Tolga Kayalar, Alman Meffert firması ile anlaşma yolunda ilerleme sağlandıkça, iş süreçlerinin kontrol altına alınması, hızlı büyümeyi destekleyecek alt yapının kurulması, doğru maliyetin hesaplanması ve bütçe kontrolünün sağlanmasında mevcut yazılımları ile bir ilerleme sağlanamayacağını, sağlansa bile çok zahmetli, uzun ve maliyetli olacağını düşünerek, yeni bir yazılıma geçemeye karar verdiklerini belirtiyor. O dönemde kimya sektöründe önemli referanslara sahip olmaya başlamış Microsoft Dynamics AX’i de incelemeye almışlar. Tolga Kayalar seçim kriterleri olarak önceliği ‘Detaylı ve doğru maliyet’ hesaplamaya verdiklerini belirtiyor. Mevcut sistemlerinde bu konuda yaşadıkları sıkıntılar, ve rekabet nedeniyle yaşanan fiyat savaşlarında herhangi bir yanlışlık yapıp, firmanın finansal dengesini bozmadan, en uygun fiyatı verebilmek, inceledikleri her yazılımda en fazla zamanı maliyet konusuna ayırmalarına neden olmuş.

Diğer önemli bir kriter, yazılımını sağlayan tedarikçi ile uygulayıcı danışmanlık firmalarının yeterli desteği verebilecek, uzun vadeli firma ihtiyaçlarına karşılık verebilecek anlayışta olmaları. Kısa vadeli bir yatırım değil, uzun vadeli bir işbirliği anlayışında olunması, Kayalar Kimya için çok önemliydi.

Önceki tecrübeleri Kayalar Kimya’ya, yatırım yapacakları yazılımın kendileriyle birlikte büyüme ve değişme özelliklerine sahip olmasının çok önemli olduğunu düşündürüyordu. Her ne kadar mevcut analizlerde, yazılım pek çok iş sürecini karşılıyor gözüksede, hızlı değişen piyasa koşullarına uyum için geliştirilecek ya da değiştirilecek iş süreçlerine yazılımın kolay uyum sağlaması daha önemliydi

Kayalar Kimya, orta vadeli hedefleri arasına otomasyonu da almıştı. Dış sistemlerle entegre olma konusunda avantajları olan, endirek işgücünün en alt seviyede kullanılıp, gerekli tüm verilerin otomasyon sistemlerinden alınabileceği özellikleri içinde barındıran bir yazılım tercih nedenleriydi.

Artan rekabet ile hem son müşteriler hem distribütör ve bayiler için Müşteri İlişikleri Yönetimi’de çok önemliydi. Kayalar Kimya’nın bu konudaki yaklaşımlarını destekleyecek bir yazılım olmasını ve müşteri/bayi/distribütörlere maksimum bilgi paylaşımını yapabilmeyi istiyorlardı.

Çözüm

Kayalar Kimya, detaylı bir analiz ve seçim süreci sonrasında Microsoft Dynamics AX ürünün tercih etti. Bu kararı almasında Microsoft Dynamics İş Ortağı ETG TurkuazERP firmasının sektör ile ilgili deneyim ve sektöre özel geliştirmelerinin etkisi büyük oldu. Sektörde daha önce pek çok kurulum yapmış olan ETG TurkuazERP, Kayalar Kimya’nın isteklerini doğru algılıyor, istenen süreci fazlasıyla şekillendirip, Kayalar Kimya’ya sunuyordu. Satış öncesi demolarda sektöre özel bilgi ve hazır geliştirmelerin kullanılması, proje riskini çok azaltan öğeler olarak dikkat çekmişti. Kayalar Kimya, Ocak 2007’de canlı kullanıma geçme hedefi ile Mart 2006’da projeyi başlattı.

Kayalar Kimya bünyesinde belirlenen anahtar kullanıcılara detaylı Microsoft Dynamics AX eğitimi ile başlayan proje, sonrasında Kayalar Kimya ve Alman ortak Meffert iş süreçlerinin yazılım üzerinde kurgulanmasıyla devam etti. Kurgu sonrasında, açıkta kalan iş süreçlerinin desteklenmesi için gerekli ek geliştirmeler tasarlandı. Danışmanlık firması ile birlikte yapılan tasarımdan sonra, geliştirmelerin çoğu, Kayalar Kimya’nın kendi bünyesindeki yazılımcı ile gerçekleştirildi. Finans, Muhasebe, Ticaret, Lojistik, Üretim ve İş analizi modüllerinin kurulduğu uygulama, Aralık 2006’da paralel kullanıma alındı ve Ocak 2007’de hedeflendiği gibi yazılım kullanılmaya başlandı.

Yararlar

Kolay Geliştirme Ortamı
Kayalar Kimya’nın daha önceki sistemlerinde yaşadıkları en büyük problem, standart yazılım üzerine istenen ek geliştirmelerin ya da yeni raporların geliştirme süresinin uzun olması ve doğru çalışır hale getirmek için çok fazla emek harcanması idi. Tolga Kayalar ‘Çoğu zaman ek geliştirme isteklerimizi, aradan çok zaman geçtiği ve kontrol etmeye zaman ayırmak istemediğimiz için yarım bıraktık. Microsoft Dynamics AX’in en sevdiğimiz yanı, isteklerimiz 1-2 gün içinde yerine getiriliyor. Bizde kontrol edip, hemen devreye alıyoruz. Bu hem çalışanlarımıza şevk veriyor, hemde ek geliştirmeyi hemen devreye alarak, yazılımın sürekli güncel olmasını sağlıyor.‘ diyor.

Kullanım Kolaylığı ve Verimliliği Artıran Tasarım
Yeni yatırımlarla birlikte, Kayalar Kimya’da hızlı bir büyüme yaşandı. Çalışan sayısı son 3 yılda 100 kişiden 190 kişiye çıkarak %90 arttı. Düfa üretimi ile 90 yeni kadro işe alındı ve toplam çalışan sayısı 300’lere yaklaştı. Microsoft Dynamics AX’in kullanım kolaylığı, yeni işe başlayanların sisteme çabuk adapte olmasını ve tüm iş süreçlerinde sistemden faydalanmalarını sağladı. Sistemin kolay öğrenilir ve kolay kullanılır olması, bu yeni kadrolara hercanacak eğitim zaman ve maliyetini çok düşürdü Ayrıca sisteme yabancılıktan dolayı ilk kullanım aylarında yeni kullanıcılar tarafından yapılan hatalarda en aza indirildi.

Üst Yönetim İçin Süreç Kontrol Sistemi
Üst yönetim, Microsoft Dynamics AX kurulumu ile birlikte, tüm raporlarını sisteme taşıdılar. Artık yöneticiler, ekranlardan ve raporlardan tüm süreçleri denetliyebiliyorlar. Her hafta yapılan yönetim toplantılarında, hafta içinde yaşanan problemlerin üzerinden geçiliyor. Bu problemleri çözmek ve bir daha tekrar etmesini önlemek için, alacakları tedbirleri Microsoft Dynamics AX üzerinde şekillendiriyorlar. Canlı kullanıma geçildikten sonra ele alınan ve Microsoft Dynamics AX üzerinde kurulan ek kontroller ile, müşteriye yapılan fazla/yanlış sevkiyatlar, ürün katalogları ve üretim arasındaki farklar ve numune takip konularında yaşanan sorunlarda fark edilir azalma sağlandı.

Maliyet ve Bütçe Denetimi

Tolga Kayalar şu anda yaşanan ekonomik büyümenin kendi içinde bazı riskler barındırdığını ve firmaların gelir-gider bütçelerini kontrol altında tutmalarının çok önemli olduğunu vurguluyor. ‘Fiili maliyetleri önceki sistemimizde doğru olarak hesaplamakta çok zorluk çekiyorduk. %10-15 sapmalar olduğunu görüyorduk. Microsoft Dynamics AX ile bu maliyetleri zamanında ve doğru olarak hesaplıyoruz. Fiyat baskısı olan rekabetçi ortamlarda, gerçek maliyeti bilmeniz çok önemli. Maliyetin altına yada bütçelediğimiz geliri oluşturacak kar marjının altında yapılacak her satış, finansal dengemizi orta ve uzun vadede sarsabilir’ diye belirtiyor Tolga Kayalar. Bu yüzden gerçek maliyet bilgisi kendileri için en önemli verilerden biri.

Tolga Kayalar için önemli olan bir diğer noktada Pazarlama Gider bütçeleri. Bayi ve distribütörler için yapılan pazarlama bütçesi, en detaylı haliyle incelenebiliyor. Bu sayede bayi ve distribütörlerin yapmış oldukları satış ile pazarlama giderleri karşılaştırılarak, karlılık ve gider bütçeleri sıkı kontrol altına alındı.

İthalat ve İhracat Süreçleri Denetim Altında

Kayalar Kimya, yurt dışı satış ofislerini de açmaya başladı. Yurt dışı müşterilerine verdiği hizmeti en üst kalite seviyesine çekmek için Microsoft Dynamics AX kurulumu üzerine bazı ek fonksiyonlar geliştirerek, sipariş alma, sevk tarih teyidi, sipariş takip, sevkiyat kontrol ve müşteri isteklerini izleme de dahil olmak üzere tüm ihracat süreçlerini yazılımın takibine aldı. Tolga Kayalar bu konudaki hassasiyetini şöyle özetliyor. “Müşterinin bizimle yaptığı ticaretten etkilenmesini, bizim farklı olduğumuzu hissetmesini istiyorum. Bu farkı yaratmak içinde güvendiğim hususlardan biri, bilgi teknolojilerini müşteri yararına kullanmak..”

Verimlilik

Microsoft Dynamics AX yatırımı sayesinde, Kayalar Kimya belli alanlarda yüksek verimlilik artışı sağladı. Yeni sistem ile birlikte barkod ile izleme çok kolaylıkla yaygınlaştırıldı. Hammadde ve mamul takibi tamamen barkod ile yapılmaya başlandı. Eskiden birbirine çok karışan aynı renk kodundaki boyaların, mat ve parlak cinslerinde görülen karışma, hedeflenen değerin altına indi. Aynı şekilde 3 gün süren depo sayımları artık aynı gün içinde sonuçlandırılıyor.

Aynı şekilde satış süreçleri de, mobil cihazlarla direk Microsoft Dynamics AX kullanımı ile çok hızlandı. Satış temsilcileri beraberlerinde taşıdıkları mobil cihazlar ile, stokları, fiyatları, indirimleri görüp, direk sipariş alabiliyorlar. Müşteri sadakat uygulamaları ile ilgili gerekli veri girişini yapabiliyorlar. Böylece satış süreçlerimizde veri oluştuğu yer ve zamanda sisteme girilerek süreçler çok hızlanıyor.

Numune Takibi

Kayalar Kimya gibi standart ürün kataloğu dışında, özel müşteri isteklerine göre üretim yapan firmalar için, numune takibi çok önemli. Müşteri tarafından numune onayı ve sipariş emri gelirse üretimin o numuneye göre yapılması gerektiği için, numune üretimi ile ilgili tüm reçete ve proses bilgilerinin titizlikle saklanması gerekmekte. Ancak Kayalar Kimya işin diğer bir yönünü de Microsoft Dynamics AX ile takip etme kararı aldı. Bayi ve disrtribütörlerinden ne kadar numune talebi geldiği, bu numunelerin ne kadar sürede üretilip teslim edildiği ve numune isteğinde bulunan bayi/distribütörün bu numunelerden ne kadarına ait kesin sipariş aldığı gibi bilgiler sistemde tutuluyor. Bu gibi performans ölçümleri ile pahalı bir süreç olan, numune yönetimi daha etkin yönetilmekte.

Microsoft Çözüm Ortağı: www.turkuaz-erp.net www.datatraining.net

ETG Bilgisayar Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri, Mayıs 2002'den beri bilişimin çeşitli alanlarında (ERP danışmanlığı, bilişim eğitimleri, sistem danışmanlığı ve sanallaştırma konularında) yenilikçi çözümler üreterek kurumsal hizmetler sunmaktadır. ETG, TurkuazERP markasıyla Microsoft Dynamics ERP danışmanlık hizmetlerinde müşterilerine kalıcı ve katma değer sağlayıcı hizmetler üretmektedir. Microsoft Dynamics AX (Axapta) ERP uygulamalarında deneyimli, sertifikalı ve uzman kadrosu ile İş Süreçleri Analizi, Sistem Tasarımı, Kurulum ve Modelleme, Eğitim, Danışmanlık ve Destek hizmetleri ETG-turkuazERP tarafından verilmektedir. ETG, büyük ve orta ölçekte yerli-yabancı birçok firmaya ERP satışı ile uygulama ve proje yönetimi deneyimlerini; yazılım tecrübesiyle birleştirerek müşterilerine ve iş ortaklarına hizmet ortamı sağlamıştır. Üretim, pazarlama, satış, lojistik, perakendecilik ve dağıtım sektörlerine bilişim hizmetleri vermektedir. ERP kapsamında Proses Endüstrilerinde (kimya, boya, kozmetik, yapı kimyasalları, gıda), Ahşap ve Metal Endüstrilerinde (mobilya, açıkhava reklamcılığı, proje bazlı üretim, mühendisliğe üretim) finans, üretim, ticaret ve lojistik operasyonları için dikey ve yatay çözümler geliştirmiştir. ETG, 2006 yılında yaptığı Dynamics AX satışları ve müşterilerine verdiği hizmetlerden dolayı Microsoft tarafından “Yılın En Gelişen Dynamics İş Ortağı” seçilmiştir. ETG, Datatraining Eğitim Merkezi’nde tüm Microsoft ürünlerinin (Dynamics ERP ve CRM dahil) kurumsal ve bireysel eğitimlerini MCT (Microsoft Certified Trainer) sertifikalı eğitmenler tarafından vermektedir. Microsoft Dynamics Eğitimleri konusunda bilinen ve tercih edilen en uzman eğitim merkezi Datatraining’tir. ETG aynı zamanda Kurumlara sistem ve sanallaştırma konularında başarılı danışmanlık hizmetleri vermektedir.