Internet, aranan bir işletme iletişim aracına dönüşmekte. Kuruluşlara ait 275 milyon posta kutusu tahminiyle bağımlıları gittikçe artmaktadır. Diğer tahminse, günümüzde önemli iş verilerinin yüzde 60'ının e-posta aracılığıyla iletildiğidir.

Ne yazık ki, Internet yaygın olduğu kadar tehlikelidir de. E-posta içeriği mahkemelerde kanıt olarak kullanılır. E-postayı silmek onu tamamen ortadan kaldırmaz. Pek çok durumda kurtarılabilir. Bu nedenle, kaydettiğiniz e-posta sonradan başınıza dert olabilir. Elbette sildiğiniz e-posta da sonradan canınızı sıkabilir.

	İPUCU: Office Outlook 2003, tüm e-posta iletilerini düz metin biçiminde görmenize izin veren yeni Tüm standart postaları düz metin olarak oku seçeneğini sunuyor. Virüs ya da HTML veya Zengin Metin Biçimi (RTF) gibi en tutulan biçimlendirmeleri kullanan e-postalarla yayılan kötü niyetli dizelerin tehdidiyle uğraşıyorsanız, Outlook 2003'ü bu biçimleri işlemekten korumak için bu seçeneği kullanabilirsiniz. Daha fazlasını öğrenin..

Güvenilir E-Posta İlkeleri ve Yazılım Teklifleri Koruması
Güvenilir çalışan e-posta ilkeleri ve iyi yazılımlar, utanç verici durumlardan, hırsızlıktan, iş kaybından ve mahkemeyle uğraşmaktan korunmanızı sağlar. Burada gelir, üretim ve en kötüsü, iş kaybından söz etmeye gerek duymuyoruz.

Bilgisayar güvenlik uzmanlarından birçoğu en güvenli bilgisayarın kapalı bilgisayar olduğunu söylüyor. Ancak, artık işlerin bilgisayarı kapatıp kalem, kağıt ve kaplumbağa hızında mektuplarla yapılması olası değil.

Akıllı e-posta yönetimi uygulamaları ve ilkeleri mahkeme kapılarından, çalınan ticari sırlardan ve utanç verici durumlardan korunmanıza yardım eder. Örneğin, hangi e-postaların kaydedileceğini, hangilerinin atılacağını belirten bir ilkeye karar verin. Ek olarak, iş yazılım programlarınıza iç ve dış iletişiminizi korumaya yardım edecek programlar olarak bakın.

İlk soru, önemli iş kayıtları olarak kabul ettiğiniz e-postaları nasıl kaydedeceğinizdir. Sözleşmeler veya şirket ilkeleri gibi bilgileri iletmek için e-posta kullanıyorsanız bu önemlidir. Bunlar, yasal düzenleyici kurumların sizden oluşturmanızı isteyebileceği bilgilerdir. Tarihe, gönderene/alıcıya veya konuya göre dizine alınmış belirli bilgilere hızla ve hazırlıklı olarak erişebiliyor musunuz? Yanıt hayırsa, otomatikleştirilmiş e-posta arşivini dikkate alma zamanınız gelmiş demektir.

E-postalarını düzenlemeye yardımcı işletme yazılımları yaşamı daha kolay ve güvenli hale getirebilir. Microsoft Office Small Business Edition 2003, küçük işletme sahipleri ve çalışanlarının gereksinimlerini karşılamak üzere oluşturulmuştur. Uzun zamandır alışılmış olanı kullanan, ancak daha da geliştirilen Outlook 2003, e-posta akışınız üzerinde günlük denetim sağlayan bir yoldur. Örneğin, şunları sunar:

• İletileri gönderene veya tarihe göre ya da görüşme seyrine göre gruplayan Arama Klasörleri.



• Daha çok veya daha az etkin olarak özelleştirilebilen önemsiz e-posta filtreleme.



• Yalnızca belirlediğiniz gönderenlerden gelen iletileri kabul etmenize izin veren Güvenli Gönderenler Listesi.



• Engellediğiniz gönderenleri önemsiz postaya yönlendiren Engellenen Gönderenler Listesi. Bu özellik, Güvenli Gönderenler Listenizde olmayan gönderenlerden gelen istenmeyen ekleri ve büyük dosyaları da engeller.

Business Contact Manager ile Outlook 2003, .bir yanda iş ilişkilerini geliştirirken, bir yandan da kurumsal araçlara bir giriştir. Business Contact Manager kullanıcıların otomatik olarak e-posta, randevu, not ve görevin, iş ilişkileri ve satış fırsatları kayıtlarıyla bağlantı kurmasını sağlar.

Bu özelliklerin tümü kesin olarak e-posta düzenlemeyle ilişkili olmadığı sırada, en iyisi daha az önemsiz ve davetsiz posta almaktır. Daha düzenli kayıtların daha korunmuş kayıtlar olacağını söylemeden de işler.

Büyük şirketlerin kabarık cüzdanlarına sahip olmayan küçük işletme sahipleri kötü veya yanlış yönetim sonuçlarıyla en büyük hedef olabilir.

Riskinizi azaltın
Küçük işletme sahiplerinin/yöneticilerinin riski azaltmak için atabileceği adımlar vardır. Kabul edilebilir ve edilemez e-posta yöntemi ve içeriğini belirleyen açık, iyi yazılmış ve uygulanabilir bir ilke önemlidir. İşinize zarar verebilecek saldırgan, uygunsuz ve dava edilebilir içeriğin açıkça belirtilmesi gerekir. Çalışanlarınızın, e-postanın sıradan bir görüşmeden fazlası olduğunu bilmesi gerekir.

Çalışanların iş istasyonları izlenecekse, ilkede bunun da açıkça belirtilmesi gerekir. Başka bir deyişle, çalışanlara yaptıklarının izleneceği ve bunların nedenleri açıklanmalıdır. Bazı şirketler, internet'te kişisel işlerin yönetilmesinde şirket malzemelerinin kullanılması konusuna değinmez. Diğerleri açıkça bunu yasaklar.

ABD'de Elektronik İletişim Gizliliği Yasası (1986) şirket malzemeleriyle alınan veya gönderilen tüm e-postaların şirketin iyeliğinde olmasına izin verir. Kendi ülkenizde de böyle olup olmadığını biliyor musunuz? Bu konu araştırmaya değer.

E-posta ilkelerinizin, bir yasal yetkiden diğerine esas itibariyle değişen yasalara uygun olup olmadığını kesinleştirmek için düzenli olarak gözden geçirilmesi gerekir.

Yazılımın İletişimlerinizi Korumaya Yardımcı Olması Gerekir
İşletmenizin kullandığı yazılım programlarının, iç ve dış internet iletişimlerini koruyarak şirketinizi korumanızı sağlaması gerekir. İşletme için yapılandırılan çoğu yazılım programında farklı düzeylerde güvenlik ve gizlilik özellikleri, güvenlik duvarları, önemsiz posta filtreleri ve ve benzerleri vardır.

Microsoft Office Small Business Edition 2003, sizin küçük bir girişiminize gerek duyan güvenlik ve koruma için iki önemli özellik sunuyor. Şifreleme ve dijital imza, yetkisiz erişimden korunmada ve elektronik görüşmelerdeki girişimlerde uzun bir yol aldı:

• Şifreleme özelliği, yetkisiz erişimden korunmak için iletilen verileri kodlar. Bu kodları belirtilen alıcılar dışında bunu kimse okuyamaz. Özellik kolayca açılıp kapatılır.



• Outlook dijital imza yeteneğini de sunar. Dijital imza bir iletinin kimlik tanımlamasını yapar. Elektronik kimlik kartına benzeyen gönderen kimliğini oluşturur. Outlook, kullanıcıları dijital imza alma hakkında bilgilendirmek için bir Microsoft web sitesine yönlendirir.

İşletme dostu özelliklerin, şifreleme ve dijital imzanın, hemen tanınan (alışık olunan) program görünüm ve duygusunun birleşimi Small Business Edition'ı çekici yapan özelliklerdir. Program, Microsoft'un Information Rights Management (IRM) programıyla korunan e-postaların okunması ve değiştirilmesi (izinle) yeteneğini de sunar.

Etkili iletişim yönetimi ilkeleri, iyi düzenlenmiş bilgiler ve esnek, özelliklerle donatılmış, kullanımı kolay yazılım işinizi yönetme ve koruma biçiminde fark yaratabilir.