Birçok küçük işletmenin sık sık uzaktan çalışması gerekmektedir. Seyahatteki çalışanlar, başka bürolardaki müşteriler, ortakları ve evden çalışan sözleşmeli elemanları ile çalışabilmek için buna gerek duyarlar. Bu ekipler arasında bağlantı kurmak üzere Internet'ten yararlanıldığında, şirketler uzaktan çalışanların üretkenliğini artırabilir, maliyetleri düşürebilir ve iletişimi geliştirebilir. Peki, işletmenizde uzaktan çalışma uygulamalarını geliştirmek için hangi birlikte çalışma araçlarını kullanmalısınız? Bu makalede bu araçlardan en önemli altı tanesi tanıtılmıştır.

	İPUCU: E-posta çok etkili bir iletişim aracıdır. Ancak farklı yerlerdeki insanlarla hızlı bir işbirliğine gerek duyduğunuzda, Instant Messenger daha da verimli bir iletişim aracı olabilir.

Şirketinizde uzaktan çalışma uygulamalarını geliştirmek için hangi birlikte çalışma araçlarını kullanmalısınız? Burada en önemli araçlardan altısı tanıtılmıştır.

1. Paylaşılan Takvim Sistemi
   Bazı ekipler uzaktan çalışırken Outlook'un paylaşılan takvim sisteminin değerli bir araç olduğunu göz ardı etmektedir. Zamanlamaları çevrimiçi ortama taşımak, çalışanların sanal çalışma odalarında toplantıya katılacakların uygun oldukları zamanı gözden geçirdikten sonra toplantı ayarlamalarına olanak verir. Bu işlevi kullanmadıkları zaman, toplantı üyelerine ayrı ayrı ulaşmak ve hepsine uygun bir zaman ayarlayıncaya kadar zamanlamalar üzerinde çalışmak zorunda kalırlar. Bu da yalnızca değerli çalışma saatlerinin boşa harcanmasına değil, aynı zamanda gereksiz telefon masraflarına da yol açar.
   
   
2. Paylaşılan Kişi Veritabanları
   Kişiler veritabanı, paylaşılan kaynaklar kadar değerlidir. Adresler, telefon numaraları ve diğer kişi bilgilerinden oluşan ortak bir listeyi çevrimiçi ortamda tutarak, ekip üyelerinin en son kişi bilgilerine kolayca erişebilmesini sağlarsınız. Not yığınları arasında telefon numaraları aramaktan veya kişi ayrıntılarını izlemek için başka şehirlerdeki ekip üyelerine telefon etmekten kurtulursunuz. Paylaşılan bir veritabanı, bir çalışan işten ayrıldığında veya emekli olduğunda da şirketinizin önemli telefon numaralarına erişebilmesini güvence altına alır. Bu kullanılmazsa, çalışanlardan biri ayrıldığında kişi listelerini de beraberinde götürebilir.
   
   
3. Merkezi Belge Deposu
   Belge düzenleme ve değiş tokuş etme işlemlerinin doğrudan çevrimiçi bir çalışma odasında gerçekleştirilmesi, çalışanlar sunucuya bağlanmak veya e-postayı karşıdan yüklemek zorunda kalmadan belgeleri görüntüleyebilip alabildikleri için, uzaktan erişimden veya e-posta göndermekten daha verimli bir yöntemdir. Ekip üyelerinin farelerini bir kez tıklatarak oda oluşturmasına olanak veren Microsoft SharePoint Team Services gibi intranet/Internet araçları sayesinde bu odaları ayarlamak kolay bir işlemdir.
   
   SharePoint ile birlikte Microsoft Office de kullanıldığında, Word ve Excel gibi yaygın uygulamaları kullanan çalışanlar, yazılımlarının "Farklı Kaydet" özelliğiyle belgeleri doğrudan SharePoint odalarına kaydedebileceklerinden, belge paylaşımı daha da etkili hale getirir.
   
   
4. Duyuru Panoları
   Duyuruları doğrudan paylaşılan sanal çalışma alanlarında ilan ederek, uzaktaki çalışanlara yeni haberleri bildirme işlemini otomatikleştirebilirsiniz. Bu, basılı veya e-posta duyuruları oluşturma, adresleme ve gönderme işlerini yönetmek için gereken sıkıcı çalışmaları azaltır. Ayrıca bu iletişim yöntemini bir adım ileri götürerek, ekibinizin paylaşılan web sitesinin üzerine bir duyuru kutusu oluşturabilirsiniz.
   
   
5. Sanal Konferans
   Konferans yazılımı aracılığıyla, çalışanlarla gerçek zamanlı iletişim kurulabilir. Maliyetleri düşürmek ve çalışmaları kesintiye uğratmamak için yüz yüze toplantılar veya telefon konuşmaları yerine bu aracı kullanın.
   
   
6. Anlık İleti Hizmeti
   Anlık ileti hizmeti, ekip üyelerinin telefon yerine çevrimiçi ortamda sohbet etmelerine olanak sağlar. Bu, özellikle sürekli iletişim halinde olması gereken ancak uzun saatlerini telefonda geçirmek istemeyen çalışanlar için kullanışlı bir araçtır.