Çözüm

Wilo büyüyen işlerini yönetmek, özellikle müşteri memnuniyetini çok etkileyebilecek servis kalitesini üst düzeyde tutabilmek için kapsamlı bir yazılıma ihtiyaç duyduğunda, Almanya’daki merkezlerinden Microsoft Dynamics NAV önerildi. Önce global iş ortağının danışmanlığında başlayan proje, daha sonrasında Tradesoft ile devam etti. Tradesoft’un yetkin danışmanları sayesinde çok hızlı bir kurulum gerçekleştirildi.

Projenin en kritik aşaması, çok dinamik bir ortamda çalışan Wilo çalışanlarının, yeni sistemi kullanmalarını sağlamaktı. Bunun için Wilo ve Tradesoft, Microsoft Dynamics NAV’ı, çalışanların iş yapış şekillerine göre uyarlayıp mesai zamanlarının yaklaşık %60’ını harcadıkları rutin işleri ortadan kaldırarak bu direnci kırmayı hedefledi. Microsoft Dynamics NAV ve Microsoft Office ürünlerinin bir arada kullanılabiliyor olması, kullanıcılara Microsoft Excel içinden de verilere ulaşma, verileri analiz etme ve raporlama şansı verdi. Bu da kullanıcıların direncini kırma ve sistemin çok daha yaygın kullanılarak elde edilen getirinin en üst düzeye çıkartılmasını sağladı.

Yararlar

Zamandan Tasarruf
Wilo Lojistik ve Bilgi Teknolojileri Direktörü Sn.Ender Fıratoğlu kurulan sistem ile çalışanların rutin işlerini yapmak için çok daha az zamana ihtiyaç duyduklarını belirtiyor. Özellikle kendisine bağlı dış ticaret, satınalma, sevkiyat ve depo birimlerinden talep edilen ve en fazla vakit harcanan ‘Sipariş ekleme, siparişlerin durumunu öğrenme, sevkiyat içerikleri ve aşamaları hakkında bilgi alma’ gibi bayilerden gelen istekler ortadan kalkı. Microsoft Dynamics NAV ile tüm bu işlere ayrılan normal mesai süresinin yaklaşık %40’ı geri kazanıldı. Ayrıca bayilerin ihtiyaç duyabileceği bilgiler, her gün e-bülten olarak kendilerine gönderilerek, bayilerin kendi işlerini yönetmeleri ve planlamaları için büyük destek sağlandı.

Artan Verimlilik
Wilo, son 5 sene içinde gerçekleştirdiği yaklaşık %210 büyümeye karşılık satınalma, üretim, depo ve sevkiyat birimlerinde ek eleman alımı gerçekleştirilmedi. Microsoft Dynamics NAV ile teknolojinin sunduğu imkanlardan sonuna kadar yararlanarak, ek iş gücü ihtiyaç duyulmadan bu hızlı büyüme desteklendi. Artan verimlilik ile sağlanan kaynak tasarrufu, satış organizasyonunun büyütülmesine ayrıldı. Bu sağlanan kaynak ile son 3 senede 5 yeni bölge müdürlüğü kurularak, coğrafi yayılım sağlandı ve hızlı büyümenin temelleri atıldı. Merkezi bir sistemin olması coğrafi yayılmayı da destekledi.

Satış Performans Takibi
Microsoft Dynamics NAV ile büyük avantaj sağlayan departmanlardan biri de Satış Departmanı oldu. Daha öncesinde kendilerinden istenen teklif isteklerine cevap verildikten sonra takibi yapmakta zorlanan satış ekibi, yeni sistemle birlikte, teklifleri Microsoft Dynamics NAV üzerinden vermeye başladı. Teklif hazırlama süresini oldukça azaltan sistem, verilen tekliflerin takibini de sağlayarak, satışa dönmeyen teklif adedini ve tutarını raporlamaya başladı. Bu hem satış fırsatlarının daha iyi değerlendirilmesi için bir uyarı mekanizması sağladı hem de kaybedilen işlerin analizini mümkün hale getirdi. Böylece satış ekibinin performansı farklı boyutlardan incelenebilir hale geldi.

Rekabet Avantajı
Sn. Ender Fıratoğlu, ‘Bizim sektörümüzde başarı için en önemli kriter, doğru termin süresi verebilmek ve verilen termin tarihine uyabilmektir’ diyor. Eskiden teklifler hazırlanırken, termin süresini hesaplamak kişisel tecrübeye dayanıyor, bu yüzden Wilo, tahmini termin süreleri üzerine 2 hafta emniyet süresi vererek müşteri teklifi hazırlıyordu. Ancak Microsoft Dynamics NAV ile, termin süreleri saat detayında sistem tarafından hesaplanabiliyor. Böylece çok daha rekabetçi teklifler verilebiliyor ve termin süresine uyum konusunda azalan riskler nedeniyle stok maliyeti de düşüyor. Ender Bey, bu yeni sistemden elde ettikleri faydayı ‘Stok devir hızı projeye başlamadan 6,5 civarındaydı. Şu anda ise 10,5. Yani Wilo, son senelerde yaşanan yaklaşık %210’luk büyümeye rağmen, elinde tuttuğu ortalama stok miktarlarını arttırmadı. Stokta tutma maliyetini sabit tutarak kaynaklarını daha verimli kullanıyor’ diye açıklıyor.

Artan İçgörü
Microsoft Dynamics NAV içindeki boyut mantığı, istenen detayda bilgi girilmesine ve rapor alınmasını sağlıyor. Verinin farklı boyutlarla saklanabiliyor olması, şirket içindeki farklı iş gruplarının performansını takip etme şansı veriyor. Ender Fıratoğlu bu konuda pazarlama departmanın çok kullanıdğı bir rapordan bahsediyor. ‘Örneğin, boyut mantığı pazarlama giderlerinin hangi amaçlarla harcandığını ve bu harcamalar sonucunda ne kadar gelir elde edildiğini raporlayabiliyor. Pazarlamaya ayrılan bütçeyi en iyi şekilde değerlendirmek için gerekli tüm detay sistemden alınabiliyor.’ Aynı şekilde artık maliyetler de daha doğru hesaplanıyor. Bu konuda da Ender Bey şu örneği veriyor. ‘Öncesinde malzemelerin satınalma fiyatlarının üzerine genel giderler eklenip, maliyet hesabı yapılırken, artık tüm verilerin Microsoft Dynamics NAV’de olmasından dolayı, ürün bazında alım, genel gider, stokta tutma maliyeti, ödeme vadesinden gelen finansal maliyet gibi tüm detay maliyet kalemleri takip edilebiliyor.’ Bu sayede Wilo, ürün ve ürün grubu bazında daha detaylı ve doğru yapılan maliyet hesapları ile birlikte, şirketin sahip olduğu kaynakları daha verimli planlayarak, karlılığını her yıl daha da arttırdı.