Durum
BOS A.Ş.; Koç Holding, Aygaz ve İngiliz British Oxygen Company (BOC) Grubu ortaklığı olarak 1987 yılında İstanbul’da kurulmuş, 2004 yılında BOC hisselerinin tamamını Koç Topluluğuna devretmiştir. BOS, Gebze’de yerleşik gaz üretim tesisleri Sıvı Oksijen, Sıvı Azot ve Sıvı Argon üretmektedir. Türk sanayisinin ve sağlık sektörünün ihtiyacı olan endüstriyel, tıbbi ve özel gazları da sunmaktadır. Gebze üretim tesislerinde üretilen ürünler, Gebze, İzmir, Ortaköy ve Ankara Dolum ve Dağıtım Tesisleri ile Türkiye’nin her tarafına ulaştırılır. BOS’un özel gazların karışımını ve dolumunu yapabilen ilk şirket olarak faaliyetlerine başlamasından sonra ithal edilen özel gazların miktarı azalmıştır. 1992 yılından itibaren BOS, temel üretim grubunun yanında, Türk sağlık sektörüne anestezi gazları üretmeye başlamıştır. BOS hizmet alanlarını genişleterek, yüksek kaliteli tüplere dolumu yapılmış geniş ürün yelpazesindeki kaliteli ürünlerle, ISO 9001, ISO 14001 ve OHSAS 18001 yönetim sistemleri standartlarına uygun, güvenilir hizmet vermektedir.
Firmanın satış, üretim, dolum ve dağıtım fonksiyonlarına ait uygulamalar, iç kaynaklar ile geliştirilmişti ve ilerleyen zaman içinde dış kaynak kullanımı anlaşmasına tabi olan bir yazılım kullanılmaktaydı. Bu yazılım, kapalı kaynak kodlu olması sebebi ile dışkaynak şirketine büyük oranda bağımlılık gerektirmekte, hızla değişmekte olan rekabetçi pazarda BOS’a her değişiklik ihtiyacı büyük yük getirmekte idi. BOS bu yazılım ve altyapısını süratle değiştirmeyi istemekte, müşteri odaklı özel iş süreçlerine uyum gösterebilecek esneklikte standart bir ERP çözümü arayışı içerisindeydi.
Mali İşler bölümünde, standart olarak Koç Topluğunun Muhasebe ve Finans paketinin uyarlaması kullanılıyordu, ancak gelişen teknolojiye ayak uydurmakta bazı zorlukları olması nedeni ile bu paketin, işlevsellik ve Holding sistemleri ile entegrasyondan ödün vermeden değiştirilmesi arzu ediliyordu. Üretim maliyetlendirmesi ise çeşitli ara hesap tabloları ile gerçekleştiriliyordu ve entegre bir ERP çözümü kullanılarak stok maliyetlerini de aynı sistem üzerinde izlemek, karlılık gibi bilgilere doğru ve hızlı şekilde ulaşmak amaçlanıyordu. Çözüm
BOS, bu sürecin başından itibaren, “Değişim Mühendisliği” yardımı ile değişime ve bu değişimin yaratacağı sonuçları yönetmeye odaklandı. Böylelikle, hemen her sürecin bu değişim sonucunda ortaya çıkacak olan ve özel isteklerin hızlı karşılanacağı ERP çözümü çerçevesinde konumlandırılacağı yepyeni bir iş yapma biçimine erişme yönündeki çabası, başarılı bir proje yönetimi ile gerçekleşti. Her aşamada birden fazla hedef yerine sadece tek bir hedef belirlenerek proje adımları tamamlandı. Seçim sürecinde, şeffaf ve katılımcı bir metodoloji uygulandı. Tüm yöneticilerin ve kilit fonksiyonların açık katılımının sağlanması, tartışma ortamları yaratılması ve alınan kararların dokümantasyonun sağlanması gibi aktiviteler planlandı ve hayata geçirildi. Şeffaf ve hesap verebilir Bilgi Sistemleri ve proje yönetimi için, her ana aşama sonunda durum ve karar raporları oluşturuldu. İş isteklerinin, işlevselliğin ve teknik ihtiyaçların denge içinde olmasına özel önem verildi. Danışmanın “kim” olduğuna özellikle dikkat edildi, benzer deneyimleri araştırıldı. BOS’un en kısıtlı üç kaynağı; “zaman”, “bütçe” ve “insan kaynağı”nı doğru kullanma gerekliliği vardı; sadece 3 ay gibi bir sürede geçiş planlanmıştı. Bilgi Sistemleri bölümü 3 kişiden oluşuyordu ve toplam 150 kişilik şirket kadrosundan, 32 kişi projeye destek verdi. Bunların yanında, doğru olanı, doğru zamanda, doğru yerde ve doğru metod ile gerçekleştirme baskısı da önemli bir motivasyon unsuruydu. Pazardaki ürünler incelendi ve ürün üzerinde yetkin olan danışman firmalarla görüşmeler yapıldı. Detaylı araştırmalar ve saha ziyaretlerinin ardından, ilgilenilen ürünlerle ilgili RFP (Request For Proposals) çalışması yapıldı. Sonuçta BOS proje ekibi, Microsoft Dynamics AX ile yola çıkmaya karar verdi. Neden Microsoft Dynamics AX?
BOS, Microsoft Dynamics AX’ı seçmelerinde belirleyici olan nedenleri şöyle sıralıyor: KoçSistem ile dışkaynak kullanım ve hosting anlaşmalarına uygun biçimde, izlenebilir performans ölçüm noktaları olması; çok yüksek entegrasyon imkanı (Active Directory, Office 2003, SharePoint Portal, Exchange Server, Cisco IP-Phone, COM+ objeleri, .NET ortamları); kolay kurulum; her müşteride tek kod yerine, müşteriye göre ayrı kodlama ile geliştirme; yüksek esneklik ile kısa zamanda uygulama geliştirme; MorphX (X++) IDE ile 2 hafta içinde dili öğrenebilme; konnektörler yardımı ile çevre sistemlere bilgi aktarabilme ve alabilme; katmanlı yazılım mimarisi ile, her katmanın birbirinden güvenlikli olarak izole olması; Meta-Database reçetelemesi ile, yetkisiz ve direkt DB erişimlerinin engellenmesi. yüksek log’lama kabiliyeti, geniş yetkilendirme seçenekleri; ölçeklenebilir ve esnek olması, Cluster ve Disaster Recovery tasarımlarının az maliyetli ve basit olması; rapor jeneratörünün basit olması ile hızlı rapor üretebilme, raporlama ve analiz servisleri ile farklı raporlar dizayn edebilme, filtreler ve sorgular yardımı ile, anlık bilgilere ulaşabilme; modüler yapı, aynı kurulumda farklı şirketlerin birbirlerinin uyarlamalarını etkilemeden çalışabilmesi; XML, XLS, MDB, TXT, CSV, DOC formatlarında okuma-yazma, DDE, ODBC, EDI desteği, PDF yazma; Microsoft Dynamics AX’ın ve buna dayanan teknolojinin arkasında Microsoft’un olması, tüm garantileri en üst kademeden iletmesi; global ve lokal destek merkezi ile danışman bağımsız, 7x24 ve üç vardiya şeklinde User Groups, Communities ve MVP’lerin (Most Valuable Person) peer-to-peer bilgi paylaşımı, çözüm bulabilme; standart temel eğitim ile modüllerin kullanılabilmesi, sezgisel Windows arabirimi; uçtan uca Microsoft ürünlerinin halihazırda kullanımı; gelişmiş e-posta ve uyarı sistemi, delegasyon yönetimi; mobil teknolojilere tam destek ile PDA’ler üzerinde AX çalıştırabilme olanağı; çoklu dil desteği ile, kullanıcıya şirket, dil, para birimi, yazıcı, zaman gibi kaynakları atayabilme.
Operasyonel ve iş odaklı olarak da Microsoft Dynamics AX ve Microsoft danışmanları önemli artılara sahipti: saha ziyaretlerinin sonuçları, RFP cevaplama performansı, mini-şirket modellemesi, puanlama-oylama sonuçları, iş odaklı tartışmalar, danışman deneyimleri ve proje geçmişleri, BOS’un faaliyetlerini iyi analiz edebilme yetkinliği gibi değerlendirme faaliyetleri ile iş ihtiyaçlarının büyük kısmı ile örtüşme sağlandı. Diğer taraftan rakiplerine göre daha düşük lisans ve bakım maliyeti ile yatırımın geridönüş süresinin kısa olmasının yanında ürün yol haritası açık şekilde müşterilere şimdiden sunuluyordu. Böylece 2007, 2009 ve 2012 yıllarında ürünün ilerleyeceği istikamet çok belirgin hale geliyordu. Bu noktada ürünün geliştirmeleri için müşterilerden gelen geribeslemelere kulak veriliyordu. Bilgi Adası sürecinde (tüm iş fonksiyonlarının birbirleri ile ilişkileri) boşluk kalmayacak biçimde, tüm modülleri ile ihtiyaçları karşılama kapasitesine sahipti; Sarbane-Oxley ve BASEL-II uyumu bulunuyordu; KPI bazlı sorgular ile performans ölçümleri yapılabiliyordu.
Temmuz 2005 tarihinde analiz ve tasarım süreciyle başlayan proje, bir ay sonra ağustos ayında kodlama ve uyarlama sürecine geçti ve eylül ayında gerçekleştirilen testlerden sonra Ekim 2005 tarihinde kullanıma başlandı.
Yararlar
• BOS günümüzde yukarıdaki modülleri ile Axapta’yı komple bir ERP çözümü olarak kullanmakta, standard paketin üzerinde AXIS tarafından geliştirilen özel modüller ise tüm özel süreçlerin de ERP üzerinde yaşamasına imkan tanıyarak projenin gerçek başarısını sağlamaktadır:
• ERP, organizasyonel (Satış/Pazarlama, Hizmet ve Finansal) performansın gelişmesine ve büyümenin hızlanmasına yardımcı oldu.
• Karar vericilerin, veri ve bilgilere kolayca erişmesi sağlandı, süreçler yönetimsel bakış açısı ile optimize edilir hale geldi; finansal, ticari ve teknik öngörülerin daha kısa sürede yapılması mümkün oldu.
• Müşteri isteklerine geri dönüş süresi %50’ye kadar azaltıldı.
• Şeffaf, hesap verebilir ve izlenebilir iş süreçleri yaratıldı.
• Hedefler ile yönetim ilkelerine uygun olarak, şirket iş hedeflerinin ERP içinde izlenmesi ve raporlanması sağlandı.
• CRM yardımı ile, müşterinin her durumunu, her an, her yerden görebilme yetisi kazanıldı.
• Bayi’lere B2B ortamının eksiksiz olarak sunularak onların isteklerine hızlı cevap verilebilmesi sağlandı.
• Süreçlere yönetimsel bakış açısı ile optimizasyon imkanı sağladı.
• Tüm iş süreçlerine katılımın artması ile verimlilik ve uçtan uca iş yapabilirlik yetenekleri organizasyona kazandırıldı.
• Bütünleşik ve tek veri/bilginin aktığı, güncel, esnek, hızlı geliştirilebilir, dünya standartlarında bir ERP çözümüne sahip olundu.
• Çevre sistemler ile en yüksek düzeyde entegrasyon imkanı yakalandı.
• Proje bazlı işlerde stok ve maliyet izlenme farklılıklar, proje modülü ile giderildi.
• Bakım modülü ile, tüm bakım ve kalibrasyon ihtiyaçları karşılandı.
• Bütçe kontrolünü CAPEX modülü ile yaparak, bütçe kontrolü sağlandı.
• Satınalma modülü ile yetkilendirme bazlı satınalma sistemi oluşturuldu.
|
