İşletmeniz çevrimiçi olsun ya da olmasın bir ilkenizin olması anlamlıdır
Jeff Wuorio
İstenmeyen posta göndericileri, casus yazılım dağıtıcıları ve kimlik hırsızlığı amacıyla kişisel bilgileri çalmaya çalışan diğerleri yüzünden, bugün Internet kullanımının belki de en büyük engeli gizlilik kaygılarıdır.
Gizlilikle ilgili müşteri kaygıları yalnızca çevrimiçi olanları değil, tüm işletmeleri etkilemektedir. Müşterilerinizden herhangi bir bilgi topluyorsanız (hangi işletme toplamayabilir ki?), etkin bir gizlilik ilkesini uygulamaya koymanız gerekir.
Böyle bir ilke, müşterileriniz ve çalışanlarınız hakkında bildiğiniz her şeyin sonsuza kadar korunacağını ilan etmekten ibaret değildir. Sağlam bir gizlilik ilkesi geliştirmenize veya belki de olan ilkenizi iyileştirmenize yardımcı olmak üzere, aşağıda yedi kılavuz verilmektedir.
1. Varolan gizlilik uygulamalarını gözden geçirin Etkin ve kapsamlı bir gizlilik ilkesinin tasarlanmasında birinci adım, hangi gizlilik parametrelerinin zaten geçerli olabileceğini gözden geçirmektir. Ne tür veri topladığınızı, nasıl bir araya getirildiğini, nerede ve nasıl depolandığını ve kişisel bilgilerle ilgili diğer öğeleri araştırın. Örneğin, Web sitenizi ziyaret edenleri tanımlayan tanımlama bilgileri kullanıyor musunuz? Şirketinizde özel bilgileri kimin topladığını ve buna kimlerin erişimi olduğunu öğrenin.
2. Yasal gereklilikleri belirleyin Gizlilik ilkenize koyduklarınız, özellikle size ait olmayabilir. Gizlilikle ilgili genel kaygı arttıkça, belirli gizlilik ilkelerinin içermesi gereken öğeleri emreden resmi devlet yönetmeliklerinin sayısı da artmaktadır. Örneğin, sağlık hizmetleri veya mali sorunlarla ilgilenen işletmelerin çoğu zaman hasta veya müşteri gizliliği konusunda çok özel uygunluk koşulları getirmeleri gerekir.
3. Bilgilerini nasıl kullanacağınız konusunda müşterilerinize ayrıntılı açıklama yapın Belirtmek zorunda olmadığınız, ancak ortaya koymakta büyük yararınız olan sorunları dahil etmeyi unutmayın. Gizlilik ilkelerinin işler arasında büyük farklılıklar göstermesine rağmen, aşağıda, göz önünde bulundurmanız gereken sorunlarla ilgili kısa bir denetim listesi verilmektedir:
•
Ne tür kişisel bilgileri ve neden topladığınızı mümkün olduğu kadar açık bir şekilde müşterilere anlatma
•
Anketler, yarışmalar, özel teklifler ve diğer etkinlik ve programlardan sağlanan bilgileri neden ve nasıl kullanacaksınız?
•
Toplanan bilgiler, çevrimiçi ve çevrimdışı olarak nasıl saklanıyor?
•
Bilgiler paylaşılıyor mu; neden ve nasıl paylaşılıyor?
•
Müşterilere belirli programları reddetme seçeneği sunma
•
Müşterinin etkinliğine özgü bilgileri, şirketinizin Web sitesinde neden ve nasıl kullanacaksınız?
•
Müşteriler, onlarla ilgili olarak sahip olduğunuz kişisel verilere nasıl erişebilir?
4. İlkenizin taslağını yapmak veya ilkenizi gözden geçirmek üzere, gerekirse bir avukat veya gizlilik uzmanı alın Gizlilik ilkesine dahil etmek istediğiniz -ve yasal olarak dahil etmek zorunda olduğunuz- şeyler hakkında fikir sahibi olduktan sonra, görüşlerinizi yazıya dökmeye başlayın. Internet'e bakmayı unutmayın; gizlilik ilkeniz için gözden geçirmek isteyebileceğiniz içeriğin türü hakkında yararlı kılavuzlar sunan çok sayıda site vardır. Kendiniz bir gizlilik ilkesi düzenlemeyi deneyebilirsiniz, ancak bunu yaparsanız, tedbirli davranarak bir avukatın veya gizlilik konularında uzman birinin onu gözden geçirmesini sağlayın. Diğer bir seçenek, sizin yerinize ilkenin taslağını yapması için bir avukat veya gizlilik uzmanı tutmaktır.
5. Gizlilik ilkenizde çalışanları gözden kaçırmayın Birçok kişi, gizlilik politikalarının özellikle müşteriler için olduğunu düşünür. Ancak, çalışanlarınız hakkındaki kişisel bilgileri nasıl kullandığınızla ilgili yazılı parametrelerin olması aynı ölçüde kritik olabilir. Bazı şirketler, çalışan gizlilik parametrelerini, müşterileri de kapsayan belgenin içinde oluşturmayı seçer. Ancak, konular yeterince farklıysa, çalışanlara özgü bir gizlilik ilkesi olması yerinde olur. Burada bir avukat veya gizlilik uzmanına danışın.
6. Gizliliği sürekli olarak denetlemek üzere bir çalışanı atayın Gizlilik, kendi kendine gidecek bir konu değildir. Bu nedenle de sizin tarafınızdan sürekli dikkat gerektirir. Küçük bir şirketseniz, bunun anlamı, bir çalışanın varolan sorumluluklarına gizlilik konusunu da eklemek olabilir. Bazı ülkelerde, işinizin boyutuna bağlı olarak, bunun yapılması zorunludur.
7. Gizlilik ilkenize sürekli bağlı kalın Etkin bir gizlilik ilkesinin son bir öğesi, üzerine yazıldığı kağıdın yerini alır. Geçerli bir gizlilik ilkeniz varsa ve böyle bir ilkeniz olduğunda, sizin ve çalışanların ayrı ayrı ve birlikte, ona kesinlikle uymalarına dikkat edin. Çalışanların ilkenin oluşturulmasına katılması, sahiplik hissedecek olmaları nedeniyle, işbirliklerini sağlamak için akıllıca bir yol olabilir.
Ancak burada da, bir çalışanın gizlilik konularıyla sorumlu olması, bu görevi de kolaylaştırabilir. Bu, gizlilik ilkelerine bağlı kalmanın önemini personele anımsatmak için haftalık toplantılar yapılmasını gerektirse bile, yalnızca bir gizlilik bildirimine sahip olmanın yeterli olduğunu düşünmeyin.
Bir gizlilik ilkeniz olduktan sonra, müşterilerin onu bulabilmelerine dikkat edin. Web sitenizde, özellikle bülten kaydı veya e-ticaret sayfası gibi, müşterilerden bilgi istediğiniz sayfalarda onun için dikkat çekici bir bağlantı sağlayın. Bunu ayrıca, müşterileriniz hakkında bilgi toplamak için kullandığınız tüm formlara ve diğer basılı malzemelere de ekleyin.
Hızlı İpuçları