Christopher Elliott

Daha iyi bir gezgin olmayı istiyorsanız, koltuğundan kalkmayan yol savaşçılarının kaleminden çıkma şu nasıl yapılır kitaplarının bir kısmını göz ardı edebilirsiniz!

	İPUCU: Verilerinizi kaybettiğinizde, bunu nedeninin iş gezisinde dizüstü bilgisayarınızın üzerine dökülen bir fincan kahve mi yoksa bir ağ saldırısı mı olduğu o kadar önemli mi? Her koşulda kaybetmiş durumdasınız. Office 2003, verilerin yanlışlıkla silinmesi riskini en aza indiren yeni özellikler sağlıyor.

Bunun yerine, dizüstü bilgisayarınızı çalıştırın ve Microsoft Outlook'u açın. Evet, şu e-posta, zamanlama ve bir miktar da sözcük işlem görevini yerine getirdiğiniz uygulamadan söz ediyorum.

Dizüstü Bilgisayarınızdan En İyi Şekilde Yararlanın
Dizüstü bilgisayarınızda bu uygulamanın bir kopyasının yüklü olması ve seyahate çıkarken taşınabilir aygıtınızı yanınıza almış olmanız olasılığı yüksektir. (Seyahatte yanınıza alma konusunda Harris Interactive tarafından son zamanlarda yapılan bir araştırmada, dört dizüstü PC sahibinden birinin makinesi için "en değerli varlıklarından biri" olduğunu düşündüğü, yaklaşık üçte birinin ise seyahatlerde dizüstü bilgisayarını evde bırakmaktan pişmanlık duyduğu ve en az bir nedenle dönüp aldığı ortaya çıktı.)

MacGyver için kağıt ataşı neyse gezginler için de Outlook odur. Düşünebildiğinizden çok daha fazla iş yapar. (1980 ve 90'larda parlayan televizyon programı MacGyver'ı bilmeyenler özürlerimi kabul etsin.)

Gezi İçin Zamanlama Özelliklerini Kullanma
Hindistan, Bangalore'de danışmanlık yapan Marielle Barnes, gezisi sırasında zamanını düzgün planlayabilmek için Outlook'un zamanlama özelliklerine güveniyor. "Yapılacaklar listemi düzenli tutmak için görev yöneticisini kullanıyorum" diyor. "Görevleri şehirlere ve işlev türüne göre düzenliyorum, böylece öğeler gruplandırılmış oluyor ve birbiri ardına kolayca tamamlanabiliyor." Bunun yerine, gezi rehberini bir takvimde veya kişisel dijital yardımcıda (PDA) da tutabilir. Ama seyahatiniz sırasında dizüstü bilgisayarınızı yanınızdan ayırmıyorsanız, neden onu bunun için de kullanmayasınız (özellikle bir PDA'den daha büyük bir ekrana sahip olduğunu gözönünde bulundurursanız)?

Robert Hanson, e-postalarına telefondan ulaşmak için (dizüstü bilgisayarınızı otelde unuttuğunuzda yararlanacağınız şık bir özellik) Outlook'a ve başka bir şirketin uygulaması olan Xpressions programına güveniyor. Delaware, Wilmington'dan Hanson, "İade edilemeyen bir bilet rezervasyonu yaptırmıştım ve Outlook katılmam beklenen toplantının iptal edildiğini aynı gün öğrenmemi sağlayarak beni uçak biletine boşuna para harcamaktan kurtardı" diyor. "Böylece ceza ödemeden uçuşu iptal edebildim."

Outlook beni de birkaç kez kurtardı.

En sevdiğim özellik, beni itiraf etmekten çekindiğim kadar çok sayıda zor durumdan kurtaran kişi yöneticisidir. Nasıl mı? Bir gezi için yola çıkmadan önce genellikle telefon numaralarıyla birlikte tüm gezi rehberimin bir yazılı çıktısını alırım. (Eski kafalı olduğumu düşünebilirsiniz ama elinizde bir kağıt parçası olduğunda, pilin bitmesini dert etmeniz gerekmez.) İflah olmaz bir unutkan olduğumdan, bu çizelgeyi birçok kereler kaybettim. Neyse ki önemli adresleri ve telefon numaralarını Outlook'tan alabildiğimden, hiçbirinde terminalin ortasında tüm bavullarımı açmam gerekmedi.

Gezginler İçin Kullanışlı Bir Yükseltme
Geçmişte Outlook'un uçaklarla uzun yolculuklar yapan kişiler tarafından çok fazla önemsenmediğini söylemek doğru olabilir. Ama artık bu durum değişiyor. Microsoft Outlook 2003'ün tasarımında gezginler de giderek artan ölçüde dikkate alınıyor.

İşte kullanışlı özelliklerinden birkaçı:

• Daha hızlı bulun. Outlook, yoldayken aldığınız e-postaların tümü hakkında bilgi sahibi olmanıza yardımcı olur. Belirli arama ölçütleriyle eşleşen tüm e-posta öğelerinin görünümlerini içeren Arama Klasörleri adlı yeni "sanal" klasörler, önemli iletileri, göz ardı etmek istedikleriniz arasından kolayca ayıklamanızı sağlar. Arama Klasörleri'nde öncelikli iletiler işaretlendiğinden istenmeyen postaları okuyarak zaman harcamazsınız.
  
  
• Önemsiz postaları dışarıda tutun. İstenmeyen posta söz konusu olduğunda, yeni Önemsiz E-posta klasörü aldığınız önemsiz postanın büyük bölümünü ayrı bir klasörde tutarak gelen kutunuzdaki dağınıklığı gidermenize yardım eder.
  
  
• Ağ Olmadan Çalışın. Microsoft Exchange Server üzerinden bir e-posta hesabı kullanıyorsanız, büro dışındayken veya bağlantınız çok yavaşladığında çevrimdışı çalışabilirsiniz. Outlook ancak siz istediğinizde veya "Gönderme/Alma" gruplarında bağlanmayı seçtiğinizde sunucuya bağlanmayı dener.
  
  
• İş ilişkiniz olan kişileri araştırın. Outlook'la tümleşik çalışan yeni Business Contact Manager özelliği, adres defterinizi iş ilişkiniz olan kişileri, satış şeflerini ve fırsatları oluşturabilen, izleyebilen ve yönetebilen güçlü bir araca dönüştürür. Business Contact Manager'ın belki de en iyi yönü Outlook kadar sezgisel olmasıdır. Böylece kullanmadan önce elkitabını okumak için saatler harcamanız gerekmez.
  
  

Outlook 2003'ün "Şık" İzlenimi
Outlook'un en son sürümünü MacGyver'ın tornavidasını güçlü bir araçla değiştirmesi gibi düşünün. Her ikisi de iyi çalışıyor olabilir ama bu araç hiç kuşkusuz daha şık görünüyor. (Gerçekten de, Outlook'un daha önceki sürümlerini veya başka e-posta sistemlerini kullanan arkadaşlarım Outlook'un yeni simgelerine ve "görünümüne" bayıldılar.)

Ama hepsinden iyisi, Business Contact Manager ile Outlook 2003 yoldaki üretkenliğimi artırmayı vaat ediyor.

Bir gezi e-posta bülteninin yayımcısı olarak, özellikle Liste Oluşturucusu'nun yardımıyla belirli kişilere özelleştirilmiş iletiler gönderebilmemi sağlayan tümleşik özelliklerinden etkilendim. Artık müşterilerin son tarihleri kaçırmanın özrü olarak "Seyahatteydim" bahanesini kabul etmeye daha az eğilimli olduğu çağımızda, bu özellikler büyük olasılıkla müşterilerimi kaçırmamama yardımcı oldu. Hatta belki de birkaç yeni müşteri kazanmamı sağladı.

Outlook 2003'ün birkaç işlevini öğrenmek zor sayılabilir; örneğin hala gezinti bölmemin istediklerimi yapmasını nasıl sağlayacağımı bulmaya çalışıyorum. Eski Outlook kullanıcıların da bazı yeni şeyler öğrenmesi gerekiyor.

Ama Outlook'u tam olarak çözmenin pek uzun sürmeyeceğini düşünüyorum. Bunu bir kez başardığınızda, yeni Outlook dizüstü bilgisayarınızı gezide yanınıza almanızın en önemli nedenlerinden biri olacak (bir nedene gerek duyuyorsanız).