İş e-postaya geldiğinde, ben tam bir stokçuyum. Belki, aldığım ilk e-postayı saklamamış olabilirim. Ancak, 2000 yılından beri aldığım ilk e-postalarım saklamış olabilirim.

Aslında, 2000 yılından bu yana aldığım tüm e-postaları saklamış olabilirim. Bu nedenle, elbette o günden bu yana her şeye de sahibim.

	İPUCU: Bir e-postanın saklanacağına mı, yoksa silineceğine mi karar verebilmeniz için, önce onu bulmanız gerekir. E-posta izlemede en yaygın yöntem, belirli müşterilerle ve projelerle ilişkili her iletiyi özel klasörlere koymaktır. Outlook 2003 bu klasörleri oluşturmanızı sağlamakla kalmaz, iletileri gönderenden bu klasörlere yönlendiren kuralları da ayarlar. Daha fazlasını öğrenin..

Doğrusunu söylemek gerekirse neden bu kadar biriktirdiğimi ben de bilmiyorum. Bazı hayali suçlarım için mahkemeye çağırılıp burada masum olduğumu kanıtlamak için e-mahkemeye gerek duyacağımı düşünüyor olabilirim. Bu birikimi saklamak için bazı yasal gerekler hakkında belirsiz bir ilgim olabilir.

Bunu yapan tek kişi ben değilim. Aranızdan bazılarının da binlerce e-postası vardır. Siz de bunları neden sakladığınızı bilmiyor olabilirsiniz. Belki de, bulamadığınız bazı anlamsız e-postalar yüzünden parmaklıklar arkasına düşmekten korkuyorsunuzdur.

Burada, e-postayı ne zaman saklayıp saklamayacağınızdan korkmanız gerektiğine karar vermeniz için bazı ipuçları var. Açıkçası, halen sorularınız varsa bir hukukçuyla görüşün.

1. Önemli kayıtları koruyun. Ancak, e-posta her zaman kayıt kabul edilmez. Şirketler işletme işlemlerini kaydetmek zorundadır. Sözleşme imzalarsanız, bu sözleşmeyi saklayın. E-posta eki olarak sözleşme alırsanız ve karşı taraf e-postada "Sözleşmeyi kabul ediyoruz" demişse bu e-postayı da saklayın. Bu bir kayıt olarak değerlendirilir.
   
   Bu nedenle, basılı bir belge gibi bunu tutacaksanız, e-postayı tutun. Gerekmiyorsa atın. Bunlar arasında sözleşme sürecinde oluşturulan e-postalar da vardır. Bu işlemdeki bir malzemedir ve kuruluşun düşüncelerin yansıtmaz. Daha çok kişilerin düşünceleridir.
   
   Bir şeyi saklıyorsanız bunu gerektiği gibi yapın. E-posta programınızda kimsenin bulamayacağı bir yerde bırakmayın. En iyisi bunu yazdırıp bir klasöre koymaktır.



2. Bazen daha fazlasını saklayın. Bazı zamanlar vardır ki, hiçbir şeyi gözden çıkaramazsınız. Örneğin, yasal bir sürecin parçasıysanız, ilgili hiçbir şeyi silemezsiniz. Dikkat konusunda hata yapabilirim. En iyisi, hukukçuların önerilerini izlemek.
   
   O anda yasal bir süreçte olmasanız bile, önemli iki sözcük daha var: yakında ve sezilebilir. Suçlanacağınız uyarısı geldiyse, yakında anlamına gelir. Şimdi e-postalarınızı silmek için uygun zaman değildir. Büyük bir gaf yaptıysanız ve birileri bundan zarar gördüyse, mahkeme kapısı sezilebilir. Yine, dikkatli olun. Hukukçunuzla görüşün.
   
   Uzmanlara göre yalnızca güvenlik endüstrisinin tüm e-postalarını tutması gerekir. Diğer herkes bunları atmakta serbesttir.



3. Her şeyi saklamayın. Çoğunlukla, bu e-postaların yığılması hiçbir şeyi zorlamayabilir (sunucu alanınız dışında). Çoğumuz, bunları yanıtlama gereği duymadığımızdan kendimizi işe kaptırırız. Müşterilerimize yardım etmek istiyoruz. Hiçbir zaman dava edilmedik, böyle bir şey de beklemiyoruz.
   
   Ancak, bu gerçekleşebilir. İnsanüstü bir sabrın ardından bir çalışanınızı işten çıkardınız diyelim. Çalışanınıza daha iyi davranamazdınız belki, ancak o böyle düşünmeyebilir. Bu nedenle dava açar.
   
   Endişeli değilsiniz. Ancak, ardından mahkemeyle ilgili son üç yılın e-postalarını göndermenizi isteyen mahkeme celbini alırsınız. E-postada mahkemeyi etkileyecek hiçbir şey yoktur ve Screwup da bunu bilir. Ancak, sizin de elinizdekilerin tümünü eşelemeniz gerekir; hukukçunuz da ilgili malzemeleri görmek için bunu inceler. Bunu yapmak, saati XX Liradan kaç saat alır? Böylece iddialarınızı geri alıp, gitmesi için bu çalışana XX Lira verirsiniz. Bunun hakkında hiç düşünmezsiniz, ancak davacıların düşündüğüne iddiaya girebilirsiniz. En kötüsü de, ölçüyü aşan ifadelerin yer aldığı bir e-postanızı bulabilirler.
   
   Olası sorunlar doğururken, e-posta neden saklanır? Tabiki bu senaryonun oldukça imkansızdır. Ancak, eski postalarınızın %99,9'u önemsiz posta çıkıyor. Neden risk alasınız?



4. E-posta günlüğü tutma ilkesini geliştirin. Uzmanlar 30 günlük günlük tutma ilkesini öneriyor. 30 günün sonunda, çalışanlarınızın (ve sizin) e-postanın kayıt olup olmadığına karar vermesi gerekiyor. Karar olumsuzsa atılır. Bu, çalışanları kaydın ne olup, ne olmadığı konusunda düşünmeye iten sağlıklı bir etkidir. Avukatlar bunun iyi bir fikir olduğun düşünüyor. Ancak daha de ileriye gidip, e-postasından hemen kurtuluyor.

E-postanızı yedeklemeyin. Bunu bilgisayarınızda tutmaktan daha fazla bir şey yapmış olmazsınız. Mahkemeye davet edilirseniz, siz ve hukukçunuz, ister bilgisayarda, ister bantta olsun, bunu taşımak zorundasınız. Tüm eski şişkinlikleri silin.

Skupsky'e göre, eski e-posta diğer tarafta çok az işe yarar. Ancak, bununla gitmenin bedeli XXX Lira ise, bu davacıları pek ilgilendirmez. Davacının avukatını da ilgilendirmez. Onların kaybedecek hiçbir şeyi yoktur. Keşfetmek, uzlaşmaya zorlamanın harika bir silahıdır.

Sonuç olarak, tüm eski e-postalarımı siliyorum. Elbette hayır! bir düşünün ne kadar zor. Çok uzun zamandır onlarla yaşıyorum; onlar adeta eski dostlarım. Siz, kendinize ait olanları silin. Bu konuda katı olmamız gerekiyor.