırmaları yapılabiliyoruz. Yurtdışından gelen bir yetkili, programı açtığında her şeyi İngilizce izleyebiliyor. Daha üretim başlamadan üretim maliyetlerini farklı dövizlere göre hesaplatarak, yurtdışı satışlarda daha gerçekçi ve rekabetçi fiyat verebiliyoruz.”
Türkiye Mevzuatı
BASF YKS’nin Axapta ile başladığı yıllar Türkiye mevzuatında değişikliklerin olduğu bir dönemdi. Kazım Aktüre bu konudaki süreci şöyle özetliyor:
“Axapta kuruluşundan bu yana Türkiye muhasebe ve vergi mevzuatı için gerekli kayıt ve raporlama düzenini sağlıyor. Bu dönemde iki önemli değişiklik yaşadık. Birincisi, enflasyon muhasebesi ve buna göre yeni sabit kıymet amortismanlarıydı. Mevzuat geç kesinleştiği için, sabit kıymetleri ilk sene eski programda bıraktık. Ancak ikinci sene için tüm bilgilerimiz Axapta’ya aktararak, sabit kıymet amortismanlarını enflasyon muhasebesi mevzuatına uygun olarak devam ettirdik. İkinci değişiklik, YTL geçişi oldu. Geçişi otomatik sağlayan Axapta Türkiye versiyonu ile YTL geçişini sorunsuz atlatabildik. Axapta Türkiye versiyonunda, sistemin uluslararası standartları korunurken, Türkiye’deki mevzuat ve pazar ihtiyaçları da karşılanıyor. Örneğin çek, senet ve kasa işlemleri için olabilecek her fonksiyon mevcut. Bundan sonra gerçekleşecek diğer mevzuat değişikliklerininde MICROSOFT tarafından izleneceğini ve Axapta Türkiye versiyonu ile gerekli değişikliklerin bize zamanında ulaştırılacağından eminiz”. |
