Durum
1975 yılında kurulan İşmont, Türkiye’de iş elbiseleri sektöründe faaliyet gösteren en köklü ve en büyük kuruluş. İşmont,
Endüstri, Güvenlik, Turizm-Otel ve Hastane kıyafetlerinden oluşan geniş ürün yelpazesi ile iş elbiselerinde her sektöre hitap
ediyor. Türkiye’de 9, Almanya'da 1 olmak üzere 10 mağazası bulunan şirket, bu mağazalarda toptan ve perakende satış için
pazarlama departmanlarına da sahip. 450 çalışanı ile hizmet veren İşmont, Adapazarı’nda 7000 m2, İstanbul’da 2500 m2 kapalı
alana sahip fabrikalarında bant sistemiyle seri üretim yapıyor. Yıllık üretim kapasitesi 1.200.000 adet olan İşmont, ISO 9001
belgeli iş elbiseleri üretiyor. Şirketin hedefleri arasında, kalite güvence sistemi ile düşük maliyetli, yüksek kaliteli
ürünler üreterek müşterilerine zamanında teslim etmek, kalite yarışında yurt içinde olduğu gibi yurt dışında da önde olabilmek
yer alıyor.
İşmont, fatura kesme, cari işlemler gibi mali işlemleri için bir süredir ticari bir program kullanıyordu. Şirketin Mali İşler’den
Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Selçuk Yurt şöyle diyor:
“Şirket sürekli büyüdüğü için, uzun süredir kullandığımız program yeterli
gelmemeye başladı. Program fatura kesip ticari hesabı takip ediyordu, ancak bazı muhasebe süreçlerinde verilerin manuel olarak
girilmesi gerekiyordu; üretim ve diğer iş süreçlerinde bir fonksiyonu yoktu. Raporlama konusunda da eksikleri vardı. Karar destek
sürecinde sıkıntı yaşanıyordu. Ayrıca 2005 yılı başında YTL’ye geçiş için de yeni bir programa ihtiyacımız vardı, çünkü kullandığımız
program kuruşlu rakamları destekleyemiyordu.”
İşmont ayrıca mevcut sisteminde entegrasyon sorunları yaşıyordu. Bazı bilgiler Word, Excel gibi programlarla oluşturulmuş belgelerde
tutulurken, barkodlama için de ayrı bir ticari program kullanılıyordu. Entegrasyon yetersiz olduğu için, mağazalardan gelen günlük
bilgiler şirketin Genel Müdürlüğüne e-posta ve diğer posta araçları ile gönderiliyordu ve bu yüzden birçok işlemlerin merkezde tekrar
yapılması gerekiyordu. İşmont, tüm iş süreçlerini şirket merkezinde, tek bir çatı altında, entegre bir şekilde takip edip yönetebileceği
bir ERP programına ihtiyaç duyuyordu
Çözüm
İşmont, 2003 yılından itibaren yeni bir ERP programı satın almak için arayışlarına başladı. Şirket 1.5 yıl boyunca piyasadaki pek çok programı
inceledi; pek çok programın deneme sürümünü aldı; çözüm ortağı ile birlikte kurup denedi. Bu programlar arasında Microsoft Dynamics NAV çözümü
de yer alıyordu. Selçuk Yurt şöyle devam ediyor:
“Microsoft Dynamics NAV, sağlam yapısıyla hayal ettiğimiz sisteme en uygun çözüm oldu. Karar
aşamasında maliyet, güvenilirlik, şirket ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilirlik, iş süreçlerini minimize edebilmek gibi pek çok etken vardı.
Ancak birinci etken Microsoft’un ismi ve kalıcı bir firma olmasıydı. Tabii, bize yapılan Microsoft Dynamics NAV ve sektörel dikey çözüm olan
Pebblestone Fashion demosu ile şirketimiz için düşündüklerimize en iyi cevap veren program olduğunu da gördük.”
İşmont, Microsoft çözüm ortağı 6Gen ile birlikte projeye 2004 Ekim ayı sonunda başladı. Türkiye’de YTL’ye geçiş 2005 yılı başında gerçekleşeceği için projenin bir an önce hayata geçirilmesi gerekiyordu. İlk etapta hızlı bir analiz süreci ile birlikte, mevcut stok yapısının yeniden organizasyonu için çalışmalar gerçekleştirildi. 2.5 aydan daha kısa süren bir uygulama ve uyarlama sürecinin ardından, Microsoft Dynamics NAV’nin üretim ve kapasite planlama modülü hariç diğer tüm modülleri 3 Ocak 2005’te, şirketin sekiz ayrı lokasyonunda fatura kesebilecek şekilde canlı kullanıma geçirildi. 6Gen Yazılım Operasyon Koordinatörü Mehmet Ali Emir şöyle diyor: “Microsoft Dynamics NAV, 2005’in başında İşmont’un finans ve tedarik zinciri süreçlerinde kullanılmaya başlandı. Uygulama süresinin bu kadar kısa olmasında, İşmont’un ISO sertifikasyonu ile şirket çalışanlarının özverili çalışmaları hayli etkili oldu. Bunun yanı sıra, sektöre özel dikey çözüm olarak kullanılan Pebblestone Fashion’ın, tekstil sektöründe geniş bilgi birikimi olan 6Gen’in geçmiş tecrübeleri ile birleşmesi neticesinde, olası problem çıkabilecek noktalar önceden bertaraf edilerek başarı sağlandı. Bu çalışmalar sırasında her zaman yanımızda olan Microsoft’un da katkılarını belirtmekte fayda görüyorum.”
6Gen’in İşmont uygulama ve uyarlama çalışmaları sırasında lokalizasyonunu yaptığı sektörel dikey çözüm olan Pebblestone Fashion, 2006 yılında tekstil ve hazır giyim üretimi ve satışı yapan firmalar için tercih edilen sektörel çözüm oldu. Mehmet Ali Emir şunları söylüyor: “Tekstilde yatay ve dikey bazda bir matris yapısı oluşturmanız, yani üretimden satışa tüm süreçlerde, renk ve beden bazında bir uygulama yapmanız gerekir. 2005 yılında YTL uygulamasına geçişin aciliyeti ve bu sürenin sınırlı olması sebebi ile projeyi iki aşamalı olarak değerlendirdik. Birinci aşamada; genel ihtiyaçlara hızlı cevap verecek bir çalışma ile Microsoft Dynamics NAV’ı canlı ortama geçirdik, ikinci aşamada ise; Pebblestone Fashion’ı yerelleştirerek tüm fonksiyonlarıyla Türkiye’de kullanıma uygun hale getirdik.”
Projede İşmont’un ana hedefine paralel olarak, Microsoft Dynamics NAV ile birlikte bütün iş süreçleri tek bir çatı altında
toplandı; mağazasından üretimine, satın almasına, tedarikçilerine ulaşmasına kadarki süreçlerde entegrasyon sağladı
İşmont, Microsoft Dynamics NAV’nin dört ana modülü olan; İş İlişkileri Yönetimi, Finans Yönetimi, Tedarik Zinciri Yönetimi,
Analizler yanı sıra personel yönetimi modülünü de kullanıyor. Özelleştirme çalışmaları sırasında İşmont için PDA entegrasyonu da
sağlandı. Mehmet Ali Emir şöyle diyor:
“İşmont’ta satış elemanları, depo sayım elemanları ve üretimdeki çalışanlar PDA
kullanabiliyor. Herhangi bir üretim emrini, satış veya satın alma belgelerini, sayım da dahil olmak üzere Microsoft Dynamics NAV
içinde var olan her türlü belge tipini PDA üzerine aktarabiliyoruz. Aktarılan bu bilgiler çerçevesinde satış, satın alma, üretim
veya fiziksel sayım olarak belge tipine göre toplanan bilgiler, tekrar sistem üzerinden aynı belgelerle karşılaştırılıyor ve aradaki
miktarsal farkların dışında belgeler içinde yeralmayan tüm farklılıklar kullanıcıya sunuluyor. Böylece; herhangi bir sevk
hareketinin, satın alma veya üretimdeki herhangi bir işin hangi aşamada olduğunu takip etmek, gerçekten o hareketler ile ilgili
doğru bilgilerin gelip gelmediğini kontrol etmek mümkün olabiliyor.“
İşmont’ta yürütülen projede ayrıca Bartender barkod programı Microsoft Dynamics NAV ile entegre edildi.
Microsoft Dynamics NAV’ın herhangi bir noktasından, istenen detaydaki bir bilgiyi etiket üzerine dökme olanağı sağlandı.
Kullanıcı bazlı yetkilendirmelerle, hangi kullanıcının hangi bilgilerle hangi etiketi dökme hakkına sahip olduğu tanımlandı.
Bu entegrasyonla İşmont’ta bütünsel bir çözüm ortamı yaratılmış oldu.
Mayıs 2005 ortasında Microsoft Dynamics NAV’ın üretim süreçlerinde kullanılması için çalışmalar başlatıldı. Mehmet Ali
Emir şöyle diyor:
“İşmont’ta üretime geçiş öncesi hazırlıkların tamamlanmış olması ve dikey çözüm olarak kullanılan Pebblestone
Fashion’ın sektörel ihtiyaca yönelik sunduğu kolaylıklar hızlı bir şekilde üretim modülünü de devreye almamıza olanak sağladı.
Ağustos ayı sonlarında üretim modülünün ilk canlı çalışmaları yapıldı. Toplamda sekiz ay gibi kısa bir sürede satış ve satın
almadan üretime tüm safhalar tamamlanmış oldu.”
İşmont’un merkezinde, iki fabrikasında ve on lokasyonunda Microsoft Dynamics NAV’nin 40’a yakın kullanıcısı bulunuyor.
İşmont’un Almanya’da kurduğu şirket ise VPN bağlantıyla Terminal Server üzerinden merkez ofise erişerek Microsoft Dynamics
NAV’ı Almanca olarak kullanabiliyor,
merkezdeki veritabanından fatura, stok ve cari takip işlemlerini gerçekleştirebiliyor.
Şirkette Microsoft Dynamics NAV ile birlikte bir karar destek sistemi de (Business Intelligence – BI) geliştiriliyor.
Mehmet Ali Emir bu konuda şunları söylüyor:
“Microsoft Dynamics NAV içinde entegre olarak yer alan karar destek ve
OLAP uygulaması, Microsoft’un işbirliği yaptığı Targit firması tarafından geliştirilmiş durumda. Aynı firmanın çözümünü
İşmont’ta test amaçlı olarak yükledik. Karar destek sürecini de bu uygulama üzerinden destekliyor olacağız.”
Yararlar
Çevrimiçi Sistemle Merkezi Yönetim
Microsoft Dynamics NAV uygulamasıyla birlikte, İşmont’un genel müdürlüğü ve farklı lokasyonları arasında sağlıklı bir
çevrimiçi iletişim kurularak iş süreçlerinin gerçek zamanlı olarak yönetilmesi mümkün oldu. Selçuk Yurt şunları söylüyor:
“Mağazalarda operasyonel bir satış yapıyorsunuz veya müşteriye özgü bir sipariş alıyorsunuz. Artık genel müdürlüğümüzde bu
siparişleri merkezi olarak görebiliyor, mağazalarımızın herhangi bir anda ne kadarlık bir ciroya sahip olduğunu çok hızlı bir
bilgi akışıyla takip edebiliyoruz. Mağazalara da, herhangi bir süreçte aynı hızla bir geri dönüş söz konusu oluyor.
Dolayısıyla ihtiyaçlara göre üretimin yönlendirilmesi ve satın alma süreçleri açısından da Microsoft Dynamics NAV’nin nasıl
bir fayda sağladığı açıkça görülebilir.”
Microsoft Dynamics NAV, mağazaların genel stoktaki ve mağazalardaki ürün durumunu, hangi ürünün hangi beden ve renkten bulunduğunu görebilmelerine
olanak sağlıyor. Selçuk Yurt şöyle devam ediyor:
“Daha önce bir mağaza başka bir mağazadan elinde olmayan ürünü istediğinde, bu iyi satılan bir ürünse,
o mağaza kendi elindeki ürünü vermek istemeyebiliyordu. Artık herkes hangi üründen nerede, ne kadar olduğunu aktif olarak görebiliyor.
Böylece malın satılmaması durumu söz konusu olmuyor; mağazalarımız bireysellikten çıkıp, daha kurumsal bir yapı içerisinde stoklar ve üretimden gelecek
ürünler ile ilgili sorularının cevaplarını buluyorlar. Böylece minimum seviyede stokla maksimum seviyede faydayı sağlayabiliyorsunuz.”
Satın Alma Süreçlerinde Maliyet Avantajı
İşmont, Microsoft Dynamics NAV ile birlikte tedarik zincirini ve stoklarını daha verimli ve maliyet avantajı
sağlayacak şekilde yönetebiliyor. Selçuk Yurt şöyle diyor:
“Artık hammadde veya yarı-mamül alırken,
tüm depolardaki durumu daha detaylı şekilde ve zamanında değerlendirerek, tedarik edilecek ürünün satın alınmasına o
ürünün gerçekten ihtiyaç duyulan miktarda alınmasına karar verebiliyoruz. Bu da şirkete önemli bir maliyet avantajı sağlıyor
çünkü minimum seviyede stok tutmak, şirkete her zaman finansal açıdan rahatlık sağlar.”
“Siparişi alma aşamasında, o siparişin sisteme gelip onunla ilgili bilgi standardının sağlanıp üretime sevk edilmesi, üretilmesi, üretimden sonra
fatura edilmesi süreçlerinin hepsi takip edilebiliyor. Bu bizim en büyük avantajımız. Bir sipariş alındıktan iki saat sonra bile onunla ilgili neler
yapıldığına, hangi aşamalardan geçtiğine, nasıl işlem gördüğüne ilişkin bütün bilgileri izleyebiliyoruz.”
İhtiyaca Uygun Olarak Üretilebilen Raporlar
Microsoft Dynamics NAV’nin açık ve tam entegre bir yapıya sahip olması, her türlü bilgiye ekranlardan anında erişme
olanağı sağlıyor. Bu açıdan, herhangi bir bilgi çıktısına ihtiyaç olduğunda bunlar doğrudan yazıcıya gönderilebiliyor,
diğer Microsoft ürünleri ile entegre olarak çalışıyor. Öte yandan Microsoft Dynamics NAV, gerek günlük operasyonel raporların
gerek üst yönetim için şirket stratejisine yön verecek karar destek raporlarının alınmasında büyük kolaylık sağlıyor.
Selçuk Yurt şöyle diyor:
“Eski sistemimizde raporlamalar çok dağınıktı. Microsoft Dynamics NAV ile birlikte, üst yönetim
raporları da dahil olmak üzere şirkette ihtiyaç duyacağımız tüm raporları tasarladık. Kimin, ne nitelikte rapor üreteceği
tespit edildi. Şu andaki raporlama sistemimiz gayet düzgün bir şekilde işliyor; her kademedeki çalışanlarımız kendilerine
gerekli olan bilgileri, istedikleri şekilde düzenlenmiş raporlar halinde alabiliyor. Raporlama kısmı açık, biz yarın başka
türlü düşünür ve ‘bize şu türde bir rapor lazım’ dersek, o rapor ihtiyaç duyulan sürede devreye girebiliyor; raporlarda bir
sınırlama yok.”
Microsoft Dynamics NAV ile birlikte, şirketin farklı departmanlarındaki çalışanlar ihtiyaç duydukları raporları kimseye bağlı olmadan kendileri hazırlayabiliyorlar. Bu da çalışanların verimliliğine ve iş süreçlerinin hızlanmasına önemli bir katkıda bulunuyor.
Üst Yönetim İçin Stratejik Destek
6Gen, gerçekleştirdiği uygulamada teklif sürecini de sistem içerisine entegre etmiş bulunuyor. Böylece müşterilere verilen tüm teklifler sistem üzerinden yapılıyor. Hangi teklifin gerçekleşip hangisinin gerçekleşmediği arşivlerden takip edilebiliyor. Bu, pazarlama faaliyetleri açısından İşmont’a önemli bir bilgi sağlıyor. Üst yönetimden herhangi bir yetkili, sisteme girerek teklifleri ve siparişleri kendi yetkileri paralelinde inceleyebiliyor; tekliflerin ne kadarının siparişe dönüştüğü, siparişe dönüşmeyen tekliflerin neden dönüşmediği gibi soruların cevaplarını sistem üzerinden görebiliyor
Müşteri İhtiyacına Uygun Üretim
İşmont, standart üretiminin yanında, her müşteriye özgü ayrı bir üretim çalışması da yapıyor. İşmont, müşterilerinin satın aldıkları kendisine özel ürünlerle ilgili beden ölçülerini, renk ve tasarım farklılıklarını sistemde kayıt alarak müşteriye özel arşiv yaratabiliyor. Dolayısıyla müşteri, herhangi bir zamanda aynı üründen yeniden sipariş verdiğinde, İşmont, Microsoft Dynamics NAV ve Pebblestone Fashion uygulaması ile o müşteriye özgü mevcut bilgilere hızlı bir şekilde erişebiliyor ve vakit kaybetmeden verilen siparişi üretebiliyor.
Yatay ve Dikey Uygulamalarla Entegrasyon
Microsoft Dynamics NAV, farklı sektörlerde başarılı şekilde kullanılan çeşitli yatay ve dikey uygulamaları desteklemesi
ve bunlarla entegre şekilde kullanılabilir olması sayesinde, şirketlerin ihtiyaçlarına en uygun çözümleri üreterek sektöre
özgü bilgi birikim paylaşımını kolaylaştırmaktadır. Mehmet Ali Emir bu konuda şunları söylüyor:
“Tekstil sektöründe en önemli
şeylerden biri, bir sipariş alırken hangi ürünün hangi renk ve bedeninden ne kadar üreteceğiniz, hangi kumaşı ve aksesuarları
kullanacağınız, toplam kumaşın kaçta kaçını hangi renklere boyayacağınız gibi sorulara hızlı cevap vermektir. İşte bu noktada;
Pebblestone Fashion, Microsoft Dynamics NAV’yi moda ve tekstil şirketlerine daha uygun sektörel çözümler sunabilecek şekilde
zenginleştirmiştir. Pebblestone Fashion tek bir entegre yapı ile konfeksiyon pazarında faaliyet gösteren firmaların,
ön koleksiyon, koleksiyon hazırlama, ön maliyet, ürün ömür yaşam döngüsü gibi öncelik işlemlerini sıraya sokmasına
yardımcı olup pazarın kendine özgü gereksinimlerini karşılayabilmek üzere geliştirilmiştir. Pebblestone Fashion’ın kapsadığı
esas konu; moda şirketlerinin üzerine çalıştığı ürünlerin çok çeşitli varyantları bulunmasıdır. Bu varyantlar sadece
renk ve beden değildir, ayrıca kumaş, tasarım, çoklu beden boyutudur. Standart çözümler kullanarak bu yapıdaki ürünlerin
alış - satış fiyatı, sipariş detayları, teknik özellikleri gibi bilgilerini sisteme girmek, bu bilgilerin bakımını yapmak
ve raporlamak çok zahmetlidir. Pebblestone Fashion bunu standart iki boyutlu ve daha gelişmiş çok boyutlu esnek matris
yapısıyla çözmüştür. Bu özellik sadece satış, lojistik ve üretimde değil, tüm süreçlerde kullanılabilmektedir. Ürün
varyantları için farklı fiyatlandırmalar, ileriye dönük tahmin, malların seçimi ve çeşitlendirilmesi, PDM (Ürün Veri
Yönetimi), sipariş toplama ve teslimat önerileri gibi özelliklerle, işleyiş ve bilgiye kolay erişim olanağı sunmaktadır.”
İşmont aynı şekilde PDA cihazlarıyla birlikte kullandığı barkod uygulamasında Microsoft Dynamics NAV ile entegre çalışan yatay ve dikey çözümlerden yararlanırken, gelecek için planladığı karar destek sisteminde de bu tür çözümleri kullanmayı planlıyor.
Microsoft Dynamics NAV’nin modüler yapısı ve farklı çözümlerle entegre olabilmesi, İşmont’a bir maliyet avantajı da sağlıyor. Böylece şirket ihtiyaç duyduğu çözümü, ihtiyaç duyduğu anda yeni lisanslar ekleyerek doğru zamanda doğru yatırımla karşılayabiliyor.
|
