Gelen kutunuz büyük bir kentin telefon rehberi boyutlarına geldiyse, belki de artık düzenli olma zamanı gelmiştir.

10 dakika içinde ofisinizde olacak olası önemli bir müşterinin son e-postasını bulamıyorsanız, düzenli olmanın tam zamanı gelmiştir.

	İPUCU: Business Contact Manager ile Outlook 2003, iş ilişkileriniz ve fırsatlarınız hakkında bilgileri hızla filtreleyip özetlemek için raporları çalıştırmanızı sağlar. Örneğin, yakın zamanda iletişiminiz olmayan kişileri listelemek veya önümüzdeki üç aylık satış tahminlerini görmek için raporları çalıştırın.

Önemli iş bilgilerinin yarısından fazlası bugün e-posta aracılığıyla iletiliyor. On yıl gibi kısa bir süre öncesine kadar, birçokları e-postanın iş alanında kabul edilebilir bir iletişim aracı olduğunu düşünmüyordu. Artık bu değişti. İş dünyasının hızı arttıkça, daha hızlı bir iletişime olan gereksinim de artıyor. Bu değişmeyecektir.

Kötü düzenlenmiş bir dosyalama sisteminde uğraşıp durmaya çok benzer bir biçimde iletileri bulmak için aşırı zaman harcıyorsak, düzensiz bir gelen kutusu söz konusu amacı yenilgiye uğratıyor demektir.

İş İletişimlerinizi Düzenleyin
İşletmenizin müşterilerle tüm iletişimini sanal olarak izlemenize izin veren bir aracınız varsa ne düzenlenir, kullanımı ne kolaylaştırır ve hızla ne alınır?

Çalışmakta olduğunuz ekrandan çıkıp başka bir ekrana gitmek zorunda kalmadan e-postayı açıp okuyabilseydiniz ve yanıtlayabilseydiniz?

Bunları ve daha da fazlasını sağlayan, üstelik sizin ve çalışanlarınızın kolayca öğrenebileceği bir yazılım paketiniz olsaydı?

Microsoft Office Small Business Edition 2003, daha kolay bir yöntemle etkili bir iletişim kurmak için bir dizi uygulama sunar. Bunlar, e-postalarınızı hızla ve kolayca düzenlemenizi, sıralamanızı ve almanızı sağlayan çeşitli özellikleri de içerir.

Tamamıyla yeniden elden geçirilmiş Business Contact Manager ile Outlook, e-postalarla çalışmayı kolaylaştıran ve hızlandıran çok sayıda geliştirme içerir:

• Özelleştirilebilir önemsiz e-posta filtreleriyle kullanıcılar filtrelemenin ne kadar kapsamlı olması gerektiğini saptayabilir. Ayrıca, yığın e-posta filtrelerinizin güncelliğini ve etkinliğini koruyabilmesi için Microsoft sürekli güncelleştirmeler sağlar.



• Business Contact Manager tüm müşteri verilerinizi tek bir yerde tutar. İş ilişkiniz olan kişiler, hesaplar ve satış fırsatlarına (Microsoft Office belgeleri, fakslar ve taranmış malzemeler iliştirmenin yanı sıra), e-postalar, notlar, randevular ve yapılacaklar listesi öğelerinden otomatik olarak bağlantılar oluşturur. BCM ayrıca, müşteri etkinliği geçmişlerini ve bununla ilişkili öğeleri tek tıklatmayla görüntülemenizi sağlar.



• Arama Klasörleri özelliği, iletileri gönderene veya tarihe göre gruplandırma ayarıyla kullanıcıların e-postaları fazla çaba harcamadan düzenlemesine olanak verir. İletiler asılda özgün konumlarından başka bir yere taşınmaz, ancak bu özellik kullanıcıların iletileri hızla gruplandırmasını, bulmasını ve almasını sağlar.



• Daha işlevsel Gezinti Ekranı. Burası, Posta, Kişiler ve Görev düğmelerinin hayat bulduğu yerdir.



• Daha geniş Okuma Bölmesi kullanıcıların yazışmalarını daha hızlı okuyabilmelerini sağlar, çünkü daha az kaydırma yaparak daha fazla metin okuyabilirsiniz.



• Outlook ayrıca iletileri ve yanıtları gruplandırabilir.



• Hızlı Bayraklar özelliğiyle kullanıcılar, daha sonra başvurmak üzere iletileri işaretleyebilir.



• Yeni Masaüstü Uyarıları yeni posta geldiğinde kullanıcılara bildirir. Yeni iletiyle ilgili olarak görüntülenen kısa bir özet, gönderenin adını, konuyu ve metinden bir örneği içerir.

Yeni bir özellikle, gönderici adı, alındığı tarih ve saat, dosya boyutu bilgilerini içeren bir özet için kullanıcıların yalnızca dosya üzerine gitmesinin yetmesi sağlanmıştır. Tarih ve saati bilme, aceleniz varsa ve iletilere öncelik vermeniz gerekiyorsa yardımcı olabilir.

Ayrıca Outlook arabirimini açmak gerekmez. İletileri masaüstünde açmanız yeterlidir.

Küçük işletmelerden birine sahip olan, böyle bir işletmede yönetici veya çalışan olarak görev yapan herkes, şirketin başarılı olması için bilgisayar başında daha az zaman harcayıp müşterilere daha fazla zaman ayırmak gerektiğini kabul edebilir. E-posta gelen kutunuzu kullanışlı bir şekilde yöneterek bunun gerçekleşmesine yardımcı olabilirsiniz.