Ege Servis, Microsoft Windows SBS 2003 ile yatırım maliyetlerinden %50 tasarruf sağladı.

BMW'nin 12 ana bayisinden biri olan Ege Servis, Microsoft Windows Small Business Server 2003'ü ve Microsoft teknolojilerini tercih ederek diğer BMW bayilerinin yatırım maliyetlerinin yarısına, BMW sistemleri ile tam uyumlu, güvenli, performanslı, bakımı kolay ve kullanıcı dostu bir sisteme kavuştu.

	"Microsoft Windows SBS 2003'e geçerek yatırım maliyetlerimizi diğer BMW ana bayilerine göre belki de yarı yarıya azalttık. Çünkü bir şirkette Windows tabanlı komple bir sisteme yapacağınız donanım yatırımıyla sadece bir tane AS/400 sistemi ancak kurabiliyorsunuz." Cumhur Köylü Satış Müdürü EGE SERVİS

Durum

30 yılı aşkın süredir İzmir otomotiv sektöründe faaliyet gösteren Ege Servis Motorlu Araçlar Ltd. şirketi, BMW'nin bir Türkiye bayi ağının olmadığı yıllarda değişik markalarla hizmet verdi. 1985'te Borusan Otomotiv'in ilk bayisi olarak BMW otomobiller e geçen Ege Servis, bugün BMW ve Mini otomobillerinin satış ve satış sonrası hizmetlerini veriyor. BMW'nin 12 ana bayisinden biri olan Ege Servis, gerek üst sınıf araçlar üreten BMW'nin standartlarına uymak, gerekse rekabet koşullarında müşteri memnuniyetini artırmak için ilave hizmetler sunuyor. Ege Servis Satış Müdürü Cumhur Köylü, "Evden alıp, eve teslim dediğimiz bir sistemimiz var. Bu sadece arıza değil, bir bakım veya yağ servisi de olabilir. Müşterinin gelmesi zor ise biz müşterinin yerine giderek aracı teslim alıyor, bir gün içerisinde yine kendimiz bırakabiliyoruz" diyor.

45 çalışanı ve 20 civarında bilgisayar kullanıcısı bulunan Ege Servis, yakın zamana kadar üzerinde ağ işletim sistemi olarak Novell çalışan Unix tabanlı, 24 kullanıcıya kadar çıkan bir sisteme sahipti. Bu sistem üzerinde DOS uygulamaları koşuyordu. Cumhur Köylü, 2000'li yıllara girerken bu sistemin yetersiz geldiğini, anlatıyor: "Günün gelişen koşullarla paralel olarak bazı uygulamaları değiştirmek zorunda kalmaya başladık. BMW tarafındaki uygulamalar Novell'i desteklemiyordu, internet bazlı uygulamalar ortaya çıkmıştı. Borusan Otomotiv ile stok, parça çekişleri, otomobil garanti işlemleri gibi işlemler eskiden yazışarak ya da faks yoluyla gerçekleştirilirken artık doğrudan internet yoluyla, VPN Remote Access üzerinden yapılıyor. Biliyorsunuz bizim sektörümüzde, sigorta şirketleriyle hasarlarla ilgili işlemlerimiz de oluyor. Orada hasar bildirimleri, ödemeler ve diğer işlemler de online gerçekleştiriliyor."

Cumhur Köylü, daha fazla esnek çalışmaya izin veren sistemlere ihtiyaçları giderek artarken, Novell üzerinde son derece katı kurallarla çalışmak zorunda kaldıklarını söylüyor. Ege Servis'te bilgilere hızlı ve güvenli erişmek, şirket içi verimliliği artırmak, verilerini ve uygulamalarını daha iyi kontrol edebilmek ve müşteri memnuniyetini artırmak için yeni bir sisteme geçmek zorunlu hale gelmişti.

Çözüm

Ege Servis kendisine yetersiz gelen sistemlerini değiştirmeye karar verdiğinde, diğer BMW ana bayileri IBM AS/400 tabanlı çözümlere yönelmişlerdi. Öte yandan Ege Servis bu yatırımı çok maliyetli buluyordu. Cumhur Köylü bu konuda şöyle diyor: "Uzun yıllardır AS/400'ü tercih etmememizin sebebi maliyetiydi. Biliyorsunuz, AS/400 sistemler çok büyük rakamlara kuruluyor; ayrıca AS/400'de sisteme hakim olmak için çok profesyonel çalışanlarınızın olması lazım."

Ege Servis, 2001 yılında, internet tabanlı uygulamalarla uyumlu olması nedeniyle Microsoft ürünlerini değerlendirmeye başladı. 2002 yılında Microsoft ürünlerini kullanmaya başlayan şirket, aynı yıl tüm yazılımları üzerinde kontrol sahibi olmak ve Microsoft yazılım uyumluluğunu garantilemek için Microsoft Lisans Yönetim Sertifikası aldı. Bu süreç sonunda 20 kullanıcılı bir Microsoft Windows Small Business Server 2003 paketi alan Ege Servis, bu paketle gelen Windows Server 2003, Exchange Server 2003, ISA Server 2000, Microsoft Office Outlook 2003 gibi sunucu sistemlerini ve uygulamaları kullanmaya başladı. Ayrıca Windows XP lisansları alınarak şirketteki tüm kullanıcılara Windows XP tabanlı bilgisayarlar verildi.

Cumhur Köylü geçiş sürecinin sıkıntısız ilerlediğini söylüyor: "BMW ile servis, satış ve satış sonrası dahil tüm uygulamalarımızı Windows platformuna taşıdık. Bu yüzden bu sene bilgi işlem bölümümüz için epey hareketli geçti. Ama büyük sıkıntılar yaşamadık. Çünkü BMW'deki uygulamaların birçoğu açık uygulamalardı ve gerek Windows gerek diğer Microsoft ürünleri bunlarla esnek çalışabilmemize izin verdi. Eskiden Novell üzerinde o kadar esnekliğe sahip değildik".

Yararlar

Cumhur Köylü, Ege Servis'in Microsoft tabanlı bir çözüme geçerek yatırım maliyetlerini tahminen yarı yarıya azalttığını söylüyor: "Hatta yarısından bile az olabilir. Çünkü bir şirkette Windows tabanlı komple bir sisteme yapacağınız donanım yatırımıyla sadece bir tane AS/400 sistemi ancak kurabiliyorsunuz. Ayrıca kullanıcı dostu olması nedeniyle AS/400 sistemini bilen pahalı uzmanlar çalıştırmamız gerekmedi." Ege Servis Microsoft Windows SBS 2003'e geçerek, faks ve e-posta sunucularının ayrı ayrı satın alınmasını gerektiren Novell tabanlı eski sistemlerine kıyasla da önemli bir maliyet avantajı sağladı. Bu sunucular Windows Server 2003'e entegre gelirken Novell ortamındaki faks ve e-posta sunucularının ayrı ayrı kurulum gerektirmeleri de fazladan iş kaybına yol açıyordu. Cumhur Köylü Novell'de ISA Server gibi bir uygulama bulunmadığını, güvenlik duvarının bu kadar iyi olmadığını dile getiriyor.

Ege Servis'te, Microsoft Windows SBS 2003'ün en büyük avantajı hız ve güvenilirlikteki artış olmuş. Cumhur Köylü, "BMW ile bağlantımızı VPN Remote Access yoluyla yapıyoruz. Bu da tabii bize olağanüstü bir hız ve güvenilirlik kazandırdı. Nerdeyse hatayı sıfıra indirdi. Eskiden birçok hata olurdu; şimdi hemen hemen hiç hata yapılmıyor. Bizim işimizde yöneticilerin olsun, bazı çalışanların olsun, sık sık şehir dışına gidip gelmeleri sebebiyle sisteme uzaktan bağlanmaları, yani Remote Access gerekiyordu. Windows 2003'teki RAS özelliği Novel X.25'te yoktu; şimdi bunu yapabiliyoruz.

Windows Server 2003 güvenlik açıklarını hemen kapatırken ISA Server sayesinde güvenlik kontrolü de yapılıyor ve her şey elinizin altında. Her şirketin bir sırrı olur ve bazı dosyalar bizim için çok önemli. Herhangi birinin size çok rahat ulaşamayacağınızı biliyorsunuz. Dosya bazında kontrol sağlanabiliyor. Stoklar, otomobil satışları, faturalar... bunların her birini tek tek kontrol etme şansınız var."

Köylü, Microsoft tabanlı platformlarının, sürekli değişen uygulamalara ve güncel programlara tam uyduğunu bilmenin büyük rahatlık sağladığını ekliyor: "Mesela bir yerde yeni bir program duyuyorsunuz; acaba bunu uygulayabilir miyiz dediğinizde, gözünüz arkada kalmıyor. Nasılsa bende Windows Server 2003 var, kesin uyumludur diyebiliyorsunuz. Özellikle de İnternet bazlı programlardan bahsediyorum."

Ege Servis, eski sistemlerinde rahat yedek alamazken, Microsoft Windows Server 2003'ün yedekleme sistemi ile bu sorunu da çözmüş. Cumhur Köylü, "Eskiden bu kadar çabuk ve bu kadar işlevli yedek alamıyorduk. Şimdi 'şurasının yedeğini al, burasını alma; şu işlemi yap, bunu yapma' diyebiliyorsunuz. Windows Server 2003'ün yedek alma sistemi çok iyi."

Microsoft Office Open lisansı alan Ege Servis'te Microsoft uygulamaları çalışanların verimliliğini de artırdı. Cumhur Köylü, "Çok uzun yıllardır DOS ortamında çalışmış arkadaşlarımız başlangıçta biraz soğuk baksa da, şu an herkesin memnun olduğunu söyleyebilirim" diyor.

Ege Servis, şu anda müşteri memnuniyetini artırmak için Microsoft Dynamics CRM tabanlı bir proje üzerinde çalışıyor ve 2005 başında bu çözüme geçmeyi planlıyor. Cumhur Köylü, Microsoft Windows SBS 2003'ün bu konuda da avantaj sağladığını şöyle dile getiriyor: "Şu anda herhangi bir Microsoft uygulaması mevcut sistemimizin üzerine entegre edilebilir durumda. Bu da bizi rahatlatıyor."