Durum
Bir mühendislik, üretim ve taahhüt grubu olan Samko, uluslararası pazarlarda mekanik, elektrik ve tesisat sistemleri, metal konstrüksiyon sistemleri, endüstriyel tesisler ve sistemler, teknik muayene hizmetleri ve enerji alanlarında faaliyet gösteriyor. Bugün Türkiye, Romanya, Katar ve Rusya'da 11 şirkette iştirak sahibi olan Samko Grubu 1994 yılında kuruldu. Gurubun ilk şirketi olan Samtek Ltd'in kuruluşu ise 1989 yılına dayanıyor. Ankara, İstanbul ve Katar'da üretim tesisleri bulunan grubun bugüne kadar Türkiye, Romanya, Katar, Kazakistan, Rusya, Moldovya, Türkmenistan ve Özbekistan dahil olmak üzere sekiz ayrı ülkede gerçekleştirdiği hizmetlerinin toplamı 200 milyon doları, şu anda devam eden işlerinin hacmi ise 70 milyon doları aşıyor. Samko Grubu özellikle elektrik ve mekanik hizmetlerini birlikte vererek, bu alanda öncülüğünü sürdürüyor.
Samko Grubu Yönetim Kurulu Başkanı Sami Gürel şöyle diyor: "Proje bazlı çalışan bir grubuz. Projelerin fiyatı, başlangıç ve bitiş zamanı, şartnamesi, koşulları bellidir ve pek çok girdisi vardır. Bir projenin çok girdisi olması nedeniyle, başarısını da etkileyecek çok fazla etken vardır. Bunların çok yakından izlenmesi gerekir. Proje bazlı çalışmanın tek yolu vardır: Baştan tahminlerde bulunursunuz ve bunları da çok sık aralıklarla izlemeniz, hedefinizden negatif sapma gördüğünüz anda müdahale etmeniz gerekir."
Samko, daha önce proje maliyet hesaplarını Excel tablolarıyla takip ediyordu. Her projeye atanan proje müdürü, teklife ve şartnameye göre projenin master planını hazırlayarak bu bilgileri, bir kopyası sunucuda olacak şekilde kendi bilgisayarında tutuyordu. Muhasebe sistemiyle zaman farkı olduğu için, muhasebeden en erken bir ay sonra bilgi geliyordu. Yakın ve uzun dönem için, sağlıklı finansal planlama yapabilme sıkıntısı vardı. Mevcut ticari yazılıma ek olarak, Excel tablolarında maliyet takibi, ve şirket içinde geliştirilen Access tabanlı bir sistemde ise ödeme/tahsilat planlarının takibi yapılıyor, sonuçlar proje yöneticileri tarafından tekrar Excel tablolarına aktarılıyor ve öngörülenler ile gerçekleşenlerin kıyaslaması yapılıyordu. Sami Gürel şöyle devam ediyor:
"Ancak bunların hepsi, herkesin bilgisayarındaki münferit çalışmalardı. Finansman grubu gelerek bunları konsolide ediyordu. Arada bir, muhasebeden bir ay gecikmeli bilgi alıp, mertebesel yaklaşımlarla öngörülenlerin gerçekleşenlerle birbirini tutup tutmadığına bakmaya çalışıyorduk. Bu işte kontrolü kaçırmanız çok mümkündür. Öyle atlamalar olabilir ki, işçilikte %100 hata yaptığınız dönemler olabilir! Diyelim ki 300 bin adam/saatte bitireceğinizi söylediğiniz bir iş, 600 bin adam/saate ulaşmasına rağmen, iş hala devam ediyor olabilir. Bu yüzden proje tahminlerinde öngördüğümüz parametrelerdeki sapmaları gerçek zamanlı ve çevrimiçi olarak gösterecek, güçlü bir ERP çözümüne ihtiyacımız vardı."
Samko uluslararası pazarda iş yaparken, uluslararası denetime (audit) girme ve bunun için konsolide bir bilançoya sahip olma ihtiyacı da artmaya başladı. Sami Gürel şöyle diyor:
"Biz konsolide bilançonun nasıl yapılacağı konusunda arayışa girerken, Avrupa'da çalışan bir Türk bankacısı, daha kolay konsolide bilanço oluşturmak için bir ERP sistemine geçmemizi önerdi, bunun uluslararası bankalar tarafından aranan bir değer olduğunu söyledi."
Çözüm
Samko, yaptığı araştırma sonucunda, kullanılan ERP programının da bu denetimlerde etkili olduğu bilgisini aldı. Firmanın görüştüğü kuruluşlar, kendileri için en uygun çözüm olarak Microsoft Dynamics NAV'ı önerdi. Microsoft Türkiye ofisi ile temasa geçen firma, proje bazlı imalat yapan taahhüt şirketlerinin gereksinimleri konusunda uzman kadroya sahip olan ve proje yönetimi konusunda çeşitli entegre çözümler geliştirmiş olan OMNİ Teknoloji ile tanıştı. Microsoft Gold İş Ortağı olan OMNi, 2006 yılı başında kurumun temel iş süreçlerini analiz ederek çalışmalara başladı ve ardından özelleştirme adımına geçildi.
Projede Microsoft Dynamics NAV'ın hemen tüm standart modüllerine ek olarak, OMNİ'nin entegre sektörel çözümünde yer alan Teklif Hazırlama, Sözleşme Yönetimi, Avans ve Teminat Yönetimi, Proje Bütçesi, Kaynak Planlaması, Proje Planlaması, Kurumsal Satınalma Yönetimi, Hakediş Yönetimi, Kalite Yönetimi, İnsan Kaynakları Yönetimi ve Doküman Yönetimi modülleri kullanıldı. Özellikle, Samko'nun üretim tesislerinde gerçekleştirilen proje bazlı üretim sürecine, proje yönetimine ve dizayn ofislerinin etkin yönetimine ve yönetim raporlarında, süreçlerin de izlenebilir olmasına önem verildi. Sami Gürel şöyle diyor:
"Katar'da her biri 115 bin metre karelik, 40 ve 60 katlı iki kulenin elektrik ve mekanik taahhüt işlerini gerçekleştiriyoruz. Bu işlerde ciromuzun %5.5'u tasarım giderleri çıktı. Bu kadar yüksek olmasını hiç beklemiyorduk; ancak Katar'da 5 farklı ülkeden işçilerle çalışmamız, her birinin farklı verimliliklerle ve farklı ücretlerle çalışması ve proje onay süreçlerinin yavaş ilerlemesi, bu sonucu doğuruyor. Farklı ülkelerden gelen işçilerin verimliliği dahil, işin ilerleyişini etkileyen her faktörü kontrol altında tutmamız gerekiyordu."
Microsoft Dynamics NAV, Samko'nun farklı iş süreçlerine göre özelleştirilerek, finansal raporların, iş süreçleri ile iglili tüm detay bilgi derinliğini taşıyabilmesi için, belirlenen kriterler doğrultusunda Boyut kodlamasına yönelik, uzun çalışmalar yapıldı. Sami Gürel, en çok proje modülü üzerinde çalıştıklarını belirtiyor:
"Proje modülünden beklediğimiz, işi parçalara ayırıp her bir parçayla ilgili öngörüleri yapabilmek, hedeften saptığımız yerleri erken teşhis edip, düzeltici önlemlerde bulunabilmekti. Ayrıca bunu şimdiden düşünemediğimiz pek çok departmanımızda-örneğin tasarım departmanlarımız, yine proje bazlı üretim gerçekleştirdiğimiz çelik, pano ve kanal fabrikalarımız gibi- kullanabilmekti. Gerçekleştirdiğimiz işleri, malzeme ve işçilik giderlerimizi, gelirlerimizi, farklı mühendislik disiplinlerine, farklı imalat türlerine, farklı gider türlerine, masraf ve operasyon merkezlerine, müşterilere, şirketlerimize göre gruplayıp ayrı ayrı analiz edebildiğimiz bir yapı oluşturmamız gerekiyordu ve Microsoft Dynamics NAV, "boyut" kavramıyla bu yapıyı kurmamıza yardımcı oldu." Sami Gürel, inşaat sektöründe personel değişim oranının yüksek olduğunu ve Microsoft Dynamics NAV projesi sırasında bunun olumsuz etkisini yaşadıklarını belirtiyor:
"Buna rağmen, Microsoft İş Ortağı OMNİ'nin danışmanlarının yaklaşımı sayesinde, katılımlarını sağladık. İş akışımızı ve personelin iş tanımlarını değiştirerek, kişiden bağımsız bir sistem oluşturmayı başardık. Microsoft'u tercih etmemizin nedenlerinden biri de bu seviyede bir destek alabilmemizdi."
Samko Grubu bu çalışmalar sonucunda, Türkiye ve Katar ofislerinde 1 Ocak 2007'de Microsoft Dynamics NAV canlı kullanımına geçti. Romanya ofisinin ise 2007 ortasında Microsoft Dynamics NAV'a geçmesi planlanıyor.
Yararlar
Sağlıklı bir Proje Yönetimi
Samko Grubu, üstlendiği müteahhitlik işlerinin bir gereği olarak her bir projeyi parçalarına ayırıp her bir detay üzerinde kontrol sahibi olmak ve öngörülenlerle gerçekleşenler arasında gerçek zamanlı bir karşılaştırma yapıp gerektiğinde hızla önlem alabilmek istiyordu. Şirket, Microsoft Dynamics NAV'ı kullanarak bu hedefine ulaştı. Sami Gürel şöyle diyor:
"Bu sistemin en önemli faydalarından biri projeyi anlamlı parçalara ayırabilmesi. Böylece her proje aşamasında adam/saat bazında ne kadar işçilik harcayacağımı, ne kadar malzeme harcayacağımı bilebiliyorum. Tahminlerin yanı sıra, zaman boyutunu da girebiliyorum; böylece projeleri gerçek zamanlı ve çevrimiçi olarak istediğim gibi izleyebiliyorum. Dolayısıyla, proje bazlı çalışan bir taahhüt firması için çok güzel bir karar destek sistemi olduğuna inanıyorum. Dahası, Navision programının Excel, MS-Project, Outlook vb programlar ile entegre olarak çalışıyor olması,büyük verimlilik sağlıyor."
Çok Boyutlu Analiz
Samko, Microsoft Dynamics NAV ile gerçekleştirdiği projelerindeki maliyet kalemlerini detaylı olarak analiz edebileceği bir yapıya kavuştu. Sami Gürel, Dynamics NAV'da farklı girdilerle istedikleri seviyede sorgulama yapabileceklerini belirtiyor: "Diyelim ki, 3 ayrı şirketimizde, 8 ayrı müşteri için, 10 farklı proje gerçekleştiriyoruz. Müşteri ve Proje boyutunu kullanarak, her bir müşteriye ait, farklı projelerimizdeki ciromuzu gerçek zamanlı takip edebiliyoruz. Elektrik, mekanik, üretim, taahhüt gibi farklı mühendislik disiplinlerinde iş yapıyoruz. Faaliyetimize göre gelirlerimizi analiz edip her bir faaliyetten ne kadar ciro yaptığımızı ve her birindeki karlılığımızı takip edebiliyoruz. Bu, bir fabrikadaki müdürün benzin veya telefon giderini görebilmeye kadar giden bir analiz seviyesinde gerçekleştirilebiliyor."
Etkin Maliyet Kontrolü
Sami Gürel, taahhüt sektöründe piyasanın fiyatları belirlediğini ve piyasanın %10 üzerinde bir fiyat teklifi verdiklerinde o işi alamadıklarını belirtiyor:
"Bu yüzden yapmamız gereken performansımızı artırıp, maliyetlerimizi düşürmek. Projelere odaklanıp maliyetlerimizi takip edebildiğimiz ölçüde karlılığımız da artıyor. Öte yandan taahhüt ettiğiniz işi taahhüt ettiğiniz zamanda gerçekleştirmeniz gerekiyor. Kontrolü kaybederseniz, iş itibarınızı korumak için maliyetlerin yükselmesini göz ardı ederek işi tamamlamaya çalışıyorsunuz. Bu yüzden geleceği baştan görüp, çıkan problemlerde anında tedbir almanız gerekiyor. Microsoft Dynamics NAV; projeleri bu seviyede takip ederek etkin bir maliyet kontrolüne ulaşmamızı ve hedeflerimizden sapma olduğunda anında bunu fark ederek önlem almamızı sağlayacak. Bu da karlılığımızı artırmamıza yardımcı olacak."
Uluslararası Denetime Uygunluk
Samko Grubu Microsoft Dynamics NAV'a geçerek, BASEL-II standartlarında uluslararası denetime uygun, konsolide bir bilanço oluşturabileceği bir ERP sistemi elde etti. Böylece firmanın, uluslararası denetim ve finansman kuruluşları karşısında saygınlığı ve güvenilirliği arttı.
Özelleştirilebilirlik ve Destek
Samko Grubu farklı mühendislik disiplinlerinde çalışan, tasarımın yanı sıra üretimini de kendi gerçekleştiren bir firma olarak, Microsoft Dynamics NAV'ı farklı ülkelerindeki operasyonlarında, farklı mühendislik disiplinlerinde ve farklı tesislerinde kullanabilecek şekilde özelleştirirken, iş süreçlerinin gerektirdiği uyarlamaları da yapabildi. Böylelikle şirket kimliğine ve kültürüne uygun bir ERP sistemi oluşturuldu. OMNİ'nin danışman şirket olarak proje boyunca verdiği uzman görüş ve yönlendirmeleri sayesinde çalışmalar hızla ilerledi ve ayrıca canlı kullanıma geçiş sırasındaki hızlı desteği personelin yeni sisteme adapte olması sağlandı.
|
