Christopher Elliott

Güvenilir bilgiler, bir iş ilişkisini geliştirme ya da şirket kayıtlarının doğruluğunu onaylama bakımından, bir sonraki seyahatinizi kolaylaştırabilir ya da zora sokabilir.

Bir diğer ifadeyle, bilgisayar verileriniz olmadan yapamazsınız. Bir düşünün: İngiltere pazar araştırması firması Continental Research'e göre, iş seyahatine çıkanların %25'i şirket içi sistemlerine erişebilmeyi çok istiyor! Bunun nedenini tahmin etmek hiç de zor değil; en yeni bilgilerin ellerinde bulunması üretken olmalarını sağlıyor.

Bilgi, iş seyahatinizi destekleyen önemli bir unsur olduğundan, seyahat sırasında en kıymetli varlıklarınızdan birini kaybetmenizi önlemeye yardımcı olmak için aşağıdaki adımları özetledim. Dizüstü bilgisayarı ile masaüstü bilgisayarını eşitlemeden ofisinden çıkan, yedekleme sistemi yüklemeyi ihmal ettiği için onca çalışma gününü boşa harcayan ve kaliteli, güvenilir bilginin önemini göz ardı ettiği için müşteri bile kaybedenlerden ders alın.

	İPUCU: İster ofiste ister seyahatte olun, bilgisayar sorunları ortaya çıktığında Windows XP Professional'ın Uzaktan Yardım özelliğinden yararlanabilirsiniz. Uzaktan Yardım bir başkasının sizin bilgisayarınıza bağlanarak her tür sorunu doğrudan gidermesine olanak tanır. Uzaktan Yardım'ı kullanmak için Başlat menüsüne gidip Yardım ve Desteköğesini tıklatın. Bir arkadaşınızı bilgisayarınıza Uzaktan Yardım ile bağlanması için davet edin seçeneğini tıklatın ve ekrandaki yönergeleri izleyin.

Benim yaptığım hatayı siz de yapmayın. Yollarda geçen bir meslek hayatından sonra, bilgisayar verileri hakkında öğrendiklerimi şöyle sıralayabilirim:

1. Her seyahate "eşitleme" ile başlayın. Kişisel dijital yardımcınız (PDA) ile bilgisayarınızın aynı sayfada olduğundan emin olmak oldukça kolaydır. Genellikle, el bilgisayarını altlık ünitesine yerleştirmeniz yeterli olur ve bilgisayar, her ikisi de tümüyle aynı bilgileri içerecek şekilde iki aygıt arasında verileri eşitler. İki bilgisayarı eşitlemek ise bu kadar kolay değildir. Bilgisayarımın işletim sistemiyle birlikte gelen araç dahil, akla gelebilecek her tür eşitleme aracını denedim ve yanıltıcı olabileceklerini gördüm. Ancak, kesinlikle bunları kullanmayı öğrenmeye değer; ofisinizden çıktıktan sonra, dizüstü bilgisayarınızı güncelleştirdiğinize memnun kalacağınızı garanti edebilirim.

2. Tüm verilerinizi içeren bir bellek çubuğu taşıyın. Dizüstü bilgisayarınıza takılan bellek çubukları verilerinizin bütünlüğü açısından mutlak önem taşır. Bugün 5 gigabayta kadar bilgi taşıyabilen bazı birimlere önemli dosyalarınızı kolaylıkla sığdırabilirsiniz. Hayır kurumlarına ve kar amacı gütmeyen kurumlara medya danışmanlığı yapan Andrew Steele verilerini düzenli olarak bir bellek çubuğuna yedekliyor. Bu önlem, yakın zamanda bir iş seyahatini kurtarmış. Steele olayı şöyle anımsıyor: "Dizüstü bilgisayarımla ilgili bir güç kaynağı arızası yaşadım. Sonunda bilgisayarın pili tükendiğinde bile, ödünç aldığım makinelerle hiç mahcup olmadan işime devam edebildim."

3. Ofis ile bağlantınızı koparmayın. Bilgisayarınıza veya ağınıza çok uzaklardan bağlanmanıza izin veren birçok yararlı uzaktan bağlanabilirlik uygulaması vardır. GoToMyPc, PCAnywhere ve Windows XP Professional işletim sisteminizde yerleşik olarak bulunan Uzak Masaüstü aracı bu uygulamalar arasında yer alır. seyahate çıkmadan önce eşitlemeyi unutmuş olabileceğiniz her tür bilgiye "erişmenize" olanak sağladığından bu seçenekleri seviyorum. Bu programlarla ilgili en büyük sıkıntım, özellikle çevirmeli bağlantı ile oldukça yavaş kalmaları ve pratikte büyük verileri yüklenemez kılmalarıdır. Ancak, seyahatten önce eşitleme yapamadıysanız, gerçekten hayat kurtarıcı olabiliyorlar.

4. Bilgi toplayın ve yedekleyin. Normalde iş için seyahat edenler çok sayıda kartvizit, satış fırsatı ve makbuz toplar. Ancak, tüm bunların her zaman klasörlerinden PDA veya dizüstü bilgisayarlarına, oradan da ofise taşınıp taşınmadığını sorarsanız, bunun her zaman gerçekleşmediğini söyleyebilirim. Bana inanın, çünkü bunu iyi biliyorum. İş için seyahat etmeye başladığımda kayıt tutma alışkanlığım o kadar yetersizdi ki, çok sayıda kart ödemesini gözden kaçırdım ve masraflarımın karşılığını alamadığım için sonunda para kaybetmeye başladım. Neyse ki, masraf yaptığınızda gider raporları oluşturmanıza olanak veren ürünler var.

5. Gerektiğinde kağıt kullanmaya hazır olun. Bu çok açık bir öneri; ancak o kadar açık ki bazen bunun bir seçenek olduğunu bile unutuyoruz. Bilgisayarlara, telefonlara ve PDA'lara öyle bağımlı hale geldik ki, şunu söylemek aklımıza gelmiyor: "Hey, bir saniye, bu bilgiyi kağıda da yazabilirim." Bir iş seyahatine çıkarken ziyaret edeceğim kişilerin adlarını ve adreslerini yazdırdığımda ortağım benimle dalga geçerdi. Her şey bilgisayardayken (ve bir bellek çubuğuna yedeklenmişken) niçin böyle bir şey yapılsın ki? Aslına bakarsanız, hala bir bilgisayarın yapamayıp da kağıdın yapabileceği bazı şeyler var; örneğin, pil olmadan çalışması gibi. Böylelikle, dizüstü bilgisayarımın pili bitip de kağıt kullanmaya başladığımda budala durumuna düşmüyorum. En azından tümüyle budala durumuna düşmüyorum diyelim.

Acemilik dönemlerimde iş seyahatlerine çıkarken, şirketimdeki deneyimli çalışanlardan birinin bilgiyle ilgili bu basit ipuçlarını vermiş olmasını dilerdim. Bana zaman ve para kazandırabilir ve belki de işimi daha iyi yapmamı sağlayabilirdi. Ama maalesef, bu beş ipucunu bulmak, yollarda geçen yıllarıma ve birkaç müşteri kaybetmeme neden oldu. Bu ipuçlarının, bir sonraki iş seyahatinizde baş ağrılarınızı biraz da olsa azaltacağını umuyorum.