İşletme sahiplerinin en büyük sorunlarından biri asıl görevlerini yapmak için zaman bulamamaları olabilir. Bir çiçekçi dükkanı sahibi veya bir dişçi olmanız fark etmez; işinizi sıradan yönetim işleriyle zaman harcamak için kurmamışsınızdır.

Ancak buna mecbur kalabilirsiniz

	İPUCU: Standart bir iş mektubu göndermeniz gerekiyorsa, Office Online'da önceden yazılmış mektup şablonları bulabilirsiniz. Tahsilat yazışmaları, mağaza açılış duyuruları ve daha birçok konuda şablonlar sağlanmıştır. Önceden yazılmış metnin istediğiniz kadarlık bir bölümünü kullanın. Bu, olağan yazışmaları sürdürmek için hızlı bir yoldur.

Büyük olasılıkla zaten elinizde bulunan yazılımın tüm avantajlarından yararlanarak zaman alan yönetim görevlerini nasıl bir düzene sokabileceğinizi fark etmemiş olabilirsiniz. Word, Excel, yeni Business Contact Manager ile Outlook, PowerPoint ve Publisher'ı içeren Microsoft Office Small Business Edition 2003, sıradan görevleri hızlandırmak için özel olarak tasarlanmış çok çeşitli şablonlara ulaşmanıza olanak verir.

Bu şablonlar tüm dünyadaki işletmelerde sürekli yeniden yapılan işleri hızlandırmak amacıyla oluşturulmuştur. Şablonlara kullandığınız Office programının içinden çevrimiçi olarak doğrudan erişilebilir. Office Online şablonlarını kullanmanın iyi yanı, sıfırdan başlamanız gerekmemesidir. Örneğin bir iş başvurusu formu veya gider raporu için temel yapı elinizin altındadır ve bunu özel gereksinimlerinize uygun olarak şirket bilgileri, logolar ve hatta renklerle kolayca özelleştirebilirsiniz.

Office Online web sitesinden ücretsiz olarak yükleyebileceğiniz binlerce şablon vardır. Aşağıda bu şablonları kullanarak ortak yönetim görevlerinizi nasıl düzene sokabileceğin konusunda birkaç örnek verilmektedir:

• İş planı sunusu: İş planınızı olası yatırımcılara tanıtmayı düşünüyorsanız, Office'le birlikte sağlanan ve pazar özeti, rekabet ve kaynak gereksinimleri de içinde olmak üzere bir iş planında bulunması gereken başlıca öğelerin tümünü içeren PowerPoint iş planı şablonu size çekici ve kapsamlı bir çerçeve sağlar. Uygun slayda işletmenizle ilgili bilgileri eklemeniz ve gereken özelleştirmeleri yapmanız yeterli olur.
  
  
• Fatura belgesi. İşletmeniz için profesyonel görünümlü bir fatura belgesi hazırlaması için birini işe almanız gerekmez. Office'in Excel tabanlı fatura belgesi şablonu işletmenize özgü ayrıntılarla ve faturalama yordamlarınıza uygun ayrıntılı döküm seçenekleriyle kolayca özelleştirilebilir.
  
  
• Bordro hesap makinesi: Office Online'da sunulan Excel tabanlı bordro hesap makinesiyle çalışan bilgilerinizi kolayca doldurabilir, çalışma saatleriyle ödeme oranlarını kaydedebilirsiniz; yazılım da otomatik olarak tek tek kişiler için ayrıntılı bir ödeme dökümü oluşturur.
  
  
• Proje yapılacaklar listesi: Excel tabanlı bu elektronik yapılacaklar listesinde, tamamlamanız gereken görevleri kolayca izleyin. Denetim listenizi özelleştirmek için proje adlarını, görevleri ve notları girin. Tamamladığınız görevlerin yanına onay işaretleri koyarsınız, buna ek olarak tamamladığınız görevlerle henüz tamamlamadıklarınızı hızla vurgulamak için Excel'in Otomatik Filtre özelliğini kullanabilirsiniz.
  
  
• İş başvurusu değerlendirme formu: İşe alma süreci fazlasıyla zaman alabilir. Office Online'daki özelleştirilebilir aday değerlendirme şablonunu kullanarak, iş başvurularını etkili ve tutarlı bir şekilde izleyebilirsiniz.
  
  
• Sözleşmeler ve anlaşmalar: Basit sözleşmeleri ve anlaşmaları hazırlamak için bir avukatın yardımına başvurmaya gerek duymuyorsanız, Office Online sitesindeki çok çeşitli şablonlarla zamandan ve paradan tasarruf edebilirsiniz. Mülkiyet yönetim formlarından gizlilik sözleşmelerine kadar her türlü konuda şablon bulabilirsiniz.
  
  

Sıradan yönetim işlerini yapmak için tanıdık Office arabirimlerinde oluşturulmuş şablonları kullanarak, hem zamanınızdan hem de paranızdan tasarruf edebilirsiniz. Daha da önemlisi, uzmanlığınızı işletmenizin özünü oluşturan öncelikli konulara yoğunlaştırmanıza olanak sağlar.