ERP’NİN
ABC’Sİ
Aberdeen
Research ERP’nin günümüzdeki tanımı
nedir? Bugün artık ERP konuşulurken sadece planlama
fonksiyonundan bahsedilmiyor. ERP artık bir kurumun
yaptığı işin bütününü yansıtan bir kavram olarak
kullanılıyor. Diğer bir deyişle ERP bir kurumun tüm
bileşenlerinin bir bütün olarak görülmesine imkan
veriyor. ERP,
bir kurumun kendi iç süreçlerini bütünleşik bir yapıda
gerçekleştirmeye imkan tanırken, işin kurum sınırları
dışına taşan kısmının da desteklenmesini sağlıyor. Bu
iki süreci birleştiren ERP çözümlerinin genel
karakteristikleri şöyle özetlenebilir: - ERP uygulamaları, iş
süreçlerini adresler.
- ERP uygulamaları
modüler yapıdadır.
- ERP uygulamaları
entegredir.
- ERP uygulamaları
kurumların sınırlarını aşar, müşterilerine, iş
ortaklarına ve tedarikçilerine kadar uzanır.
- Uçtan uca bir ERP
çözümü, kurumun tüm iş fonksiyonlarını destekler.
ERP hakkında kafalarda
soru işareti oluşturan bazı konulara yanıt aramak
gerekirse karşılaşacağımız sorular ve yanıtları şunlar
olacaktır: 1.“İş
süreci” kavramı şirketin bir bölümü veya özel bir
fonksiyonu mudur? İş
süreçleri, kurum içerisinde birden fazla fonksiyona
dokunur. Bu nedenle fonksiyonlar ve bölümler üzeridir.
Örneğin bir şirkette muhasebe bölümü olabilir ya da
satın alma işlemi gerçekleştirilebilir. Bu bölümler
işlerini süreçler aracılığıyla yapar ama süreçler bölüm
veya fonksiyon değildir. Örneğin satış süreci, müşteriyi
edinmekle başlayan ve ürün veya hizmetin karşılığını
müşteriden tahsil edene dek süren bir dizi aşamayı
içerir.. Bu nedenle süreçler çok daha geniş bir yapıya
sahiptir. 2.Modüler
bir ERP uygulaması, standart uygulamalardan nasıl
farklılaşır? ERP
uygulamasının güzel yanı, içerisindeki tüm
fonksiyonların entegre bir yapıda çalışmasıdır. Bu
özelliğe sahip olmayan bir çözüm, iş süreçlerinin
bütününü kapsayamaz. Modüler yapının önemi, ERP
uygulamasını satın alma ve kurma sürecinde daha da ön
plana çıkar. Bir kurum, ERP uygulamasının sahip olduğu
fonksiyonların tümünü kullanmak istemeyebilir. Bu
nedenle modüler yapı istenilen fonksiyonları istenilen
zamanlarda kullanmayı mümkün kılar. 3.Kullandığım
uygulamalar zaten entegre. Neden ERP düşüneyim? Farklı
uygulamalar her zaman birbiri ile uyumlu çalışmaz ve
aslında bu zor bir süreçtir. Ayrıca bir araya gelmiş
birçok uygulama tek bir uygulamanın sağladığı
özellikleri sağlayamayabilir. Yani 2+2 her zaman 4
etmeyebilir. Yapılan
birçok araştırma göstermektedir ki özellikle orta ve
küçük ölçekli kurumlar bazı işlemleri birçok kez
tekrarlamaktadır. Bu mükerrer işlemler sırasında belli
başlı sorunlarla karşılaşmak mümkün. Örneğin sürekli
veri girişi yapmak aman kaybına neden olmakta. Ayrıca bu
girişlerde hata payı yükselmekte. Farklı uygulamalardan
gelen veriler farklı özellikte olacağı için bu verileri
bütünleştirip analizler yapmak elma ile armudu
karşılaştırmak gibi kalacaktır. Entegre
bir ERP paketinde gerekli veriler bir kere girildikten
sonra ihtiyaç duyulan her noktada kullanılabilmektedir.
Uygulamayı kullanan tüm süreçler ve çalışanlar, karar
verme mekanizmasındaki yöneticiler bilgileri aynı
biçimde, gerçek zamanlı olarak görme şansına kavuşur. 4.Neden
ERP uygulaması, kurumun sınırlarını aşmak zorunda? Günümüzde
kurumların işleri zaten kendi sınırlarını aşıyor, dahili
uygulamalar harici uygulamalarla bütünleşiyor. Başarılı
olmak isteyen kurumlar, satın alma süreçlerini, iş
ortakları ve müşterileri ile olan ilişkilerini en doğru
ve etkin biçimde sürdürmek orunda. Bunların tümü harici
operasyonlar gerektiriyor. 5.Kurumun bütününü adresleyen bir ERP çözümüne
sahip olmanın avantajları nelerdir? Komple bir
çözüm sahibi olmanın, parça parça uygulamalara göre
birçok önemli avantajı söz konusudur. - Ölçeklenebilirlik: ERP
çözümleri, kurumun büyümesine paralel olarak
genişleyebilme özelliğine sahiptir.
- Fonksiyonalite: ERP
çözümleri, uygun maliyetlerle farklı fonksiyonlara
gerektiği zaman erişmeyi mümkün kılar. Bugün ihtiyaç
duymadığınız bir özelliği yarın aktive ederek
kullanmanız mümkün.
- Destek ve hizmet: ERP
çözümlerinde destek ve hizmet son derece önemlidir.
Entegre bir ERP ortamının destek ve hizmet işlemleri
çok daha basit ve etkili biçimde gerçekleştirilebilir.
KOBİ’lerin Başlıca Sorunları Dünyada birçok KOBİ,
1990’lı yıllardaki ERP fırtınasına yakalanmış ve bu
sürecin maliyetlerini ve zorluğunu göğüslemekte
zorlanmıştır. Bugün bu kurumların çoğu, güncelliğini
kaybetmiş veya gereğinden fazla büyük uygulamalarla iş
yapmaya çalışmakta ve rekabetçiliklerini korumak için
yeni teknolojilere yatırım yapmak zorunda kalmaktadır.
Bugün birçok KOBi ellerindeki sistemler için
güncellemelere, farklı uygulamalara ve yeni
teknolojilere gereksinim duymaktadır. ERP’yi yeniden
değerlendirmek için doğru zaman mı? Günümüzde
KOBİ’ler için maliyetlerin etkin biçimde yönetimi son
derece önemlidir. Ayrıca KOBİ’lerin finansman eksiliği
de önemli bir sorundur. Buna karşın günümüzün modern
KOBİ’leri, müşteri tabanını büyütmek ve eldeki
müşterileri korumak çabası içerisindedir. Her geçen gün
farklılığı azalan ürün ve hizmetlerin getirdiği rekabet,
KOBİ’lerin bir diğer önemli sıkıntısıdır. Bu
sıkıntıların ERP ile kesiştiği noktalara bir göz atalım: - Kurumsal stratejilerin
ve inisiyatiflerin hayata geçirilmesi için finansman
yetersizliği
- Kurumsal vizyonu ve
hedefleri belirlemedeki sıkıntı
- Kurumsal stratejilerin
ve inisiyatiflerin iletişiminde yetersizlik
- Çalışanların daha
verimli kılınması için gerekli olan ölçütlerin
eksikliği
- Kurumsal amaçları
gerçekleştirecek kalifiye insan kaynağı eksikliği
- Müşteri taleplerini
planlamada yetersizlik
Kurumsal stratejilerin
belirlenmesi ve etkin biçimde duyurulmasının en iyi
yolu, kurum içerisinde portal yapıları üzerinden
çalışanlar ile etkileşimin sağlanmasıdır. Amaçlara
yönelik girişimlerin hayata geçirilmesi için yine insan
kaynağı ile etkin iletişim, e-işe alma sistemleri önemli
avantajlar sağlayacaktır diğer yandan müşteri
taleplerini öngörmeye yönelik analiz ve raporlama
sistemleri süreci oldukça kolaylaştıracaktır. Her ne
kadar orta ölçekli kurumlar bu tür çözümleri hayata
geçirmekte büyük ölçekli kurumlardan biraz daha yavaş
olsa da ERP tüm bu sorunlara çözüm getirmektedir. Sonuç
olarak... Günümüzde KOBİ’ler,
teknolojiyi, stratejilerini hayata geçiren bir araç
olarak konumlandırmaktadır. Gelişmiş analiz araçları,
karar destek sistemleri, raporlama araçları ve süreçlere
özel uygulamaların özellikleri geliştikçe, bu hedef daha
kolay gerçekleşmektedir. ERP çözümleri, bu çabanın en
önemli destekçisidir. KOBİ’lerin farklı iş yapma
biçimleri ve kendilerine özgü dinamiklerinin çeşitliliği
hala son derece fazladır. Buna karşın operasyonel
maliyetlerin düşürülmesi ve yatırımların daha etkin
gerçekleştirilmesi sayesinde KOBİ2ler iş amaçlarına daha
etkin biçimde ulaşacaktır. Bunun yolu ERP’den
geçmektedir. Bu bağlamda KOBİ2ler şu 3 noktaya dikkat
etmelidir: - İş amaçlarının ve
gerekliliklerin bugünün şartlarına göre belirlenmesi
- Potansiyel çözümlerin,
üreticilerin ve katma değerli satıcıların
değerlendirilmesi
- Planların bugün için
değil gelecek için yapılması
| 