Alanında Türkiye'nin en büyük kuruluşu olan Hassan Tekstil, orijinal sentetik elyaflardan konfeksiyon, temizlik bezi üretimi, hijyen pedler,medikal, beyaz eşya, ayakkabı, otomotiv, inşaat ve izalosyon gibi 20 farklı sektör için farklı ara girdi üretmektedir. Hassan Grubuna bağlı Şiteks 30.000m2 alanda keçe üretimi, Hassan Tekstil 20,000 m2 alanda nonwoven(dokunmayan) üretimi, Haspaş 4.000 m2 alanda yorgan ve yatak takımı üretimi, Catsis 8.000 m2 alanda otomotiv ve beyaz eşya sanayine izolasyon parçaları üretimi, Telasis tela üretimi, Pelsan polietilen film üretimi gerçekleştirmektedir. Telasis alanında dünyada ilk beş üreticiden biriyken, Pelsan Türkiye’de hijyen ve medikal kullanım için ilk hava geçirebilen film üretimini gerçekleştirmiş firmadır.

Teksis, Hassan Grup’un bu farklı sektörler için üretim yapan firmalarının ürünlerini, dünyanın her yerine ihraç etmektedir. Aynı şekilde grup şirketlerinin ihtiyaç duyduğu hammadde ithalatının bir kısmını da gerçekleştirmektedir.

Ticari Durum

Hassan Grubu’na bağlı sekiz fabrikanın üretimini yurt dışına pazarlamak üzere iki kişi ile kurulan Teksis, günümüzde 22 kişiye ulaşmıştır. Teksis kurulduğu günlerde iletişim ve bilgi işlem sektöründeki hızlı gelişme henüz başlamamıştı. Sipariş ve operasyon takibi için daha çok Microsoft Office Word ve Excel kullanan firma, müşteri iletişimi için de faks kullanmaktaydı. Ancak artan üretim ile birlikte sipariş varyasyonları da artmaya başlamış, ve çalışanların Word ve Excel’de tüm bu süreci takip etmesi giderek daha zahmetli ve hataya açık bir hale gelmişti.

Özelllikle müşteri sayısındaki artış ile, aynı ürün için kilogram, metre, metretül, rulo, metrekare, yard gibi farklı sipariş ölçü birimleri kullanılmaya başlandı. Bu farklı ölçü birimleri nedeniyle toplam siparişin kaç konteynır ve ya tır olacağını hesaplamak zorlaşmaktaydı. Toplam maliyetin yarısının taşıma ücretlerinin oluşturduğu firma için bu hesaplamaları doğru yapmak karlılığı çok etkileyen bir unsur olarak öne çıkmaktaydı.

Teksis ve bağlı bulunduğu Hassan Grup, artan ihracat ve ileriye dönük çok daha büyük hedeflere ulaşmak için operasyonel verimliliği ve karlılığı artıracak bilgi sistem alt yapısını yenileme kararı alarak, 2006 yılında çözüm arayışına başladılar.

Çözüm

Teksis ve Hassan Grup, uygulayacağı çözümün tek bir firmaya bağlanmayacağı, karmaşık teklif hazırlama ve sipariş yönetme süreçlerine destek olabilecek, ileride değişecek iş süreçlerine kolaylıkla uyum sağlayacak, global desteği olan bir çözüm olmasını istiyorlardı. Özellikle ilk başta çok cazip fiyatlar veren bazı firmaların, proje sonrası istenen bazı değişiklikler için çok yüksek fiyatlar talep etmesi, ilk alımda daha uygun maliyetli gözüken yazılımların çok pahalıya mal olmasına neden oluyordu. Bu yüzden alınacak danışmanlık hzmetlerinde, destek alınabilecek alternatif çözüm ortaklarının olması, öncelikli kriterlerden biri haline gelmişti.

Kritik süreçler olarak birbirinden çok farklı stok ve üretim yapısına sahip sekiz firmanın teklif hazırlama, sipariş yönetimi, ihracat yönetimi, üst yönetim raporlaması, çok boyutlu performans sistemi desteği ve az elemanla çok iş yapılmasını sağlayacak ekran tasarımları belirlendi.

Bu arayışın başladığı günlerde, Amerika Birleşik Devletleri’nde gerçekleştirilen ISPA(International Sleeping Products Association) fuarında Microsoft Dynamics AX ile tanışan firma, Türkiye dönüşlerinde program hakkında daha fazla araştırma yapmaya başladı. Hammadde aldıkları Gemsan firmasının da Microsoft Dynamics AX kullandığını öğrenince, firmadan program hakkında görüş aldılar. Aldıkları olumlu geri bildirimler sonucu, burada projeyi gerçekleştiren Microsoft Dynamics iş ortağı ETG Datatraining ile temasa geçtiler.

Yapılan ön sunumlardan ve kendileri için hazırlanan prototipten memnun kalan firma, Microsoft Dynamics AX ile ilerlemeye karar verdi. Proje ekipleri kurulduktan sonra öncelikle üç üretim firmasında proje başladı. Stok kodlarında grup standartları belirlenip uygulamaya alındı. Bu standartlar belirlenip, stok kodları yenilendikten sonra, tüm şirketlerin ihrcatını yapan Teksis’de proje başlatıldı.

Projenin başlaması ile birlikte mevcut 50 çeşit farklı faturanın, mümkün olduğunca tüm şirketler tarafından ortak kullanabilecek asgari sayıya indirilmesine çalışıldı. Her ürünün farklı ölçü birimlerinde ve farklı ambalaj seçeneklerinde kaplayacağı hacimler hesaplanarak sisteme tanıtıldı. Sektör bazında bazı kurallar kondu. Örneğin otomotiv sektörüne ürünlerin set olarak satılmasına karar verildi. Belli ürünlerde çok seçenekli olan bazı parametreler, müşterilerle görüşülerek ortak standartlar belirlendi.

2007 ilk ceyreği sonunda Teksis’te kullanıma alınan sistem, kullanıcılar tarafından benimsenmeye başlandıkça, Microsoft Office Word ve Excel uygulamaları devreden çıkartıldı. Bir dönem tüm kullanıcıların sisteme adapte olması ve sistem dışında bilgi kalmaması amacı ile, Microsoft Office Word ve Excel programları bilgisayarlardan kaldırıldı. 2008 Temmuz ayı itibari ile, sistemde bir senelik veri birikmiş oldu. Performans sisteminin ana kriteri olan önceki yılın aynı ayına oranla gerçekleşen büyüme rakamının sistemden alınır hale gelmesi ile, en kritik süreçlerden biri olan performans yönetimi de Microsoft Dynamics AX tarafından yönetilmeye başladı.

Yararlar

Müşteriye Hızlı ve Doğru Teklif Verebilmek
Teksis Genel Müdürü Sn. Bülent Kesicier, artan rekabet nedeni ile müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılayabilecekleri pek çok firma olduğunu ve teklif vermekte gecikilirse müşterinin teklif alabildiği firmalardan birini seçip siparişi o firmaya vereceğini belirtmekte. Kesicier “Ancak teklif verilirken yapılabilecek bir hata, siparişten zarar edilmesi ile sonuçlanabilir. Toplam maliyetin %50’si nakliye giderlerinden oluşabiliyor. Nakliye giderlerini belirleyen parametreler doğru konmazsa, zaman baskısı ile birlikte firmayı zarara sokacak bir teklif verilebilir” diyor. Eskiden Excel dosyalarında yapılan yanlış bir giriş, satılan üründen zarar edilmesine neden olabiliyordu. Ancak şimdi tüm teklif süreci Microsoft Dynamics AX ile yönetilmekte. Teklif oluşturmak hem çok hızlı hem hatalardan olabildiğince arınmış durumda. Ayrıca konan kontroller ile, teklif fiyatının, toplam maliyetinin altında olması da kontrol ediliyor. Hesaplanan teklif fiyatı, sistemde bulunan o ürüne ait maliyetin altında olursa, hem kullanıcıya hem yöneticilerine uyarı mesajları gönderilerek, zararına satış önlenmiş oluyor.

Ayrıca her sevkiyattan sonra, teklif verilirken hesaplanan ön maliyet ile, sevkiyat sonrası gerçekleşen son fiili maliyet karşılaştırılarak, siparişin karlılığı takip edilebilmekte. Bu analizler ile karlılığın maksimum seviye getirilmesi için, üretimden başlayarak, sevkiyata kadar her aşamada alınması gereken önlemler, ilgili tüm birimlerce belirleniyor ve uygulamaya alınıyor.

Artan Çalışan Verimliliği
Microsoft Dynamics AX ile teklif verme ve ihracat sürecinin tümüyle sisteme aktarılmış olması, çalışan verimliliğinde yüksek artışları beraberinde getirdi. Önceden yarım saat süren bir ihracat muamelesi, beş dakikaya indi. Bir ihracat operasyonu için eskiden sekiz saat süren işlemler, şu anda bir saatte bitiyor. Sağlanan bu verimlilik sonrası, gün içinde ortaya çıkan kapasite boşluğu, grubun ithalatının da yavaş yavaş Teksis sorumluluğuna alınması ile dolduruldu. Yeni sisteme geçilmediği yıllarda, yaklaşık 1 milyon USD ihracat artışı sonrası, artan sipariş ve ihracat işlemini yönetmek için bir yeni eleman alınması gerekirken, sisteme geçildikten sonra %100 büyüme sağlanmış olmasına rağmen, yeni destek elemanı alınma ihtiyacı duyulmamış. Kesicier ‘Bu sisteme az çalışanla çok iş yapmak, böylece rekabetten kopmamak için yatırım yaptık. İstediğimize de ulaştık.” diyor. Kesicier kendi ifadesiyle ‘artık kaleciler golu engellemek için sürekli kalede durmak zorunda değil. Artan rekabette mühim olan gol atmak. Artık kaleciler de gol atacak” diyerek, artan verimlilik sayesinde boşa çıkan her çalışanı pazarlamaya kaydırıyor.

Artan verimlilik firma içi kaynakların daha iyi kullanılmasını sağlarken, firma dışı hizmet sağlayıcılara da bazı avantajlar getirmiş. Örneğin, gümrük hizmeti aldıkları firmaya sisteme giriş izni verilip, gerekli belgeler için fabrikaya gelme zorunlulukları ortadan kaldırılmış. Bu sayede gümrük hizmetlerini veren firmanın ayda 10,000 km yol yapması önlenmiş ve karşılığında hizmet bedellerinde %15 indirim alınmış.

Firmanın Anlık Durumunu Görebilme
Tüm teklifler, ön maliyetler, sipariş ve sevkiyatlar Microsoft Dynamics AX ile yapılmaya başlanınca, Teksis, anlık durumunu sistemden takip eder hale geldi. Aylık fiili durum raporlarını, bir sonraki ayın 20’sinden sonra alabilen firma, artık ayın birinde geçmiş aya ait tüm fiili raporları alabiliyor. Teklif isteyen müşteriler, bu müşterilere verilen teklifler, çıkan proformalar, fabrikaya geçilen siparişler, önümüzdeki aylarda yapılması gereken sevkiyatlar ve tutarları gibi firmanın mevcut durumunu analiz etmek için gerekli çok önemli raporlara her an ulaşmak mümkün.

Müşteri Analiz ve Kampanyaları
Yıllar içinde Hassan Grup’a bağlı sekiz firma çok farklı müşterilere satış yapmış olmasına rağmen, bu bilgiler farklı kişilerin bilgisayarlarına ya da farklı şirketlerin farklı birim dosyalarına dağılmış durumdaydı. Merkezi bir sistem olmadığı için müşterilerin toplam ciro takibini yapmakta zorluklar yaşanabiliyordu. Oysa şimdi hepsi tek bir sistemde toplanmış durumda. Çalışanlar artık müşteri cirolarını sürekli kontrol ederek, rakip atak ve kampanyalarını mümkün olduğunca erken fark etmeye çalışıyorlar

Tüm müşterilerin merkezi bir sistemde toplanması ile, zaman zaman zorluk yaşanan ürünler ya da pazarlarda hemen kampanya yapmak, biriken stokları kısa süreli indirim fırsatları ile eritmek mümkün hale geldi. Eskiden hazırlığı oldukça zaman alan bu tür işlemler, artık tek bir ekrandan, ilgili parametreler tanıtılarak kolaylıkla gerçekleştirilmekte.

Çalışan motivasyonu ve artan ciro
Sn.Kesicier ‘Bu sisteme geçilmeden önce bölge müdür ve asistanları da dahil olmak üzere, herkes işin bürokratik tarafı ile uğraşır, herkes evrak peşinde koşardı. Eskiden 3 bölge müdürü ve 2 müdür asistanı ile takip ettiğimiz işleri tek bir kişi ile yapıyoruz. Bu durumda müdürlerimiz satışa odaklandılar. Bu sayede iki senede ciromuzu ikiye katladık” diyor. Küresel rekabetin giderek artması sonrasında firmada herkes pazarlamacı ilan edilmiş. Tüm birim çalışanlarının pazarlamaya yardımcı olması gerektiğinin altını çizen Kesicier “Artık muhasebe çalışanlarımız bile pazarlamacı. Sistemden aldıkları tahsilat raporlarını, pazarlama elemanları ile paylaşıp, ödeme güçlüğündeki müşterilere dikkat çekiyorlar. Ya da müşteri bazında ciro eğilim analizlerini hazırlayıp, cirosu düşen müşterileri pazarlama sorumlularına aktarıyorlar. Bölge bazında ciro raporu alıp, potansiyel analizleri yapılmasına yardımcı oluyorlar. Tüm birimler, artan verimlilik sonrası rutin işlerini sisteme bırakıp, bu tür pazarlama birimlerine yardımcı olacak ek bilgi oluşturmaya çalışıyor” diyor. Bu durum şirket içinde herkesin motivasyonunu arttırmış durumda. Son iki senede gelen başarının altında yatan gizli sebeplerden biri de bu motivasyon artışı.

Kendi Kendine Yeterlilik
Hassan Grup Şirketleri’nde başlayan proje sonrasında tanıdık Microsoft teknolojilerine hızlı uyum sağlandı ve grup kendi içinde Microsoft Dynamics AX yetkinliğini arttırdı. Grup şirketlerinden Pelsan, herhangi bir danışmanlık almadan kurulum çalışmalarını tek başına yönetti ve benzer büyüklükteki ERP projelerinin toplam maliyetinin çok altında bir bütçe ile sistemi kullanıma aldı.