Durum

Yüzde 100 yerli sermayeli bir BT servis şirketi olarak orta ve büyük boy bilgisayar sistemlerine teknik destek ve bakım hizmetleri sağlamak amacıyla 1989 yılında kurulan Servus Bilgisayar A.Ş., bugün tüm sektörlerden müşterilerine danışmanlık, tasarım, tedarik, kuruluş, programlama, teknik destek ve servis hizmetleri veriyor; aralarında Türkiye’nin en büyük banka ve ticari kurumlarının da bulunduğu 250’den fazla müşterisine 7x24 teknik destek ve servis hizmeti sağlıyor. Özellikle ödeme sistemleri, depolama sistemleri, PC ve yan ürünleri alanında büyük iş hacmine ve 350 kişilik bir kadroya sahip olan Servus 2005 yılını 78 milyon YTL ciro ile kapatacağını öngörüyor. Aynı zamanda Microsoft İş Ortağı olan Servus, özellikle çeşitli müşterilerindeki ERP uygulamaları kapsamında Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics NAV konusunda uzmanlaşmış durumda. Kasım 2005 itibarıyla Türkiye’de 11 Microsoft Dynamics NAV projesi tamamlayan şirket, Microsoft tarafından verilen “Yılın Microsoft Dynamics NAV İş Ortağı“ ödülünün de sahibi.

Stokla çalışan her şirket gibi Servus da muhasebe, finans, satınalma, stok, satış, lojistik gibi operasyonlarla yönetiliyor. Şirketin Mali İşler Direktörü Cem Pulat “Stoğumuzu çok iyi kontrol etmek durumundayız“ diyor. “Bunu yaparken de satınalmadan başlayarak, stoğumuzda ne var, kaç adetlik sipariş vermeliyim, bana maliyeti kaçtan gibi soruları cevaplayabilecek, entegre bir sisteme sahip olmak durumundayız.“ Türkiye çapında 200 binin üzerinde POS’un, 2 bin kadar ATM’nin ve çok sayıda PC ve çevre biriminin teknik servisini üstlenen, ayrıca Xerox’un garanti servis sağlayıcısı olan Servus, tüm bu noktalara Türkiye çapındaki 28 şubesiyle hizmet veriyor. Şirketin ERP Çözümleri Grup Müdürü Hüseyin Keskin, “Bu yüzden yedek parça stoğumuzun bilinmesi çok önemli“ diyor. “Servis verdiğimiz firmalarla anlaşmalarımız doğrultusunda sağlamamız gereken hizmet seviyeleri var. Bir ATM ’de; olması gereken yedek parça stoğunun olmamaması dolayısıyla, o ATM’nin bir dakika durması bile bankada büyük sorunların doğması demek. ATM ve POS cihazlarının çalışmaması ciddi müşteri memnuniyetsizliğine yol açabilir. Dolayısıyla, ‘çağrı’ya anında cevap verebilmek için stok seviyemizi, teknik servis tarafında da çok iyi kontrol edebiliyor olmamız lazım.“

Servus’un stoğunda, yedek parçalar ve ürünler dahil 20 bine yakın parça kartı, 5 bine yakın müşteri kartı, 2 bine yakın tedarikçi kartı bulunuyor. Cem Pulat şöyle diyor: “Stoklarımızda vidadan ekranlara kadar uzanan 20 binin üzerinde parçadan oluşan bir ürün ve malzeme çeşitliliği var. Üstelik 28 şubemiz Türkiye’nin her yerine yayılmış durumda ve bu parçaların stoğunu merkezde ve şubelerde tutabiliyoruz. Bu büyüklükteki yapıyı yönetecek bir sistem ihtiyacı içindeydik.“

Servus ayrıca sahada el bilgisayarlarıyla çevrimiçi çalışan 200 elemana da sahip. Hüseyin Keskin, çağrı merkezi veya internet üzerinden kendilerine ulaşan müşterilerin çağrılarının sahadaki teknisyenlere online iletildiğini, teknisyenlerin ise tamamladıkları işlerin bilgisini yine online olarak sisteme girdiğini söylüyor: “Bu anlamda kullanacağımız sistemin bu ihtiyaçlara da cevap verebiliyor olması gerekliydi. Bir yandan satınalma, satış, lojistik, muhasebe, finans gibi temel fonksiyonlar bizim için gerekli bir çözümdü, diğer yandan da teknik servis hizmetlerine cevap verebilecek özel bir sisteme ihtiyacımız vardı.“

Bu sistemin aynı zamanda akıllı bir sistem olması ve teknisyeninden Teknik Servislerden Sorumlu Direktöre kadar farklı çalışanların kendi ihtiyaçlarına cevap verecek verileri sağlaması gerekiyordu.

Çözüm

Microsoft Dynamics NAV’ın 2003 sonunda Türkiye piyasasına sunulmasının ardından, 2004 yılında müşterilerinde Microsoft Dynamics NAV projeleri uygulamaya ve desteğini vermeye başlayan Servus, iş ihtiyaçlarına ve şirket yapısına uygun bir çözüm olarak Microsoft Dynamics NAV ’ı kendi içerisinde de uygulamaya karar verdi. Hüseyin Keskin şöyle diyor: “Biz Microsoft Dynamics NAV ’ı müşterilerimize satıp uygulamasını yapıyoruz, böyle bir ihtiyaç karşısında, inandığımız bir ürünü kendimizin de kullanmaması düşünülemez. Biz de oradan hareket ettik.“

Cem Pulat ise şunları ekliyor: “Microsoft ’un planlarının uzun vadeli olması bu seçimde önemli bir etkendi. ERP sistemi bizim için önemli bir araç, dolayısıyla yazılımcı şirketin sunduğu çözümün arkasında duruyor olması çok önemli. Tabii işin içinde Microsoft olunca soru işareti kalmadı. Microsoft Dynamics NAV için uzun vadeli planları olduğunu biliyoruz, zaten Microsoft ismi kendi başına bir güvence.“

2005 yılı başında değerlendirmelere başlayan, Haziran 2005’te ERP Çözümleri Grubu öncülüğünde projeye start veren Servus, Microsoft Dynamics tarafından sunulan Microsoft Dynamics NAV Uygulama Metodolojisi rehberliğinde bir plan yaparak işe başladı. Hüseyin Keskin, “Servus ’ta olduğu gibi, diğer müşterilerimizde de Microsoft ’un proje uygulama metodolojisini kullanıyoruz“ diyor. “Bu denenmiş, uygulanmış bir metodolojidir. Bu metodoloji ile Microsoft Dynamics NAV ‘ın kolay kurulabilir, kolay uygulanabilir ve kolay uyarlanabilir yapısı sayesinde projelerimizi kısa sürelerde gerçekleştiriyoruz. Ayrıca bu metodoloji içinde analiziyle, modellemesiyle, uygulamasıyla eksiksiz bir proje yönetim imkanı sunuyor.“

Cem Pulat şöyle devam ediyor: “Önce iş süreçlerimizi gözden geçirdik; iş süreçlerimizi iyileştirebilmek için nelere ihtiyacımız olduğunu belirledik. Sonra Microsoft Dynamics NAV ile neleri yapabildiğimize baktık. Microsoft Dynamics NAV ile %100 yapabildiğimiz ve Microsoft Dynamics NAV’da değiştirmemiz gerekebilecek noktaları belirledik. Ardından uygulamaya geçtik. Projede tamamen Servus ’un danışman ve yazılımcı ekibi çalıştı. Hepsinin Microsoft sertifikalı ve Microsoft Dynamics NAV ’ı tanıyor olmaları çok faydalı oldu. Finans, muhasebe, stok ve satışta işi iyi bilen elemanlarımızı da anahtar kullanıcı olarak atadık. Bu anahtar kullanıcılar Microsoft Dynamics NAV lideri olup sistemi çok iyi öğrenerek kendi departmanlarındaki diğer kullanıcıları bilgilendirdi.“

Hüseyin Keskin, Microsoft Dynamics NAV ’ı Servus ’ta uygulama nedenleri arasında; kolay uygulanabilir, kolay uyarlanabilir ve esnek bir yapıya sahip olması olduğunu; bu çerçevede, uygulama sürecinde şirketin ihtiyaçlarına göre bazı özelleştirmeler yapıldığını söylüyor: “Biz Microsoft Dynamics NAV’un bu avantajından hareketle, Servus’un özel ihtiyaçlarını saptadık. Örneğin bakım destek tarafındaki ekipleri ve işleri kontrol edebilmek için harita programı ve el bilgisayarları kullanırız. Müşterilerimiz internetten çağrı açabilirler. Dolayısıyla bu sistemde farklı unsurları entegre hale getirebilmek için buralarda geliştirmeler yaptık. Bunun dışında, Microsoft Dynamics NAV ‘ın kolay uyarlanabilir olma özelliğini kullanarak, basit geliştirmelerimiz oldu ama bunlar hiçbir zaman ciddi boyutlara ulaşmadı. Microsoft Dynamics NAV’ın kendi yapısından kaynaklanan güçlü özellikleri vardır: Kullanıcılar çok rahatlıkla, ihtiyaçlarına uygun ekranları, kendi kendilerine tasarlayabilirler; dolayısıyla bir yazılımcı gelip size ekran tasarımı yapmaz. Biz ERP departmanı olarak Servus ’u bir müşteri olarak görüp, bu şekilde çalışıyoruz.“

Cem Pulat Microsoft Dynamics NAV’ın işleyişini şöyle tanımlıyor: “Bu komple entegre bir sistem ve merkezde Microsoft Dynamics NAV var. Çalışanlarımızın hepsi gerektiğinde internet üzerinden, el bilgisayarları üzerinden, farklı lokasyonlardaki bilgisayarlardan Microsoft Dynamics NAV’a bağlanarak işlerini yürütebiliyorlar. Tüm operasyonlar Microsoft Dynamics NAV üzerinden kontrol ediliyor, planlanıyor ve takip ediliyor.“

Servus, Microsoft Dynamics NAV uygulamasını bu şekilde 4 ayda tamamlayarak canlı kullanıma geçirdi. Hüseyin Keskin şöyle diyor: “Bu oldukça kısa bir süre, çünkü Servus 250 kullanıcılı bir yer. Ayrıca Microsoft Dynamics NAV’da muhasebe, finans, stok, satış, satınalma, servis, insan kaynakları ve raporlama araçları gibi ana modüllerin tamamını kullanıyoruz. Microsoft Dynamics NAV’ın yeni 4.0 sürümünü de ilk biz kullanmış olduk.“

Yararlar

Kullanım Kolaylığı Ve Verimlilik Artışı
Microsoft Dynamics NAV’ın Servus’ta sağladığı faydaların başında verimlilik artışı geliyor. Microsoft Dynamics NAV devreye girdikten sonra çeşitli departmanlardan gelen yorumlar Microsoft Dynamics NAV ’ın işleri kolaylaştırdığını gösteriyor. Cem Pulat şöyle diyor: “İşler kolaylaştığı gibi süreler de kısaldı. Mükerrer yaptığımız bazı işler vardı; analiz sırasında onları farkedip sistemden dışarı çıkardık. Bu sayede iş yükümüz azaldı; dolayısıyla verimlilik artışı elde ettik.“

Aynı zamanda Cem Pulat şunları ekliyor: “Dün muhasebeden bir arkadaşla konuşuyorduk; ‘Mizanı almak daha önce yarım saatimizi alırken, şimdi bir düğmeye basıyorum, mizan çıkıyor diye çok mutlu. Muhasebe eskiden beş altı saat harcadığı işi şimdi çok kısa sürede yapıyor. İşte Microsoft Dynamics NAV ile bu noktaya geldik.“

Servus yetkilileri, Microsoft Dynamics NAV ’ın sağladığı bu verimlilik artışının çalışanların motivasyonunu da olumlu etkilediğini, eskiden saatlerce bekledikleri bir raporu bir tuşla hemen ekranlarında görünce, çalışanların yüzünün güldüğünü belirtiyorlar. Microsoft Dynamics NAV ’ın şirket çalışanlarınca kolay ve hızlı benimsenen bir uygulama olması sistemin başarısında da önemli bir rol oynuyor.

Tüm Birimler Arasında Entegrasyon
Cem Pulat, Microsoft Dynamics NAV ile Servus ’taki tüm birimler arasında entegrasyonu sağladıklarını vurguluyor: “Stoğundan muhasebesine, teknik servisine, şubelerimize kadar tam bir entegrasyon içinde çalışıyoruz. Ayrıca entegrasyonun bir sonucu olarak kullanım kolaylığı geldi ve kullanıcıların bilgiye daha kolay erişebilmesini de sağlamış olduk. Genel müdürden teknisyene kadar Servus ’un tüm çalışanları için gerekli bilgilere çok kolay erişme imkanı sağladı.“

Microsoft Dynamics NAV bir ana sistem olarak merkezde çalışırken, şirketin farklı yerlerdeki çalışanları iletişimin olduğu bir noktadan sisteme bağlanarak işlerini yürütüyorlar. Bu işlemler çift yönlü: Servus merkezinden sahadaki lokasyonlara veya şubelere bilgi giderken o noktalardan da merkeze bilgi geliyor. Hüseyin Keskin “Dolayısıyla artık yer farklılığını, mesafeleri bir anda kaldırmış oluyorsunuz“ diyor.

Cem Pulat ise Microsoft Dynamics NAV ile çalışanların karşısında tek bir sistem olduğunu söylüyor: “Stok, teknik servis, muhasebe dağınık değil; hepsi tek sistemde tek yerden görünüyor. Bilgiyi farklı farklı yerlerden çekip birleştirmekle uğraşmıyorsunuz. Microsoft Dynamics NAV ’a girdiğim zaman stoğumu da görüyorum, alacaklarımın ve borçlarımın durumunu da görebiliyorum ve hepsini tek noktadan kontrol gücüne sahibim. Bu büyüklükte bir yapı için bu çok önemli. Parça parça geldiği zaman mutlaka bir yerde, bir şeyler kayboluyordu.“

Kolay Oluşturulabilir Raporlar
Microsoft Dynamics NAV ‘ın, Servus’ta, raporlama alanında da çeşitli faydalar sağladığını söylüyor: “Eskiden rapor isteği ilgili departman tarafından ERP grubumuza iletilirdi; onlar da işlerinin yoğunluğuna bakar, ‘şu zamanda bitiriyoruz’ derlerdi. Bir anlamda ‘bu gün git, sonra gel!’ Şimdi kullanıcı daha rahat, raporlarını kendisi oluşturabiliyor. Kullanım kolaylığı burada bir kez daha devreye giriyor. Microsoft ailesinin tanıdık yapısı içinde kullanıcılar kendi raporlarını çok daha kolay oluşturabiliyorlar. Bu da bizim işimizi kolaylaşıyor; kendi grubumuzda iş yükü yaratmamış oluyoruz. Sonuçta bizim için burası aynı zamanda bir kâr merkezidir; onların kaynaklarını az kullanıyoruz, kendi işimize daha çok vakit ayırmış oluyoruz.“

Servus her ay, sonuç raporları alıyor. Şirket yönetiminin şirketin gidişatını görmesini ve ortaya çıkan tabloya göre neleri değiştireceklerinin kararını alabilmelerini bu raporlar sağlıyor. Cem Pulat, 2006 ’da Uluslararası Finansal Raporlama Standartlarına uygun raporlar çıkarmaya başlayacaklarını; bu yüzden Microsoft Dynamics NAV ile şirketin operasyonlarının gerek mali işler, gerek sahadaki teknisyenler, gerek muhasebe elemanları tarafından tek noktadan görülebilmesinin kendileri için çok önemli olduğunu söylüyor.

Kolay Yönetebilirlik
Hüseyin Keskin, Microsoft Dynamics NAV ‘ın yönetilebilirliğine ilişkin şunları belirtiyor: “Tabii ‘tek tuşla her şeye ulaşabilme’ Microsoft Dynamics NAV ’ı diğer paketlerden ayıran temel özelliktir. Zaten ismini de navigasyon ve vizyon sözcüklerinden alıyor. Kolaylıkla ekranlar arasında geçiş yapabilme, istediğiniz bilgiye hızlı bir şekilde ulaşabilme, Microsoft Dynamics NAV ’ı diğer ERP paketlerinden ayıran özelliklerdir.“

Servus her ay müşterilerinden 35-40 bin arası çağrı almaktadır. 5 bine yakın müşteri kartı içinse her ay yaklaşık 1000-1500 arasında fatura kesiliyor. Cem Pulat: “Microsoft Dynamics NAV ’ın şu an böyle bir yapıyı yönettiğini ve önemli bir yükün altından kalktığını“ söylüyor.

Değişikliklere Kolay Uyarlanabilirlik
Servus yetkilileri, pek çok sektör gibi kendi sektörlerinde de her şey çok hızlı değiştiği için, Microsoft Dynamics NAV ’ın dinamik ve esnek yapısıyla, öngörülen veya öngörülemeyen değişimlere ilişkin, iş süreçleri bazında çok rahatlıkla adapte olabilen bir sistem elde etmiş olduklarını da vurguluyorlar.