Ticari Durum

1986 yılında , gümrükleme, sigorta, yatırım ve teşvik hizmetleri vermek amacı ile kurulan Karınca, 1987’de hava kargo taşımacılığı, 1995 yılında kara taşımacılığı, 1999 yılında deniz taşımacılığı faaliyetlerini devreye aldı. 2000 yılında Türkiye içi lojistik proje yatırımları yapan firma, 2003 yılından itibaren müşterilerine özel ve farklı hizmetler vermeye başladı. Tüm faaliyetlerinde en üst kalite seviyesini hedefleyen Karınca A.Ş., istediği kalite seviyesini ve verimlilik artışını sağlamak için sürekli bilişim sistemlerine yatırım yaptı. Her türlü teknolojiyi kullanarak, Türkiye ve dünyadaki müşterilerine taşıma, lojistik stratejileri ve çözümleri oluşturan Karınca A.Ş., tedarik zincirinin her aşamasında hizmet veren özel bir servis sağlayıcısı haline gelmiştir.

2003 yılında, özel projelere ve lojistik danışmanlık hizmetlerine başlanması ile birlikte, bilgi sistemleri yönetimi, firma için vazgeçilemez stratejik bir unsur haline geldi. Artan iş hacmi, müşteri sayısı ve hedeflenen yüksek hizmet seviyesi, Karınca A.Ş. için farklı yerlerden gelecek bilgiye, kolay ve hızlı ulaşmayı, bu bilgiler ile iş süreçlerinin tam kontrolünü sağlamayı zorunlu hale getirdi. Özellikle dünyanın önde gelen firmalarının Türkiye operasyonları için ana toplama ve dağıtım üssü gibi hizmet vermeye başlayan ve Türkiye’nin farklı bölgelerine dağılmış noktalarının stok takibi ve ürün nakliyesini üstlenen Karınca A.Ş., tüm ihtiyaçlarını karşılayabilecek tek bir platform arayışına girdi. Müşterileri tarafından talep edilen, tam zamanında (JIT) doğru ürün, doğru kalite ve doğru miktarda sevkiyat için teknolojiden en üst seviyede yararlanma kararı aldı.

Çözüm

Çözümün, farklı alanlarda hizmet veren ve farklı ihtiyaçları olan tüm departmanlara uygun olması hedeflendiği için, işe, Karınca çalışanlarının yeni sistemden beklentilerini tespit etmekle başlandı. Bu beklentilerin ortak noktası, yeni sistemin kolay kullanımlı, esnek ve geliştirmeye açık olmasıydı. Daha önceki yazılım veritabanlarının diğer sistemlerle entegrasyona, yeni tablo, alan ve fonksiyonalite eklemeye elverişli olmaması, tüm kullanıcılarda önceliği esnekliğe taşımıştı.


Geçmiş çözümlerden elde edilen tecrübeler sonucunda, danışmanlık konusunda tek bir firmaya bağlanmadan, alternatif firmalardan destek alabilecek bir çözüm olması da önem verilen kriterler arasında idi. Ayrıca kritik müşterilerin, kritik iş süreçleri takip edileceği için 7 gün 24 saat ayakta olacak, sağlam ve kendi içinde entegre bir yapı aranmaktaydı.

Toplam sahip olma maliyeti de üzerinde titizlikle durulan konuların başında geliyordu. Lisans maliyetlerinin yanında, donanım gereksinimleri, danışmanlık ve geliştirme maliyetleri, şirket içi proje ekibinin toplam çalışma ve eğitim süresi maliyeti ile canlı kullanıma geçtikten sonra verilecek destek hizmetlerinin maliyeti toplu olarak ele alındı.

Alternatifler arasında yer alan bazı sektöre özel yazılımlar, hızlı büyüme bekleyen Karınca tarafından, büyümeye cevap verme ve bu firma tarafından yapılacak geliştirmelere uzun vadeli destek konusunda duyulan endişeler nedeniyle elendi. Diğer uluslararası geliştirilen ve yerel iş ortakları tarafından desteklenen çözümler ise, üzerinde özel geliştirme yapmanın zorluğu ve yüksek maliyeti nedeniyle elendi.

Alternatifler arasında güçlü teknik altyapısı ve esnek geliştirme ortamı ile öne çıkan Microsoft Dynamics NAV, global bir iş ortağı tarafından geliştirilen Lojistik sektörüne özel modül ile Karınca tarafından seçilen çözüm oldu.

Eylül 2005 tarihinde projeye başlayan Karınca A.Ş., 2006 yılı başında sistemi devreye aldı. -, Hava Yolu Kargo , Deniz Yolu, Kara ve demiryolu Taşımacılıkları, Tedarik Zinciri Yönetimi, Depo ve Stok Yönetimi, Tekstil Lojistiği Hizmetleri, Özel Proje Yönetimi ve 3PL süreçlerinin hepsi, aşamalı olarak sistem üzerinde devreye alındı. Karınca A.Ş. içindeki farklı departmanların, farklı ihtiyaçlarının hepsi Microsoft Dynamics NAV üzerinde kurgulandı.

Karınca Lojistik Operasyon Sistemi (KarLOS) adı verilen bu sistem , merkezi bir veri ambarına sahip, iş akışı güdümlü, tam entegre, çok noktadan erişilebilen, doğru ve gerçek zamanlı elektronik bilgi alış verişi yapabilecek ve müşterilerin özel ihtiyaçlarına göre kolaylıkla şekillendirilebilecek nitelikte ve ihtiyaçlar doğrultusunda sürekli geliştirilmekte.

Yararlar

Müşteriler İle Artan İletişim Kalitesi
Karınca A.Ş., müşterilerine her zaman en üst seviyede hizmet vermeyi amaçlamaktadır. Müşterilerin ürünlerine ait tüm stok, sevkiyat, teslimat, gümrük giriş - çıkış, transfer ve fiili maliyetler raporlanabilmektedir. Müşterilerden gelen her türlü sorunun cevabı en ince detayına kadar cevaplandırılmaktadır. Karınca, bu üst seviyede bilgi servisini gerçekleştirmek için Microsoft Dynamics NAV içindeki iş akışlarını kullanmaktadır. Her süreç için Microsoft Dynamics NAV içinde bir iş akışı yaratan Karınca, tüm süreci sistem içinde yürüterek, hem tasarlanmış iş sürecine uyulmasını sağlıyor hem de süreç içindeki tüm belgeleri tek bir noktada saklayarak,istenildiği zaman bu belgelere ulaşıyor.

İş akışı kullanmanın bir başka faydası da, süreç içinde bir aksama ortaya çıktığında, derhal müşteriye ve iligli departmanlara bilgi verilmesi ve gerekli önlemlerin hızla alınabilmesidir. Elektronik arşivin de Navision’da tutuluyor olması belge yönetimi için ayrı bir ürün ile entegrasyonu gereksiz kılmaktadır. Örneğin TIR Karnesi’nin kopyaları, faturalar, sözleşmeler, yüklemede meydana gelen hasarların fotoğrafları, gümrük belgeleri, araç ile ilgili bilgiler sistemde arşivlenmektedir. Ayrıca bu belgeler muhasebeye ait arşivden değil, Microsoft Dynamics NAV içinde müşteri kartından ulaşılan dosya eklerinden hemen bulunup, ilgili kişilerle paylaşılabilmektedir.

Artan İçgörü ve Performans Denetimi
Microsoft Dynamics NAV’den önce, mali işler için ayrı, iş süreçleri için ayrı yazılımlar kullanılmaktaydı. Tüm iş süreci bittiğinde ilgili belgeler elden gönderilir, mali işler tarafından kayıtlar yaratılırdı. Böyle bir ortamda karlılık hesaplamaları ve bütçeleme yapmak çok zordu. Depolar tamamen ayrı bir sistemde olduğu için, anlık stok bilgilerine ulaşmak mümkün olmuyordu. Müşteriler ile yapılan anlaşma detayları sadece ilgili birimlerde olur, o nedenle faturalama işlemleri için çok fazla emek harcanırdı. Hem sevkiyatta hem faturalamada, farklı sistemler kullanılmasından dolayı bazı hatalar da oluşabilmekteydi. Aynı nedenle yönetim raporları da uzun ve zahmetli çalışmalar sonucu oluşturulmaktaydı.

Microsoft Dynamics NAV ile birlikte, mali işler dahil tüm süreçler tek bir sistemde takip edildiği için tüm bu sorunlar ortadan kalktı. Her bölümün, her sürecin, her nakliye seferinin muhasebesi entegre olarak tutulmaya başlandı. Bu sayede bölüm karlılığı, müşteri karlılığı, sefer karlılığı gibi çok önemli bilgilere anlık olarak ulaşılabiliyor. Süreç bazında denetim sağlandığı için, bütçeler çok daha doğru planlanıyor ve yıl içinde bütçelenen değerler ile fiili değerler karşılaştırılarak gerekli önlemlerin alınması sağlanıyor. Aynı şekilde beklenen karı getirmeyen departmanlar ve iş süreçleri gözden geçirilerek yeniden yapılandırma çalışmaları başlatılıyor.

Maliyetler Denetim Altında
Lojistik iş süreçleri gerçekleştirilirken, şirket içinde ve dışında çeşitli harcama yapılıyor. Sürücüler sefer boyunca, akaryakıt, otoban, feribot, bakım-onarım gibi pek çok ödeme gerçekleştiriyorlar. Ancak bu ödemeler sürücüler tarafından sefer sonrasında beyan ediliyor. Aynı şekilde özel projelerde, müşteri deposunda ya da mağazasında kalite kontrol, barkod ve etiketleme, paketleme gibi hizmetler verilebiliyor. Bu kadar geniş bir alana ve çalışana yayılan maliyetler ve hizmetler Microsoft Dynamics NAV sayesinde tek bir sistemden izlenebilmekte. Şoförlere sefer öncesinde verilen avans ile sefer süresince yapacakları harcamalar, Microsoft Dynamics NAV içinde tanımlanan iş akışları ile planlanabilmekte ve sürücülerden gelen fiili beyanlar ve ödeme belgeleri sisteme girildiğinde tüm detayıyla maliyetler oluşmakta.

Aynı şekilde her türlü özel işlemde, müşteri anlaşmaları sisteme tanıtıldığı için, bu anlaşma üzerinden sisteme hizmet beyanı girilebilmekte ve maliyetler detayı ile oluşturulduğu gibi, müşteri faturaları da otomatik olarak hazırlatılabilmekte. Bu sayede hem maliyetler doğru hesaplanmakta hem müşteri hizmet faturaları doğru ve hızlı oluşturulmakta.

Proje Kazanma Oranlarında Artış
Lojistik sektörü artık sadece ürün taşımacılığı yapmıyor. Müşterilerinin stoklama ve sevkiyat süreçlerinin tümünün yönetimine talip oluyor. Müşterilere özel stok kartlarını açmak, depoları tanımlamak, depo stoklarını yönetmek, depo girişlerinde müşterilerin istediği şekilde hasarlı, eksik, geç teslim edilen miktar bilgilerini tutmak ve raporlamak için, çok güçlü bir bilgi işlem altyapısına ihtiyaç duyulmakta. Microsoft Dynamics NAV, Karınca A.Ş.’e şu ana kadar talip olduğu her özel projede istenen bilgi detayında raporlama konusunda ihtiyaçları karşılamış durumda. Hatta pek çok müşteri adayının Karınca lehinde karar almasında bu bilişim altyapısının etkindir.

Müşterilerin Kullanımı İçin Bilgi Sistemleri
Lojistik alanına yeni bir anlayış getiren Karınca, Microsoft ile birlikte yeni ve farklı bir hizmet vermeye hazırlanıyor. Müşterileri ile sağlıklı bilgi alışverişi sağlayacak sistemleri, kiralama ve barındırma(hosting) modeli ile kendi Microsoft Dynamics NAV sistemi üzerinden kullandırmayı planlıyor. Bu model ile müşteriler, depo, stok yönetimi gibi lojistik hizmetlerin her alanında Karınca A.Ş.’in Microsoft Dynamics NAV kurulumunu kullanabilecekler. Aylık kullanım bedeli olarak faturalanacak bu hizmet, müşterileri ile Karınca arasındaki bilgi akışının hatasız ve hızlı olması sağlanacak.