Küçük İşletmenizin Maliyetlerini Sorunsuzca Düşürme
Hemen her küçük işletme inişler ve çıkışlar yaşar. Ürüne olan talebin güçlü olduğu ve müşterilerin ödemelerini zamanında yaptığı dönemler olabilir. Ancak paranın gittiği kadar hızlı gelmediği dönemler de olur.
Bir nakit akışı krizi ile karşı karşıya olabilir veya şirketinizin karını artırmak üzere maliyetleri kısmanın yollarını arıyor olabilirsiniz; aşağıda giderleri azaltmanın fazla zorlayıcı olmayan birkaç yolu sunulmaktadır.
Dışarıda çalışan bir satış ekibiniz varsa, taşıma kamyonları ve kamyonetleri kullanıyorsanız veya tedarikçilerden büyük miktarda malzeme alıyorsanız, işletmeniz artan benzin ve ulaşım maliyetlerinin etkisini hissediyor olmalıdır. Sorulması gereken sorular şunlardır:
•
Her satışın telefonla ve şahsen mi yapılması gerekiyor? Web konferansı gibi Internet tabanlı teknolojiler ve Microsoft Office Live Meeting gibi araçlar müşterilerinize çevrimiçi sunuşlar yapmanıza olanak sağlar.
•
Teslimat güzergahınızı ve satış görüşmesi zaman çizelgelerinizi analiz ettiniz mi? Fiyatları diğer nakliyatçıların fiyatlarıyla karşılaştırdınız mı? Genel taşıma maliyetlerini iyice incelediniz mi? Daha verimli olmanın ve tasarruf sağlamanın yollarını bulabilirsiniz.
•
Ve son olarak, maliyetinizdeki artışları müşterilerinize yansıtıyor musunuz? Bazı hesaplamalar yapın. Fiyat artışı müşterilerinizin fark edemeyeceği kadar küçük olabilir.
Çalışanların hastalanmaları veya ailevi acil durumlar ile karşılaşmaları kaçınılmazdır. Duruma bağlı olarak geçici eleman çalıştırmanız gerekebilir. Çalışanlarınızın başka rolleri de üstlenebilmesini sağlayan farklı alanlarda eğitim programları düşük maliyetli bir çözüm olabilir. Bu, ayrıca işyerinizdeki iş yükü dalgalanmalarına karşı da yararlı olabilir. Örneğin muhasebeciniz ay sonlarında meşguldür de ayın ortalarında işyükü daha hafif olduğundan pazarlama projelerine yardımcı olabilir. İşe şuralardan girişebilirsiniz:
•
Çalışanlarınızın becerilerini ve ilgi alanlarını göz önünde bulundurarak, zamanlarının ve işyüklerinin izin verdiği ölçüde "gölge iş" olanakları geliştirin.
•
Çalışanlarınızın başkalarının yerini doldurması gerekiyorsa, onlara, kendilerine yardımcı olabilecek iş ve yazılım eğitimi almaları için zaman tanıyın. Small Business Centre, pek çok Web sitesinde sunulduğu gibi bir dizi ücretsiz çevrimiçi eğitim modülü sunar.
Nakit akışı sorunları yaşıyor olmasanız bile, günlük iş giderleri için yaptığınız ödemelere dikkat etmek her zaman kazandırır. Örneğin telefon hizmeti ve Web barındırma ücretleri büyük miktarlarda değişiklik gösterebilir. Rakamları sık sık karşılaştırmak tahmin edebileceğinizden fazla tasarruf etmenizi sağlayabilir. Ayrıca aşağıdakileri de göz önünde bulundurun:
•
Ofisinizde birden çok yazıcı kullanıyorsanız, çalışanların aygıtları paylaşmasına izin veren bir ağ kurarak tasarruf sağlayabilirsiniz. Microsoft Windows Small Business Server 2003, yazıcıları paylaşmanıza ve daha güvenli ve üretken bir bilgisayar ortamı oluşturmanıza olanak tanıyan, kullanımı ve çalıştırılması kolay bir sunucu çözümüdür.
•
Gereken telefon hattı sayısını ofis PC'lerinden faks gönderip alacak şekilde yapılandırarak azaltabilirsiniz. Windows XP işletim sistemi ve Small Business Server, faks hizmetleri oluşturmayı kolaylaştırır.
•
Temelde Internet üzerinden sunulan bir telefon hizmeti olan VoIP (Internet Üzerinden Ses Protokolü) hizmetini kullanmayı düşünebilirsiniz. Birçok işletme daha ucuz olan bu çözümü kullanmaktadır.
Nakit akışı krizine girmenin en hızlı yollarından biri, gecikmeli ödeme yapan müşterilere mal veya hizmet sağlamaktır. Alacakları izleme konusunda tedbirli olmak her işletme için vazgeçilmezdir; mali yönetim yazılımlarının çoğu kez önemli kazançlar sağlayan bir yatırım olmasının nedeni budur. Aşağıda diğer öneriler verilmektedir:
•
Faturaları ürün teslim edildikten veya hizmet gerçekleştirildikten hemen sonra gönderin. Ay sonuna kadar beklerseniz, ödeme için daha uzun süre beklemek zorunda kalırsınız.
•
Müşterileri, faturalarını kısa sürede ödemeleri için teşvik edin. Ucuzluktan herkes hoşlanır ve küçük bir indirim, tahsilat maliyetini ortadan kaldırabilir.
•
Kredi kartı ödemelerini kabul ediyorsanız, piyasayı araştırın ve en uygun ödeme şeklinden yararlandığınızdan emin olun.
İşletmenizin bir pazarlama planı ve bütçesi varsa, gerçek ve potansiyel müşterilerinizle iletişim kurma şeklinizi yeniden gözden geçirerek maliyetlerinizden kısabilirsiniz. Pazarlama gereksinimleri işletme tipine göre değişiklik gösterir, ancak aşağıdakileri de dikkate alın:
•
Müşterilere basılı bültenler gönderiyorsanız, e-postayla bülten göndermeniz daha ekonomik olmaz mı? Yalnızca baskı ve kağıt masraflarından değil, postalama masrafından da tasarruf etmiş olursunuz. Ayrıca Microsoft Office Publisher ile, hızlı ve kolay bir biçimde profesyonel görünümlü e-mektuplar hazırlamak için önceden oluşturulmuş şablonlardan birini seçebilirsiniz. Her zaman bülten göndermeden önce müşterinin iznini alın, aksi takdirde istenmeyen e-posta gönderdiğiniz düşünülebilir.
•
Sık sık, indirim duyurusu yapan ilanlar bastırıyorsanız (profesyonel bir basımevinde), Microsoft Office Publisher'daki şablonları ve kendi renkli yazıcınızı kullanarak kendi ilanlarınızı oluşturup maliyetleri kolaylıkla düşürebilirsiniz.
Maliyetleri düşürme isteğinizle ilgili sorulacak diğer sorular:
•
İstediğiniz her şeyin size teklif edilen fiyatta olduğundan emin olmak üzere faturalarınızı satın alma siparişinizle karşılaştırıyor musunuz?
•
Şirket adına seyahat eden çalışanlar uçuş millerini veya yolculuk nedeniyle kazandıkları bonusları şirkete vermeli mi?
•
Sigorta kapsamınız güncel mi, yoksa artık sahip olmadığınız donanım veya araçları mı temel alıyor?
•
Her zaman yeni malzeme mi alırsınız? Bir yıllık bir kamyonet alabilir misiniz veya bir daha ihtiyacınız olduğunda kullanılmış ofis eşyalarına bakabilir misiniz?
•
Gerçekten ihtiyacınız olandan daha fazla ofis alanınız mı var ve durum buysa alanınızın bir kısmını başka bir işletmeye kiralayabilir misiniz?
•
Geceye veya sonraki güne kalma gecikme cezalarından kaçınmak için sevkiyatlarınızı daha iyi organize edebilir misiniz?
•
Ofiste kimse yokken aydınlatma ve ısıtmaya para ödemediğinizden emin olmak için enerji kullanımını izliyor musunuz?
Bunları yeterince uyguluyorsanız, bu küçük maliyet düşüren hareketler büyük tasarruflar sağlayabilir ve işletme karlılığını artırabilir.
Microsoft, Open Value lisans programının bir parçası olarak, almış olduğunuz Open Value indirimlerinin üstüne işletmenize ek tasarruf sağlayabilen Small Business Platform lisansını sunmaktadır. Bu özel toplu lisans seçeneği, şirketinizdeki tüm bilgisayarlara aynı temel işletme yazılımının yüklenmesini sağlamanın basit ve ekonomik bir yöntemini sunar. Bir Microsoft İş Ortağı'ndan daha fazla bilgi alabilirsiniz.
Pratik İpuçları