Ticari Durum

Koç Holding bünyesinde faaliyet göstermekteyken, Temmuz 2007’de hisse devri yapılan BOS, bundan 2 yıl önce Microsoft Dynamics AX üzerinde tüm ERP altyapısını yenilemişti. Türkiye’ye sektörün diğer önemli oyuncusu Karbogaz A.Ş.’yi satın alarak giren The Linde Group, BOS ile ilgilenmeye başladı. BOS’un sermaye yapısının değişebileceği ve bilgi teknolojileri alt yapısında değişikliğe gidilebileceği bilgisi ardından, Bilgi İşlem Direktörü Sn.Ogün Özpınar şirket birleşmelerinde bilgi teknolojisi sistemlerinin entegrasyonu konusunda literatür ve en iyi uygulamalar odaklı araştırmalara başladı. Sn.Özpınar “Henüz çok yeni Microsoft Dynamics AX yatırımı yapmıştık, sistemi AXIS ile birlikte başarı ile devreye almıştık ve açıkçası sistemimizden çok memnunduk. Birleşeceğimiz firmada başka bir kurumsal yazılım kullanılmaktaydı. The Linde Group’un global standartları ise başka yazılımları işaret ediyordu. Şirket birleşmelerinde Bilgi Teknolojilerinin entegrasyonu konusunda danışmanlığa çok ihtiyacımız olmasına rağmen, o tarihlerde maalesef bu konularda uzmanlaşmış bir organizasyon bulamadık ve aslında her şirket birleşme sürecinin kendine has dinamikleri olduğunu da bu sırada anladık. Yine de bugün elde ettiğimiz deneyim bize bu konudaki tüm çabalarımızın doğru sonuçlara yol açtığını gösteriyor” diyor.

BOS Genel Müdürü Sn.Sait Tosyalı’nın Amerika Birleşik Devletleri’ne yaptığı bir gezi sırasında satın aldığı bir kitap da oldukça yön gösterici oldu. Bu kitapta birleşme kararının Rekabet Kurulu tarafından onaylandığı gün “İlk Gün-Day One” olarak tanımlanmakta, sonrasındaki 1 yıl boyunca Bilgi Teknolojisi sistemlerinin birleştirilmesi konusunda bir strateji belirlenmesi ve 2. -30. gün,31.-60.gün , 61-90.gün,91-120.gün,121.-180.gün, ve 181-360. günler arasında yapılması gerekenler hakkında bir plan önerilmekteydi. Çalışmalara bu öneriyi de baz alarak ilerleyen Sn.Özpınar, AXIS ile birlikte kendi BT birleşme planımızı kendilerinin tasarladıklarını, bir “Bilgi Teknolojileri Birleşme Planı” oluşturduklarını ifade ediyor. Rekabet Kurulunun onayı ile birlikte açıklanacak olan fiili birleşmenin ilk gününde, her iki firmanın da işlerine devam edebilmesi için gerekli en öncelikli işler belirlendi. İlk günden itibaren iki tarafın hem kendi iç süreçlerini devam ettirebilmesi, hem de ortaya çıkan yeni şirketin tüm kanuni gereklerini yerine getirebilmesi için bir plan oluşturuldu. Her iki sistemin ne kadar ve hangi noktalarda entegre edileceği, mevcut uygulamalardan hangilerinin devam edip, hangilerinin entegre sisteme taşınacağı kararlarının verilebilmesi için tüm bilgi teknolojisi varlıklarının incelenmesi tamamlandı.

Rekabet Kurulu onayı’na kadar birleşme sürecine giren firmaların birbirleri ile iletişiminin tam rekabet koşullarında sürmesi gerekliliği nedeniyle, BOS ilk aşamada Karbogaz A.Ş. Bilgi Teknolojileri alt yapısı hakkında bilgi sahibi değildi. Ancak onay sürecinin tamamlanması sonrasında neler yapılması gerektiği ve nasıl ilerleneceği hususlarında oldukça ayrıntılı bir plan oluşturdu. Plan ana aşamalar olarak:

• Her iki şirketin tüm BT varlıklarının tespiti,
• Herhangi bir BT ve iletişim aracı kullanan çalışanların isim ve yetkilerinin listelenmesi,
• Ek lisans ihtiyaçlarının ortaya konması ve bütçelenmesi,
• E-posta standartlarının ve altyapısının belirlenmesi,
• Telefon rehberlerinin güncellenmesi,
• Ortaya çıkacak yeni BT sistemi hakkında verilecek eğitimlerin planlanması,
• Gerekli dökümantasyonların yapılması,
• Hazırlıkların doğru şekilde yapıldığından emin olmak için kontrol ve denetim araçlarının belirlenmesi adımlarını ve zaman çizelgesi içinde bu aşamaların alt aşama ve detayını içeriyordu.

5 ay süren Bilgi Teknolojilerinin birleşme süreci bu plan baz alınarak takip edildi ve The Linde Group içinde en hızlı ve kapsamlı birleşme örneğini oluşturdu.

Rekabet Kurulu’nun resmi onayından sonra 19 Temmuz 2007’de hisse değişimi ardından, “Day One” ile birleşme süreci başlatıldı. İki şirketin temsilcilerinden oluşan Entegrasyon Ekibi, The Linde Group Yönetim Kurulu’nun verdiği 1 Ocak 2008’de her iki şirketin tek bir tüzel kişilik altında birleşmesi hedefine uymak üzere çalışmalara başladı.

Birleşme sürecinde ele alınan ilk süreçler BT, iş güvenliği, çevre ve kalite süreçleri oldu. BOS ekibi, The Linde Group ve birleşecekleri Karbogaz A.Ş. firması yetkililerine kendi Bilgi Teknolojisi sistemini, bu sistemde yer alan stratejik tedarikçi ve iş ortağı firmaları ile birlikte sundu. Böylece The Linde Group mevcut altyapıyı incelerken hem sistemi tanıdı hem de iş ortaklarından sistemin geleceği hakkındaki sorularına yanıt alarak, mevcut altyapının modernizasyonu sırasında alınan mesafeleri de detayli sekilde ogrenmis oldu. Bu çalışmalar sonucunda The Linde Group, mevcut BOS altyapısını ihtiyaçları fazlasıyla karşıladığını görerek, birleşme sonrası ortaya çıkacak Linde Gaz A.Ş. firmasını Microsoft Dynamics AX ile yönetmeye karar verdi.

Çözüm

Birleşmelerde her iki şirketin kendi kültürünü, global başka bir katılımcının standartları ile birlikte ortak bir potada eritmenin sancısı Microsoft Dynamics AX’in esnek yapısı sayesinde daha kolay atlatıldı. Öncelikli olarak Karbogaz A.Ş. iş süreçleri ile mevcut BOS sistemleri ve iş yapış biçimleri arasındaki farklar belirlendi. Daha sonra tüm iş süreçleri The Linde Group’un global standartlarına ve hedeflerine uygun olarak gözden geçirildi. Her üç taraf içinde tatmin edici şekilde iş süreçleri belirlendi ve 15 Eylül 2007’de AXIS bu kez Linde Gaz Türkiye Microsoft Dynamics AX projesinin implementasyonuna başladı.

BOS bir dünya devini kendi süreçlerini Microsoft Ax ile ne kadar efektif yönettiğini göstererek ikna etmiş, Linde’nin global standardlarına bir yenisini eklemiş, yeni ve önemli ölçüde genişletilmesi öngörülen tüm süreçlerini Dynamics Ax ile yönetmenin onayını almıştı. AXIS proje yöneticisi Sn. Julide Uçtum Linde Gas Turkey acquisition projesi ile ilgili olarak sayısal göstergelere şöyle değiniyor:

Sayısal olarak mevcut sistemde:

• Üretim tesisi bir’den dört’e,
• Çalışan sayısı 150 kişiden 400 kişiye,
• 7 bölge/tesis müdürlüğünden 16 bölge/tesis müdürlüğüne,
• 30 bayi’den 75 bayiye’ye,

çıkmaktaydı. Ayrıca Karbogaz A.Ş.’nin ürün fiyatlandırma süreçlerindeki uygulamaları, ihracat süreçleri ve daha yaygın kullanılan çek ve senet süreçleri için ek geliştirmeler yapıldı. Tüm süreç AXIS proje yöneticisi ve Sn. Özpınar ile koordinasyon içinde çalışan, Linde Global tarafından atanan bir proje yöneticisi tarafından da denetlendi. Böylece birleşme sürecindeki her oyuncu projenin etkin şekilde yürütülebilmesi için birlikte çalışmaktaydı. Proje planlandığı gibi 1 Ocak 2008’de canlı kullanıma alındı.

Yararlar

Düşük Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO)
Microsoft Dynamics AX’in ölçeklenebilir alt yapısı ek donanım ve yazılım ihtiyacı olmadan sistemin üç kat daha fazla operasyonu desteklemesine imkan tanıdı. İşleri sürekli büyüyen ve ileriye yönelik büyük hedefleri olan Linde Gaz A.Ş. minimum emek ve maliyet ile mevcut sisteme yükseltildi. BOS’nin sistem kurulurken gerçekleştirdiği yatırımın sadece %50’si ile sistem üç kat daha büyük operasyonu yönetecek hale getirildi. Toplam sahip olma maliyeti açısından çok büyük bir avantaj elde edildi.

Hızlı Adaptasyon
Karbogaz A.Ş. çalışanları, mevcut sisteme bir ay içinde adapte oldular. Geçişi sırasında, aynı tecrübeyi daha önce de yaşayan son kullanıcılar, yeni ekibe destek verdiler ve böylece mevcut öğrenme eğrileri de korunmuş oldu. Önceki projede kolay anlaşılacak ve her türlü soruya cevap verecek şekilde hazırlanmış olan kullanım kılavuzlarına, ek geliştirmeler eklenerek yeni ve mevcut kullanıcılara dağıtıldı ve sonuç olarak geçiş sorunsuz olarak gerçekleşti. Önceki projede kullanıcıların sisteme alışması ve hatalı işlemlerin sıfıra inmesi 6-8 ay sürmüşken, birleşme sonrası şirketin yeni kullanıcılarında bu süre 1 ay ile sınırlı kaldı.

İyilerin En İyileri
Microsoft Dynamics AX’in kolay uyarlanabilir yapısı, birleşme sırasında ortaya konan The Linde Group’un global ve Karbogaz A.Ş. ve BOS iş süreçlerinden en başarılı olanların uygulamaya alınmasına imkan vererek, “İyilerin En İyileri” kurgulanmasına olanak verdi. Örneğin taşımacılıkta kullanılan tedarikçi süreçleri BOS’den, araç kiralama ve akaryakıt alım süreçleri Karbogaz A.Ş.’den, etik kurallara uygunluk denetim süreçleri ise The Linde Group’dan alınarak uygulamaya kondu. Mevcut sistemin esnek yapısı bu tür farklı taraflardan gelen süreçlerin uygulamaya alınarak kullanıma açılmasına olanak sağladı.

Hızlı Kurulum
BOS Microsoft Dynamics AX projesini 3,5 ay gibi kısa bir sürede gerçekleştirmişti. Linde Gaz A.Ş. geçişi de hemen hemen aynı sürede gerçekleşti. 15 Eylül’de başlayan proje 1 Ocak 2008’e yetiştirildi. BOS’deki projenin yaklaşık üç katı büyük bir operasyon için ilk projedeki kadar zaman harcandı. İşlem hacminin büyümekte olmasından başka en büyük risk üç farklı tarafın ortak bir uygulama havuzu yaratmak zorunda olmasıydı. BOS ilk projesi sırasında da bazı süreçlerde ortak karar almak ve ilerlemekte zorlanma ile karşılaşmıştı. Bu kez de birleşme sürecindeki iki firma ve The Linde Group’un kendi standartlarını ortak noktada buluşturup ilerlemenin zorluklarına rağmen, proje planına uygun olarak tamamlandı.