E-posta iletisi göndermek ve almak için Microsoft Outlook 2003'ü kullanıyorsanız, iş gününüzü daha düzenli hale getirmek için niçin bir adım daha atıp Outlook'un tüm avantajlarından yararlanmayasınız?
Gün içinde, çok sayıda e-posta hesabını denetlemek için ne kadar vakit harcıyorsunuz? Özel bir iletiyi bulmak için gelen kutunuzda arama yaparken ya da önemsiz posta iletilerini silerken ne kadar zaman geçiriyorsunuz? İşte size yardım:
•
Çok sayıda e-posta hesabını görüntüleme Outlook 2003 ile, diğer hesaplarınızdaki (Hotmail hesabı gibi) e-postaları bilgisayarınıza getirebilirsiniz. Araçlar menüsüne gidin, E-posta Hesapları'nı ve sonra da Yeni e-posta hesabı ekle'yi seçin. Listeden sunucu türünü seçin ve ilgili seçenekleri belirleyin.
İşiniz bittiğinde, Outlook ekranınızın sağ üstündeki Sık Kullanılan Klasörler alanında ek hesaplarınızın listelendiğini göreceksiniz.
•
E-postaları hızlı bir biçimde bulma Bazen, hemen dikkatinizi çekmesi için belirli bir kişiden gelen iletilerin tümünü ayrı bir renk ile vurgulanmış olarak bulundurmak yararlı olabilir. Araçlar menüsünden Düzenle'yi seçin ve Düzenleme Yolları - Gelen Kutusu aracını kullanarak e-postalarınızı bu şekilde veya başka şekillerde görüntüleyin.
Önemli e-postaları renkli bir İzleme bayrağı ile işaretlemek de isteyebilirsiniz. Bunun için, gelen kutusu listesinde iletinin sağında bulunan bayrak simgesini sağ tıklatın ve bayrak rengini seçin. Artık, tüm işaretlenen iletiler Sık Kullanılan Klasörler alanındaki İzleme için klasöründe görüntülenir.
•
Önemsiz e-postayı azaltma Outlook 2003'te istenmeyen e-postaları gelen kutunuzdan uzak tutmaya yardımcı olacak bazı yeni özellikler bulunmaktadır. Artık, aldığınız ileti türlerini ve ileti almak istediğiniz kişileri denetleyebilirsiniz. Varsayılan olarak, Önemsiz E-posta Filtresi açık bırakılmıştır; ancak Eylemler menüsüne gidip Önemsiz E-posta'yı seçerek bu ayarları denetleyebilirsiniz.
Outlook Takvimi, günlük programınızı yapıp yönetmenize ve bu bilgileri taşınabilir bir aygıtla eşitleyerek bilgisayarınızdan uzak olduğunuzda bile güncel kalmanıza yardımcı olabilir.
•
Randevu oluşturma Bunun için, Outlook Takvimi'nde Yeni düğmesini tıklatmanız ve randevularınızla ilgili ayrıntıları, tarih ve saat bilgilerini girmeniz yeterli. Randevu ile ilgili ek bilgileri not etmek için ve hatta ilgili bir belgeyi sürüklemek için alttaki boş alanı kullanın. Bir kereden fazla yinelenen randevuların yineleme dönemini ayarlamak için Yineleme düğmesini tıklatın.
•
Görüntüleme ve yazdırma Takviminizde dolaşmak isterseniz farklı bir gün, hafta veya ay görüntülemek için tarih gezginini kullanabilir ve bir kerede görüntülenecek gün sayısını seçmek için standart araç çubuğu düğmelerini kullanabilirsiniz.
Takviminizde kullanımı daha kolay bir görünüm elde etmek için randevularınıza renk ekleyebilirsiniz. Bir randevuyu sağ tıklatın ve Etiket öğesini seçin. Sonra, Düzen menüsünden Otomatik Biçimlendirme... öğesini seçin; seçenekleri ayarlayarak Outlook'un randevuları sizin için otomatik olarak renklendirmesini bile sağlayabilirsiniz.
Takviminizi yazdırmanız gerekirse, Dosya menüsüne gidin, Yazdır'ı seçin ve yazdırma stillerinden birini seçin.
•
Takvim bilgilerini paylaşma Outlook'u Exchange Server ile birlikte kullanıyorsanız, takvim bilgilerinizi iş arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz. İzinleri ayarlamak ve Takviminizi paylaşmak için, ekranınızın solundaki panelden Takvimimi Paylaş... seçimini yapın. Bir iş arkadaşınızın Takvimini açmak için Paylaşılan Takvimi Aç öğesini seçin veya listeden bu kişinin adını seçin.
Outlook Kişiler, ilişki içinde olduğunuz müşteriler, çalışanlar ve diğer kişilere ait ad, adres bilgilerini ve diğer ayrıntıları saklamak için uygun bir yerdir. Outlook Kişiler'den en iyi şekilde yararlanmak için aşağıdaki fikirleri deneyin:
•
Resim ekleme Kişiler'de bir kişi açın, Kişi Resmi Ekle düğmesini tıklatın ve gerekli resim dosyasının bulunduğu konuma gidin.
•
Not ekleme İşyerleri için yol tarifi, harita veya ilgili başka bir belge bağlantısı gibi ek bilgileri not etmek için sağdaki boş alanı kullanın.
•
Kişileri kategorilere ayırma Farklı kişi türlerini (örneğin, tedarikçiler ve müşteriler) bir arada gruplamanıza yardımcı olması açısından Kişi penceresinin sağ altında bulunan Kategoriler düğmesini tıklatın. Daha sonra yerleşik görünümleri kullanarak, kişilerinizi kategorilerine göre kolayca görüntüleyebilirsiniz.
Kişiler altında depolanan adları ve adresleri Microsoft Word ile mektup birleştirme işleminde de kullanabilirsiniz. Promosyon mektupları ve diğer pazarlama projelerini göndermek için mükemmel bir yöntemdir. Bunun için, Word Araçlar menüsündeki Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nı kullanın ve istendiğinde alıcıları Outlook Kişiler'den seçin.
Tamamlamanız gereken görevlerin ve projelerin bir listesini yapmanın yararlı olduğunu mu düşünüyorsunuz? Öyleyse, Outlook Görevler'e bir bakın.
Gezinti bölmesinden Görevler'i seçin ve listenizi yazmaya başlayın; gerekirse bir son tarih de ekleyin. Bir görevi çift tıklatarak, durum, öncelik, tamamlanma yüzdesi, anımsatıcı ve varsa başka not veya belge bağlantısı gibi fazladan bilgiler ekleyebilirsiniz. Son tarihi geçen görev kırmızıya dönüşür ve görevin tamamlandığını işaretlemek için kutuyu seçebilirsiniz.
Görevler ile ilgili içiniz rahat olduğunda aşağıdaki seçenekleri deneyin:
•
Düzenli olarak yapmanız gereken bir görev oluşturmak için Yineleme... düğmesini kullanın.
•
Görev listenizi başka şekillerde görüntülemek için ekranınızın sol altına yakın bir yerde bulunan Görünüm seçenekleri'ni kullanın.
•
Fatura bilgileri ve çalışılan saat gibi diğer ayrıntıları bulundurmanız gerekiyorsa Ayrıntılar sekmesini kullanın.
•
Outlook'u Exchange Server ile birlikte kullanıyorsanız, göreve bir başkasını temsilci seçmek için Görev Ata seçeneğini kullanmayı deneyin.
Ayrıca, yapılacaklar listeniz için bilgisayarınızın monitörüne yapıştırılmış sarı notları gerçekten tercih ettiğinize inanıyorsanız, bunun yerine gezinti bölmesindeki Outlook Notlar'ı kullanmayı deneyebilirsiniz. Hatta notu masaüstünüze sürükleyerek sürekli göz önünde de bulundurabilirsiniz.
Outlook ekranınızın solunda yer alan Görevler simgesine bir e-posta sürükleyerek bu iletiden bir görev oluşturabilirsiniz.
E-postanıza adres yazarken Gizli satırına birinin adını eklediğinizde iletinin bir kopyası da bu kişiye gönderilmesine karşın diğer alıcılar kişinin adını göremez.
Açık bir Outlook öğesini hemen kapatmak (ileti veya randevu) için klavyenizin Esc tuşuna basın.
Pratik İpuçları