Küçük işletmelerin çeşitliliği şaşırtıcı. Aralarındaki farklılıklara karşın, rekabeti sürdürmek ve işletmenin performansını artırmak amacıyla teknoloji kullanımı açısından bakıldığında benzer kaygıları taşıyorlar.

	İPUCU: Microsoft Office konusundaki ustalığınız geliştirmek için kısa, çevrimiçi eğitim kurslarına katılın. Kurslar, Word belgelerini biçimlendirmekten Access veritabanı oluşturmaya kadar her konuda size yardımcı olabilir. Daha fazlasını öğrenin.

Bir küçük işletme sahibi veya yöneticisi olarak bu sıkıntıların size de tanıdık gelip gelmediğine bir bakın:

• Teknoloji o kadar hızlı gelişiyor ki, tam olarak neye gerek duyduğumu bilmiyorum, bu yüzden de elimdekiyle yetiniyorum. Ama çağın gerisinde kaldığımdan kaygılanıyorum
  
  
• Müşterilerimizi iyi izlemek sürekli bir mücadele anlamına geliyor ve elimdeki teknolojinin kapsamını aşıyor
  
  
• Çalışanlarımla birlikte, istenmeyen postayla uğraşırken ve bilgisayar virüsleri konusunda kaygılanırken çok fazla zaman harcıyoruz
  
  
• Çok yüksek bir pazarlama bütçesi ayıramam ama rekabette ön saflardaki yerimi korumak için yaptığım işleri kesinlikle çevreye duyurmam gerektiğinin de farkındayım
  
  

Bu tür korkular geceleri uykunuzu kaçırıyorsa, burada daha iyi uyumanıza yardımcı olabilecek bazı fikirler bulacaksınız.

Rekabet Gücünü Korumak İçin Çözümleri Belirleme

Microsoft Office bugün dünyada en yaygın kullanılan üretkenlik yazılımıdır. Teknolojinin işletme performansını artırmaya nasıl katkıda bulunacağını düşünüyorsanız, bunun başlamak için doğru yer olduğu açıktır.

Office'in en son sürümü olan Microsoft Office Small Business Edition 2003, özellikle 1 ile 25 arasında çalışanı olan işletmeler için tasarlanmıştır. En sık kullandığınız programları (Word, Excel, PowerPoint ve Publisher) ve iş ilişkiniz olan kişilerle satış fırsatlarını yönetmenize yardımcı olacak yeni Business Contact Manager ile Outlook'u içerir. Ancak, özellikle küçük işletmelerin gereksinimlerine odaklanan ilk Office sürümü olması nedeniyle, Sahipler/Yöneticiler için bir dizi sorunu çözmeye yarayan özellikler de içerir.

Müşterileri İyi İzleyin

Yeni Microsoft Office Outlook 2003 için Business Contact Manager ile kişileri, satış fırsatlarını ve hesaplarını ayrı yerden yönetebilirsiniz. Artı olarak, daha önce Outlook'a kaydetmiş olduğunuz bir müşteriye her e-posta gönderişinizde, e-posta kendisini söz konusu hesaba iliştirir. Bu şekilde, hesaba bir göz attığınızda müşterilerin size ve sizin onlara gönderdiğiniz e-postaların bir kaydını görebilirsiniz; üstelik hepsi aynı yerdedir.

Business Contact Manager ile Outlook 2003 şunları da yapabilmenizi sağlar:

• Belgeler, (e-postalar), notlar, randevular ve görevlerle kişileriniz ve satış fırsatı kayıtlarınız arasında bağlantı kurabilirsiniz
  
  
• Tek bir tıklatmayla hesap etkinliği geçmişini görüntüleyebilirsiniz
  
  
• Gelir potansiyeli ve kapanma olasılığı gibi önemli bilgileri izleyerek satış döngüsü içinde olası müşteri adaylarını daha verimli yönetebilirsiniz
  
  
• Satış fırsatları ve takibi için öncelikler belirlemenize yardımcı olacak raporlar çalıştırabilirsiniz
  
  

Zaten bildiğiniz Outlook arabirimiyle çalıştığınızdan, Outlook 2003 için Business Contact Manager'ın öğrenme eğrisi oldukça düşük düzeydedir.

Önemsiz E-postayı Azaltma ve Virüslerden Kurtulma

İstenmeyen e-postayı silmek için harcanan süre, önemli iş etkinliklerinin zamanından çalınıyor. Outlook 2003'ün gelişmiş önemsiz posta filtresiyle, istenmeyen postaya bağlı kapalı kalma süresini azaltabilirsiniz. Nelerin istenmeyen posta olarak kabul edileceğini nelerin edilmeyeceğini daha da kapsamlı denetlemek üzere, e-posta adreslerini Güvenli Gönderenler Listesi, Güvenli Alıcılar Listesi ve Engellenen Gönderenler Listesi'ne ekleyebilirsiniz.

Outlook'un önemsiz posta özelliğiyle şunları da yapabilirsiniz:

• En yüksek korumayı elde etmek için koruma düzeyinizi gerektiği gibi ayarlayabilirsiniz; örneğin yalnızca Güvenli Listenizden iletiler almayı seçebilirsiniz
  
  
• Office Online'da filtrenizi düzenli aralıklarla güncelleştirebilirsiniz
  
  
• HTML iletilerinde bulunan ve istenmeyen posta göndericileri tarafından hakkınızdaki bilgileri yakalamak için web işaretleri olarak kullanılan resimleri engelleyebilirsiniz
  
  

Outlook 2003, makro virüsleri de içinde olmak üzere e-posta ekleri aracılığıyla yayılan virüslere karşı da korunmanıza yardımcı olur.

İşletmenizin Çalışmalarının Duyulmasını Sağlama

Büyük bir harcama yapmadan işleriniz veya hizmetlerinizi pazarlamak için, Microsoft Office Small Business Edition 2003'teki araçların gücünden yararlanmayı deneyin. Burada birkaç öneride bulunmak istiyorum:

• E-postayla haber bültenleri gönderin. Belirli hedeflere e-postayla haber bültenleri veya en önemli müşterilerinize kişiselleştirilmiş e-posta iletileri göndermek için Publisher'da bir tasarım şablonu seçebilir ve adres mektup birleştirme işlevselliğinden yararlanabilirsiniz.
  
  
• Broşürler ve tebrik kartları. Publisher 2003'te sağlanan şablonlarla kartvizit, broşür ve haber bülteni gibi profesyonel görünümlü pazarlama malzemeleri oluşturun. Bunların tümü, uygun şirket bilgileri, logolar ve renk düzenleri içerecek biçimde özelleştirilebilir.
  
  
• PowerPoint: PowerPoint'in kolay kullanılan şablonlarıyla bankacılar, müşteriler ve satış ekipleri için verimli sunular hazırlayın.
  
  

Günümüzün değişen teknolojisinde en iyi araçların şirketiniz için çalışmasını sağlamak, rekabette önde yer almak için etkili bir yoldur.