Durum

Ülker Grubu’nun Holding şirketi Yıldız Holding’in iştirakleri gıda, ambalaj, finansman, menkul değerler, lojistik hizmetleri, bilişim ve telekomünikasyon gibi alanlarda faaliyet gösterirken, Holding grubun yurtdışı yatırımlarından da büyük ölçüde sorumlu. Grup kendi özkaynakları ve Avrupa finans kuruluşlarıyla yaptığı işbirlikleriyle yurtdışında, satın aldığı veya sıfırdan kurduğu fabrikalarda üretim yapıyor.

Holdingin Romanya’da kurduğu Eurex Alimantare SRL firması, Ülker Grubu’nun Romanya’daki üretim operasyonlarından sorumlu olurken, Bükreş yakınlarında bisküvi, kraker, çikolata üretmek üzere 87 bin metrekarelik bir alanda yeni bir fabrika kurmuş bulunuyor. Eurex’in Ülker Grubunun gücüyle Romanya’da sıfırdan kurduğu bu üretim tesisi Türkiye’nin Romanya’daki en büyük yatırımlarından birini temsil ederken aynı zamanda Romanya gıda sektöründe de önemli bir açığı kapatmayı hedefliyor. Üretim tesisinde kraker, çubuk kraker, Biskrem üretim hatları 2005 yılında faaliyete geçerken, gofret, çikolata, kruvasan üretim hatlarının 2006 yılı içerisinde üretime geçmesi planlanıyor.

Yıldız Holding, yeni Romanya fabrikasından başlayarak, şirketin Cezayir, Ukrayna, Kazakistan, Özbekistan, Almanya, Hollanda gibi diğer ülkelerdeki yapılanmalarında da model oluşturacak, kurumsal ölçekte bir ERP çözümüne ihtiyaç duyuyordu. Bu ERP çözümünün hem farklı ülkelerdeki farklı operasyonlarının ihtiyacına cevap verebilecek esneklikte ve ölçeklenebilir olması hem de uluslararası kabul gören standartlara uygun olması gerekiyordu. Yıldız Holding Yurt Dışı Yatırımlar Finansman Müdürü ve aynı zamanda dış yatırım erp projelerinden sorumlu Proje Yöneticisi olan Münir Çekici, ”KOBİ üzeri, kurumsal ölçekte hizmet verebilecek, öte yandan istediğimiz standartları karşılayacak ve kullanıcıların içinde kaybolmadan, kolayca kullanabilecekleri bir ERP programı istiyorduk” diyor.

Çözüm

Piyasadaki alternatif ERP çözümlerini değerlendiren Yıldız Holding proje yönetimi, Microsoft Türkiye ile temasa geçerek Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics NAV çözümünün Romanya üretim tesislerindeki ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamayacağını öğrenmek istedi. Microsoft Türkiye yetkilileri ve Microsoft Dynamics çözüm ortağı Tradesoft ile birlikte gerçekleştirilen toplantıda Yıldız Holding proje yönetimi tarafından üretim tesisinin finans, üretim, insan kaynakları gibi farklı operasyonları ile ilgili iş ihtiyaçlarını içeren uzun bir liste sunuldu. Toplantıda Microsoft Dynamics NAV’un bu ihtiyaçları karşılayabilmesi halinde, karar alma sürecinde bir alternatif olarak değerlendirilebileceği bildirildi.

Tradesoft İş Çözümleri Departman Müdürü Murat Kafkas, ”Bu taleplere bakarak iş süreçlerin büyük bir bölümünün Microsoft Dynamics NAV içinde standart olarak yer aldığını, belli iş akışlarında gereken geliştirmeler içinse; Microsoft Dynamics NAV’un kendi geliştirme araçları ile Yıldız Holding’in tüm ihtiyaçlarına cevap vereceğini bildirdik” diyor. Tradesoft, istenen çalışmaların Microsoft Dynamics NAV ile 100 adam/gün gibi kısa bir süre içinde tamamlanacağını ve buna sadece geliştirme çalışmalarının değil danışmanlık süresinin ve program modüllerinin kurulumunun da dahil olduğunu bildirdi. Murat Kafkas, ”Program içerisinde müşterinin ihtiyaç duyduğu veya duyacağı iş akışlarının kurgulanabilmesi bizim için çok önemli bir nokta; çünkü projenin gidişatı hatta proje hedeflerinin gerçekleştirilmesi büyük ölçüde buna bağlı” diyor.

Yıldız Holding gerçekleştirdiği değerlendirme sonucunda Microsoft Dynamics NAV’u Yurtdışı yatırımlarında kullanacağı ERP çözümü olarak belirledi ve ilk etapta Romanya fabrikasında kullanma kararı aldı. Münir Çekici, ”Romanya, 2007 yılında Avrupa Birliğine girecek, gelecekte önemli mesafeler kat edebilecek bir ülke” diyor. ”Alacağımız programın ilk etaptaki yatırım boyutu ve gelecekte öngörülen yapıya göre ölçeklenebilirliği önemliydi. Ayrıca biz dış yatırımlarımızın tümünde tek bir program kullanılmasını hedefliyoruz. Microsoft Dynamics NAV’ın faaliyet gösterilen ülkelerde yerel lokalizasyonun olması ve dil desteği, tek bir programla sağlanacak zaman ve insan kaynağı tasarrufunu da beraberinde getirmekte. Bu faktör, Microsoft Dynamics NAV’un seçiminde önemli bir rol oynadı.”

Projenin ilk çalışma safhaları İstanbul’da gerçekleştirilirken bu çalışmaya fabrikanın Romen Finans Direktörü de katıldı ve gerekli ihtiyaçlar ve projenin nasıl yürüyeceği detaylarıyla çıkarılmaya başlandı. Diğer yandan, tümüyle Romen çalışanların istihdam edileceği fabrikada, kullanıcı dilinin Romence olması ve buna paralel olarak kullanıcı eğitiminin Romence verilmesi de isteniyordu. Murat Kafkas bu konuyu nasıl çözdüklerini şöyle anlatıyor: ”Microsoft Türkiye Microsoft Dynamics Ürün Müdürü Haluk Koçak bize bu konuda yardımcı oldu ve Microsoft Romanya ile temasa geçerek orada yerelleştirmeyi ve eğitimleri sağlayacak bir Microsoft çözüm ortağı bulunmasını sağladı. Bu başarılı bir işbirliği oldu, onlarla özel bir destek anlaşması da imzalandı. Şimdi aynı yapıdaki işbirliğini Ülker Grubunun Cezayir’de ki üretim yatırımı için de gerçekleştiriyoruz, Cezayir’de de Microsoft Dynamics yerel çözüm ortağı ile işbirliği yapıldı.”

Tradesoft’ta bu projeden sorumlu Proje Yöneticisi olan Müge Kısaalioğlu, Romanya projesinde ilk kez gerçekleştirdikleri bir diğer süreci şöyle anlatıyor: ”Romanya’da yerelleştirilip kullanılmakta olan en son Microsoft Dynamics NAV sürümü 3.60 idi ancak müşterimiz 3.70 sürümünün demolarını görmüştü ve bu sürümdeki fonksiyonaliteyi kullanmak istedi. Bunun üzerine Tradesoft olarak Romanya lokalizasyonunu 3.60 sürümünden 3.70’e kendimiz taşıma kararı aldık. Romanya’daki Microsoft çözüm ortağının da desteğiyle sistemi güncelledik. Bu bizim için projenin en önemli basamaklarından biriydi.”

Eurex’te Microsoft Dynamics NAV ile birlikte gelen 15 modülün önemli bir kısmı kullanıldı. Kullanılan başlıca modülleri finans, satınalma, üretim, satış, stok, kapasite planlama, sabit kıymetler modülleri oluşturuyor. Romanya’da bordro yapısı farklı olduğu için Tradesoft’un önerdiği yerel bir İnsan Kaynakları çözümü alındı ve Microsoft Dynamics NAV ile entegre edildi. Tüm modüller entegre şekilde çalışırken ortak bir veritabanından besleniyor. Bu sistemde kullanıcı yetkileri tanımlanarak erişim hakları belirlendi.

Tradesoft, Yıldız Holding’in kendi iş süreçlerine ve gıda sektörüne özel taleplerini karşılamak üzere özelleştirme çalışmalarını da yürütmeye başladı. İlk aşamada Türkiye ile Romanya arasındaki finans yönetim farklılıkları ele alındı. Müge Kısaalioğlu şöyle diyor: ”Romanya’da yerel kurallara göre tutulan bir hesap planı var ancak Türkiye’deki kontrolörler bunun Türkiye hesap planına göre karşılığının olmasını, aynı işlemin çift taraflı çalışmasını istediler. Romanya’daki yerel kurallara göre işlem kayıtları oluşturulurken Türkiye’den bu hesaplarda aslında ne çalışması gerektiği görülebilmeliydi. Bunun için sistem içerisinde alternatif hesap planı yapısı geliştirildi.”

Ayrıca gıda sektöründe ilgili bakanlık ve kurumların kontrol ve denetimi altındaki süreçlere göre Microsoft Dynamics NAV satınalma aşamasına dair ek kalite kontrol süreçleri geliştirildi. Eğer satınalım teslimatı aşamasındaki ürün istenen kalitenin altındaysa, Microsoft Dynamics NAV bu ürünü doğrudan karantina stoğuna atıyor, üzerinde işlem yapmayı engelliyor ve karantina stoğundan ancak tedarikçiye geri sevkiyat yapılabiliyor. Kalite kontrolden geçemeyen ürünler üretim sürecine giremiyor. Benzer şekilde ERP çözümlerinde sunulmayan ama gıda sektöründe yaygın olarak kullanılan dağıtıcılara yönelik promosyonlar ve ‘bundle’ ürünler için bir promosyon yapısı kuruldu. Yapılan geliştirmeler ile sistemin içerisinde, belirli bir ürün grubundan belirli miktarsal veya tutarsal alımlar için indirimler, sıfır bedelli promosyonlar veya ciro primleri tanımlanabiliyor. Yine gıda sektörüne özel olarak son kullanma tarihi kontrolüne yönelik bir çalışma gerçekleştirildi ve Microsoft Dynamics NAV içindeki lot takip sistemi geliştirilerek son kullanma tarihine daha yakın olan ürünlerin sevkiyat sırasında önceliği sağlandı. Ayrıca sisteme, private label üretim yaptırmak isteyen ulusal zincir marketler için müşteri bazlı ürün tanımlayabilme özelliği eklendi. Üretimi durmuş ancak stokta veya dağıtıcılarda bulunan ürünler için ‘discontinuation’ adı verilen bir geliştirme sisteme eklendi. Ürünlerin hiyerarşik bir yapıda kategorize edilmesini sağlayan Microsoft Dynamics NAV özelliği uygulandı.

Murat Kafkas, ”Romanya fabrikası Haziran 2005’te satılabilir ürün üretmeye başladı” diyor. ”Biz ise projeye Mart 2005’te başladık; Mayıs ayı içerisinde satış, satın alma, demirbaş, stok ve finans ile birlikte Microsoft Dynamics NAV kullanılabilir durumdaydı. Eğitimler de Mayıs ayının ikinci haftasından itibaren tamamlandıktan sonra sistemi canlı olarak kullanmaya başladılar. Hatta o arada sene başından itibaren oluşmuş tüm kayıtları sisteme girerek tüm yılı yeni sistem üzerine aldılar ve parçalanmış veriden kurtuldular.”

Yararlar

Uluslararası Finansal Raporlama Standartlarına Uygun Altyapı
Microsoft Dynamics NAV, Yıldız Holding’in Romanya fabrikası dışında Cezayir, Ukrayna, Kazakistan, Özbekistan, Almanya, Hollanda gibi ülkelerde de kullanılacak, bu ülkelerdeki yapılanmalarda model oluşturacak standartları sağladı. Farklı para birimlerine göre işlem yapabilen (‘multi-currency’ özelliği) Microsoft Dynamics NAV, ayrıca Uluslararası Finansal Raporlama Standardına (UFRS) uygun şekilde kayıt üretiyor ve stok ve demirbaş tarafında da buna uygun hesaplama yapıyor.

Microsoft’un uluslararası yaygın çözüm ortağı yapısı ve uluslararası desteği de bu projenin başarıya ulaşmasında önemli bir rol oynadı. Yıldız Holding için projeyi geliştiren Tradesoft’un yanı sıra yerelleştirme çalışmaları için Romanya’da tecrübeli bir Microsoft çözüm ortağı kolayca bulunarak kullanıcı geliştirmenin yerel dilde yapılması ve eğitimlerin yerel dilde verilmesi sağlandı.

Ölçeklenebilir Modüler Yapı ve Maliyet Avantajı
Münir Çekici, ”Microsoft Dynamics NAV’un modülleri bizim için avantaj sağlayan granüller bir yapıya sahip” diyor. ”Örneğin finans modülü altında genel muhasebe, bütçe, boyutlara göre analizler gibi granüller var. Modüllerin hepsini satın alıp fazladan bir maliyet üstlenmeniz gerekmiyor. Tek tek granüller ve fonksiyonlar halinde ürünü satın alabiliyorsunuz. Bu da bir fiyat avantajı sağlıyor.” Sonradan ihtiyaç duyulması halinde, ilk başta alınmayan opsiyonel fonksiyonların eklenmesi de mümkün.

Müge Kısaalioğlu şunları ekliyor: ”Microsoft Dynamics NAV ile çok küçük projelerden kapasite planlamasına kadar giden büyük projelere kadar ölçeklendirilebilir yapıda. Örneğin Yıldız Holding’in Almanya ve Hollanda’daki firmaları üretim yapmıyor, alım satım yapıyor. Bu şirketler, üretime ihtiyaç duymadığı için Microsoft Dynamics NAV’u daha düşük bir bedelle alıyor.”

Yıldız Holding’in kurumsal ölçekte bir ERP çözümü seçmesi, Eurex’in bu sene başladığı üretim yapısının en az on senelik bir süreçte, büyük bir gelişime açık olduğunu gösteriyor. Microsoft Dynamics NAV, bu firma ile birlikte büyüyebilecek bir yapı sunduğu için gelecekteki ihtiyaçları da rahatça karşılayabilir.

Yüksek Entegrasyon ve Yönetilebilirlik
Microsoft Dynamics NAV çeşitli standart modülleri ve geliştirilebilir yapısıyla, Eurex’in iş süreçlerinin birbirine entegre şekilde, ortak bir veritabanı üzerinden yürütülmesini sağladı. Farklı şekilde yönetilen farklı sistemleri içinde barındıran bir yapı yerine her şeyin tek bir yapı altında izlenebilmesi çalışanların verimliliğini ve yönetilebilirliği artırdı. Yurtdışı operasyonlarındaki bu yönetilebilirlik aynı zamanda maliyet avantajı anlamına da geliyor.

Münir Çekici, Microsoft Dynamics NAV’un en önemli faydasının iş süreçlerini kolay yönetilebilir hale getirmesi olduğunu söylüyor: ”Hem Yıldız Holding’in İstanbul merkezinde hem Romanya Eurex’te aynı yönetilebilirliği elde ettik. Türkiye’deki operasyonlarımızı nasıl kontrol ediyorsak dış yatırımlarımızı da aynı rahatlıkta, anlık olarak kontrol edebilme avantajına sahip olduk. Romanya projesinden sonra yapılan Almanya ve Hollanda uyarlamalarını Cezayir ‘deki projemiz ile devam ettiriyoruz. Yaygınlaşma ile birlikte elde edilen merkezi kontrol denetim yanında beraberinde getirdiği standartlar hızlı yatırım geri dönüşünü de sağlıyor.”

Kullanım Kolaylığı
Microsoft Dynamics NAV kullanıcı dostu bir yapıya sahip. Ayrıca diğer Microsoft ürünlerine alışkın olan kullanıcılara çok tanıdık gelen arabirimler sunuyor. Müge Kısaalioğlu şöyle diyor: ”Bu yüzden eğitim verdiğimiz kişilere kullanacakları ekranları gösterirken, Microsoft Dynamics NAV ile ilk kez tanışmalarına rağmen ‘biz kurcalar, öğreniriz’ yaklaşımıyla geliyorlar. Doğrudan raporlarını görüp kararlarını alabilecek hale geliyorlar. Microsoft Dynamics NAV karşısında ‘başka bir sisteme alışığım, bunu öğrenemem!” gibi bir yaklaşım olamıyor, çünkü görüntüsel olarak Microsoft Office ürünlerine çok yakın bir ürün.”