Monte Enbysk

E-postanız, bir yönetici olarak, sizin hakkınızda ne söylüyor?

Vanderbilt Üniversitesi, Owen İdari Bilimler Okulu'ndan yönetim klinik profesörü David A. Owens "çok şey" diyor. "Çalışma alanınızın durumu, çalışma alışkanlıklarınız, gerilim düzeyleri, hatta kişiliğiniz için bir pencere oluşturur" diye devam ediyor.

Owens, e-postanın genel bir parçasını çözümleyebilen ve gönderenin şirketteki yerini ve düzeyini söyleyebilen bir kurumsal davranış gurusudur.

	İPUCU: Bir çalışana e-posta göndermeniz gerekiyor, ancak bir grup ayarında açmasını veya okumasını istemiyorsanız, iletiyi şu üç duyarlık ayarından biriyle işaretleyebilirsiniz: Özel, Kişisel veya Gizli. Bu ayarların öneri niteliğinde olduğunu ve çalışanın bunları iletmesini kısıtlamayacağını unutmayın. Daha fazlasını öğrenin..

"Üst düzeyde" yönetici e-postalarında resmiyet, ton ve az ayrıntı varken orta düzey ve alt yöneticilerde bu daha azdır diye belirtiyor. Gülme işareti, gülen adam ve şaka içeren postalar alt düzey yöneticilerde daha yaygındır; burada görüşmeler daha fazla görev esasındadır ve e-posta gönderip alanlar kendilerini gücün dışında tutarlar.

Owens, günümüz yöneticileri için e-posta çok değerli bir iletişim kanalı olduğunu, ancak dikkatsizce veya aşırı kullanıldığında suiistimal edilebileceğini de söylüyor. Burada, daha iyi e-posta kullanımı ve yönetimi için 10 temel ipucu açıklanıyor.

1. E-postayı iletişimin bir yolu olarak kullanın, ancak tek yolu olarak kullanmayın. Hızlı ve kolaydır. Görüşmeleri belgeleyebilirsiniz. Tek fare tıklatmasıyla yüksek etkili iletilerin dünyanın her yerine gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Ancak, Owens, e-posta iletişiminin yöneticilerin düzenli grup e-postalarıyla büyük grupları yönetebildiğini düşünmeye iterek onları yanılttığını söylüyor. E-postayı akıllıca kullanırken, tüm şirketi buradan yönetmeyin. Ulaşmanız gereken herkese ulaşamazsınız ve varlığınız hissedilmez.



2. Kısa ve öz tutun, e-postanın bir futbol sahasından daha büyük olmasına izin vermeyin. Tam bir ekrandan daha büyük e-postaların çoğunlukla hemen okunmayıp çoğunlukla gün sonu veya ertesi sabaha ertelendiğini bilin. Fareyi ne zaman bırakıp karşılıklı (veya telefonla) konuşmak gerektiğini de bilmeniz gerekir. Bu, daha fazla e-posta boşa zaman kaybı olduğunda gerekir.



3. İletilerinizin olabildiğince kodlarını çözün. Gerçekten ne olduğunu söyleyin. Konu satırıyla başlayın: Bunun açık ve zorunlu (konu değişiklik gösterdiğinde bunu da değiştirme yeteneğinde) olmasını sağlayın. "Kime:" ve "Bilgi:" satırında kimlerin olması gerektiğinden emin olun. Eylem öğeleri ve öncelikler hakkında açık olun. Listelenmiş veya maddelenmiş öğeler olarak bunları açıkça belirtin. İletiyi herkesin okuduğunu ve anladığını bilmeniz gerekiyorsa yanıt düğmesi veya başka bir mekanizma ekleyin.



4. Soruyla yanıt verilmesini destekleyin. Böylece kapınızı her zaman açık tutarsınız.



5. Öfkenizi yüz yüze görüşmeye saklayın. "Sıcak postalar" veya eleştiri ya da kızgınlık içeren e-postalar çoğunlukla geri teper. Yazanın yüz ifadeleri ve beden diliyle desteklenmediğinden, kısa ve öz e-postalar beklendiğinden daha sert gelebilir. Bir yandan iletileri, diğer yandan da etkisini denetlemeye çalışmak, en iyisi yüz yüze veya telefonla görüşmek.



6. Aynı biçimde, biraz mizah katın, ancak ifadeleri, gülen adamları ve esprili postaları en azda tutun. Güler adamlar espri yaptığınız durumları belirtir. Ancak çok fazla esprili postalar, ciddilerini yazma girişimlerinizi zayıflatacaktır. Esprili e-postalara ne olur? Bazı şirketler bunları yasaklamıştır. Bunları göndermek veya almak sizin riskinizdir diye ekliyor Owens. Kötü günler iyi günlere göre çoğunlukta olsa da, şimdi ve sonra herkesin biraz gülmeye ihtiyacı vardır. Ancak, bir kez daha, çok fazla esprili postalar, ciddilerini yazma girişimlerinizi zayıflatacaktır.



7. Göndermeniz ve gitmesi arasında 5 dakikalık bir tampon süre tanıyın. Hem Owens, hem de insan kaynakları danışmanı olan Maureen Dolan Rosen, gittikten sonra bile kötü yazılmış iletileri geri çekmenin yöneticilikte bir değer olduğuna inanıyor. "5 dakika kuralı kimseyi üzmez" diyor Owens. Microsoft Outlook'ta "Kural Sihirbazı" ile belirli bir süre için iletilerinizin teslimini erteleyebilirsiniz. Yazdığınız konuyla ilgili olarak kızgınsanız bir adım daha atın. İletiyi yazmadan önce kalkıp birkaç tur atın veya benzeri başka bir şey yapın.



8. E-postaları yanıtlamak için her gün zamanında çalışın ya da yardım alın. Normal bir günün sonunu zor getiriyorsanız, çalışma gününüzü zamanlayın veya bazı sorumlulukları dağıtın. Birine yanıt vermek için ne zaman çok geç kabul edilir? Hiçbir zaman. İyi bir açıklamanız olduğundan eminseniz, yeterlidir.



9. Etkili e-posta yazamıyorsanız biraz çalışın. En azından sekreter veya size bağlı bir çalışandan da yardım alabilirsiniz. E-postada, çalışanlar, ortaklar ve diğerleriyle iletişiminizde bazı roller vardır; bundan kaçınmak için gerçekten geçerli bir neden yoktur. Ancak, uzaktan çalışanlar ve sizi düzenli olarak görmeyenlerin, sizi değerlendirirken büyük oranda e-postalarınızı kullanacağını unutmayın.



10. Yazım denetimi ve eş anlamlılar sözlüğünü kullanıyor musunuz? Yazım hatası ve yarım cümlelerden kaçının. Bunlar sizi kötü gösterir. Klişelerden de kaçının.