Hiç bir toplantıyı zamanlamanızın toplantının kendi süresinden daha uzun sürdüğü oldu mu? Toplantılar bugün çoğu işletmede hayatın gerçeklerinden biri olabilir; ancak toplantıları zamanlama işi, üretkenliğin önünde duran büyük bir engel haline gelebilir.

	İPUCU: Telefon, PC ve Internet bağlantısıyla, Internet üzerinden etkileşimli birlikte çalışma oturumları yürütebilirsiniz. Microsoft Office Live Meeting hakkında daha fazla bilgi edinin.

İşyerinizde toplantıların nasıl düzenlendiğini düşünün. Aşağıdaki yaklaşımlardan herhangi biri tanıdık geliyor mu?

Ültimatom yaklaşımı. Toplantıya çağıran patronsa, toplantının belirli bir zamanda yapılacağını ve herkesin orada olması gerektiğini duyurmakla yetinir. Toplantıya katılacak herkesin zamanlamalarını yeniden düzenlemek için zaman harcayacağı bir yana bırakılırsa, bu etkili bir yöntemdir.

Büronun içinde etrafta dolaşma yaklaşımı. Toplantıyı yapmak isteyen kişi etrafta dolaşıp insanlara ne zaman uygun olduklarını sorar. Herkes için uygun bir zaman bulduğunda, bunu haber verir. Bu arada, katılacaklardan biri söz konusu zaman dilimine başka bir iş zamanlamış olabilir ve her şeye baştan başlamak zorunda kalırsınız.

E-posta yaklaşımı. Toplantıyı düzenleyen, toplantı isteğini içeren ve toplantı zamanı için birkaç seçenek sunan bir e-posta gönderir ve herkese bu seçeneklerden hangisinin uygun olduğunu sorar. E-postaya herkes zamanında yanıt verirse ve sağlanan seçeneklerden biri herkese uygun düşerse, bu gerçekten etkili bir yöntem olabilir.

Ancak bu yöntem, şirketinizde bir sunucu veya gerçek zamanlı bir takvim oluşturmak için otomatikleştirilmiş bir sistem yoksa, toplantı ayarlamak daha iyi kullanılabilecek bir sürü zamanın harcanması anlamına gelebilir.

Peki ne yapmalı? Bugün işletmelerin çoğu belgeler oluşturmak, e-posta gönderip almak, sunu, elektronik posta ve pazarlama malzemesi hazırlamak için Microsoft Office'e güveniyor. Birçoğu da, bu temel işlevlerin ötesine geçmediğinden daha az bilinen ancak fazlasıyla kullanışlı olan özelliklerden yararlanamıyor. Burada, zaman yönetimini geliştirebilecek bu tür birkaç özelliğin üzerinde duracağız.

Kimin Ne Zaman Meşgul Olduğunu İzleyin
Office Small Business Edition 2003 ve Small Business Server 2003 kullananların, toplantı ayarlamalarını daha zahmetsiz hale getirecek gelişmiş zamanlama seçenekleri vardır. Bunlar:

Birden çok takvimi görüntüleme. Outlook 2003'le kendi takviminizin yanında başka takvimleri de görüntüleyebilirsiniz. Toplantı zamanlamak istediğinizde, ekibinizden toplantıya katılması gereken kişilerin takvimlerini çağırabilirsiniz. Toplantıları, özel olayları veya tatilleri planlamak amacıyla zamanlamaları hızla karşılaştırabilmeniz için takvimler renkle kodlanmış ve etiketlenmiştir. Başka bir kişinin takvimini açtıktan sonra, bunu kolayca yeniden görüntüleyebilir veya gizleyebilirsiniz.

Toplantı Çalışma Alanları
Outlook 2003'ün yepyeni bir özelliği olan Toplantı Çalışma Alanları, paylaşılan ajandaları, görsel malzemeleri, belge bağlantılarını, katılanlar listelerini ve diğer belgeleri herkesin erişebileceği bir yerde depolayarak toplantıları planlamanıza ve düzenlemenize olanak sağlar. Outlook 2003'ten toplantı davetleri gönderdiğinizde Toplantı Çalışma Alanları otomatik olarak oluşturulur. (Bu özelliği kullanabilmek için Microsoft Small Business Server 2003'te Windows SharePoint Services'ı da çalıştırmanız gerekir.)

Uygun Olma Durumunu Çevrimiçi Denetleyin
Office 2003'le, serbest/meşgul bilgilerini Internet üzerinden kullanıma açarak Microsoft Exchange sunucusu paylaşmayan Outlook kullanıcılarıyla toplantı zamanlayabilirsiniz. Bu, düzenli aralıklarla bir araya geldiğiniz uzaktaki çalışanlarla veya başka şirketlerdeki kişilerle zamanlama yapmanın yollarından biridir. Yöntem:

• Outlook'u açın ve Takvim'i tıklatın
  
  
• Eylemler menüsünü tıklatın
  
  
• Toplantı Planla'yı tıklatın
  
  
• Diğerlerini Ekle'yi tıklatıp Adres Defteri'nden kişileri seçerek veya sağlanan alana adını ve e-posta adresini yazarak katılımcıları ekleyin
  
  
• Toplantı katılımcısı eklediğinizde, Microsoft Office Internet Serbest/Meşgul Hizmeti'ne katılmak isteyip istemediğinizi soran bir kutu açılır. Serbest/meşgul bilgilerinizi ayarlamak için katıl'ı tıklatın ve web sayfasındaki yönergeleri izleyin
  
  
• Toplantıyla ilgili bilgileri doldurarak işinizi tamamlayın. Toplantı isteği Serbest/Meşgul Hizmeti'ne kaydolmamış kişilere gönderildiğinde, hizmete katılıp katılmamaya kendileri karar verir
  
  

Katılımcıların serbest/meşgul zamanlarını web üzerinden de görüntülemeyi de seçebilirsiniz; ancak Outlook Serbest/Meşgul hizmetiyle birlikte çalışarak serbest/meşgul zamanları Outlook toplantı isteğinde görüntüler. Gizliliği korumak için:

• Kişilerin konumları ve etkinlikleri hakkındaki ayrıntılar toplanmaz
  
  
• Yalnızca hizmetin üyeleri katılabilir
  
  
• Yalnızca yetkilendirdiğiniz kişiler serbest/meşgul bilgilerinize erişebilir
  
  

Toplantılar, çoğu işletmenin çalışmalarında kritik bir öneme sahiptir. Bunların üretkenliğini olabildiğince artırmak için doğru yönde atılmış ilk adım etkili bir zamanlamadır.