En başarılı işletme sahipleri bilirler; en son ve en önde gelen aracı satın almak, ancak elde edilen değer maliyetin üzerindeyse anlamlı bir hareket olur.

	İPUCU: Aldığınız e-posta iletisini nasıl yanıtlayacağınız konusunda düşünmek istiyorsunuz, ancak çok meşgul olacağınızdan ve bunu yapmayı unutacağınızdan çekiniyorsunuz. Outlook'ta bir anımsatıcı ayarlayabilirsiniz. Anımsatıcıyı ayarlamak istediğiniz iletiyi sağ tıklatın, İzle'nin üzerine gelin ve sonra da Anımsatıcı Ekle'yi tıklatın. Süre Sonu listesinde, yanıtı tamamlamanız gereken tarihi tıklatın. Saniye listesinde bir süre değerini tıklatın. Bayrak Rengi listesinde istediğiniz bayrak rengini ve sonra da Tamam'ı tıklatın.

Marangoz olduğunuzu ve yıllardır aynı çekici kullandığınızı varsayalım. Artık yeni olmadığı belli oluyor ama yine de işinizi görüyor. Yeni bir çekiç almadan önce, bunun daha hızlı, daha güvenli ve daha verimli çalışmanıza katkıda bulunacağı konusunda ikna edilmeniz gerekir.

Aynı durum, işletmenizde kullandığınız teknoloji için de geçerlidir. Aşağıdakilerden bazılarıyla karşılaşmaya başlamış olabilirsiniz:

• Birkaç yıl önce satın aldığınız PC'ler yavaşlamış gibi geliyor.
  
  
• Daha sık kilitleniyorlar.
  
  
• Yazılımınız eski olduğundan giderek daha çok uyumluluk sorunuyla karşılaşıyorsunuz.
  
  
• İstenmeyen postalar giderek daha uzun iş saatlerinize mal oluyor.
  
  

Ama hala, yeni PC'lerden ve güncelleştirilmiş yazılımdan elde edeceğiniz üretkenlik artışının, bunlara harcayacağınız parayı karşılayacağından emin değilsiniz.

Yatırım getirisini hesaplamanın bir yolu, Microsoft Windows XP ve Microsoft Office Small Business Edition 2003 önceden yüklenmiş olarak gelecek yeni PC'lerden elde edeceğiniz kazançları gözden geçirmektir. Örneğin, Office'in en son sürümünü edinmeye ikna olduysanız, bu Office sürümü işletmenizi daha iyi yönetmenize, daha üretken olmanıza, yeni müşteriler edinmenize veya varolan müşterilerle bağınızı güçlendirmenize yardımcı olabilir. Bu olasılıkları araştırmanız iyi olabilir.

Office'in Özelliklerini Karşılaştırma
Basit bir çözümleme yapabilir ve şu anda kullanmakta olduğunuz Office sürümüyle Office Small Business Edition 2003'teki özellikleri karşılaştırabilirsiniz. Office'in tüm sürümlerinde bulabileceğiniz bir dizi temel araç vardır ve Word, Excel ve Outlook 2003 bunlar arasında yer alır. Ancak bir sürümden diğerine ortaya çıkan asıl önemli fark bu özelliklerin işlevleri ile ilgilidir. Aşağıda birkaç örnek verilmiştir:

E-postanın Aşırı Yüklenmesini Engelleme	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
Düzenli güncelleştirmelerle geliştirilen önemsiz posta filtreleme özelliği	Hayır	Hayır	Evet	Evet
Gelişmiş gizlilik özellikleri	Hayır	Hayır	Evet	Evet
E-posta masaüstü uyarıları	Hayır	Hayır	Hayır	Evet

Önemli İş Bilgilerine Erişimi Denetleme	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
Dijital imzalar	Hayır	Hayır	Evet	Evet
Dosya parolası şifreleme	Hayır	Evet*	Evet	Evet
* Şifreleme değil, basit parola koruması

Belgedeki Değişiklikleri Yönetme	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
Gözden Geçirme araç çubuğu	Hayır	Hayır	Hayır	Evet
Word düzenleme kısıtlamaları	Hayır	Hayır	Hayır	Evet
Word biçimlendirme kısıtlamaları	Hayır	Hayır	Hayır	Evet

En Önemlisini Seçme
İşletmenizin hangi işi herkesten iyi yaptığını biliyorsunuz. Bu da gelişmesi için neler olması gerektiğini biliyorsunuz demektir. Hangi Office sürümünün işletmeniz için en anlamlı seçim olacağını değerlendirirken, işletmenizin gelişiminin şu noktasında neyin en önemli olduğunu belirleyin. Örneğin, yoğunlaşmak istediğiniz konular şunlar olabilir:

• Müşterileri ve satış şeflerini daha verimli yönetme. Business Contact Manager ile Outlook 2003 tüm müşteri ilişkilerinizin yönetimini hiç olmadığı kadar kolaylaştırır.
  
  
• Yeni ve varolan müşterilerinize işinizi tanıtma Office Small Business Edition 2003'ün bir parçası olan Publisher 2003 ile çekici ve düşük maliyetli satış ve pazarlama malzemelerini hızla hazırlayabilirsiniz. Öte yandan, şirketinizin çevrimiçi vitrinini tasarlamak için Kolay Web Sitesi Oluşturucu'yu da kullanabilirsiniz.
  
  
• E-postaları verimli bir yöntemle işleme. Outlook 2003'ün gelişmiş önemsiz posta filtreleri, işletmenizi olumsuz yönde etkileyebilecek istenmeyen posta ve virüslerle savaşmanıza yardımcı olur. Ayrıca, programa eklenmiş olan yönetim özellikleri aşırı yüklü gelen kutunuzu düzenlemenize katkıda bulunur.
  
  

İster eski bir çekiç, ister yeni üretkenlik yazılımı olsun, başarılı bir işletme oluşturmak için doğru araçlar gerekir.