İPUCU: Pazarlamanızı daha etkin hale getirmek için tanıtım malzemelerini aynı veya benzer ürünler alan müşterilere yöneltin. Örneğin, kedi mamasında kampanya yapacak olan bir evcil hayvan mağazası sahibi, daha önce kendisinden kedilerle ilgili ürün alan müşterilerinin tümüne tanıtım malzemesi gönderebilir. Ürünlere göre fırsatları görüntüleyen bir rapor oluşturmak için Microsoft Business Contact Manager için Office Outlook 2003 uygulamasını kullanabilirsiniz.

Zamanı akıllıca kullanmak, işteki başarının en iyi (ve en zor başarılan) göstergelerinden biridir. Her şeyi bir kenara bırakın, yalnızca sizin ve ekibinizin ne kadar düzenli olduğunu düşünün (Hele bir de yeterince zaman olsaydı!)

İşte size iyi bir haber: Müşteri ilgili kişilerinizi yönetmek için daha düzenli olmak düşündüğünüzden daha kolay, yeter ki uygun ilgili kişi yönetimi yazlımı kullanılsın. Örneğin, yeni Office Outlook 2003 için Microsoft Business Contact Manager (BCM) uygulaması kendi kişisel pazarlama yardımcınıza sahip olmaya benziyor.

Sizin ve çalışanlarınızın BCM kullanarak daha etkin (ve başarılı) olması için gereken altı önemli yolu inceleyin:

1. Önemli müşteri verilerinizin tümünü merkezi bir yerde saklayın. BCM ile e-posta iletileri, notlar, randevular ve görevler gibi müşterileriniz hakkında her türlü yararlı bilgiyi ilgili kişilerinizle ve satış fırsatı kayıtlarıyla ilişkilendirebilirsiniz. Bu şekilde, telefonda bir müşteriniz varken, satışı yapmanıza yardım edecek etkinlik geçmişleri ve ilgili verilere her zaman için bir tıklatma kadar yakın olursunuz.
2. Satış döngüsü boyunca fırsatları ve olası alıcıları yönetirsiniz. Pazarlama bilgilerinizi Business Contact Manager'da düzenlediğinizde, satışları daha net tahmin etmek için önceden biçimlendirilmiş raporları çalıştırabilirsiniz. BCM, gelir potansiyeli, satış olasılığı ve tahmini satış tarihi gibi önemli bilgileri izlemenize olanak tanır.
3. İşlerinizi etkin olarak önceliklendirin. Satış çabalarının durumunu izleyerek, zamanınızı satış yapma olasılığınızın en yüksek olduğu kişilere harcayın. BCM ile satış etkinlikleriniz hakkında karar vermek için edinmeniz gereken bilgileri sıralayabilir ve filtreleyebilirsiniz. Ayrıca sonuçları, daha ayrıntılı çözümleme amacıyla bir Word belgesine veya Excel elektronik tablosuna verebilirsiniz.
4. Ürün ve fiyatlandırma bilgilerine hızlı ulaşın. Daha önce bir telefonla satış görüşmesinde güncel fiyat listenizi bulamadığınız için canınız sıkıldıysa, BCM'nin yararını anlayacaksınız. Her zaman için en güncel fiyatlandırma bilgileri parmaklarınızın ucunda olduğundan, hızlı bir biçimde ve eksiksiz teklifler oluşturabilirsiniz. Ayrıca özel hizmet teklifleri hazırlamak ve ürün indirimlerini hesaplamak için de BCM uygulamasını kullanabilirsiniz.
5. Tanıtım malzemelerini belirli müşterilere gönderin. Ürünlerinizden birini satın alan müşterinin, piyasaya sunacağınız yeni bir ürünle ilgileneceğini düşünürseniz, BCM uygulamasını kullanarak fırsatları ürüne göre görüntüleyen bir rapor oluşturabilirsiniz. Raporu filtreleyerek, geçmişte sizden ürün satın alan müşterilerin listesini görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca aynı raporda hedeflediğiniz müşteriler için tanıtım malzemesini nereye göndereceğinizin ayrıntılarını da görebilirsiniz.
6. Belirli bir coğrafi alandaki müşterilere kişiselleştirilmiş bültenler gönderin. Belirli bir bölgedeki müşterilere posta göndermek istediğinizde, BCM'de Hesaplar'ı ve İlgili Kişiler'i konuma göre sıralayabilir ve ardından Microsoft Word Adres Mektup Birleştirme'yi kullanarak bültenleri gönderebilirsiniz.

BCM'nin Tanıdık Görünümü ve Kullanımı
BCM gibi bir programdan sağlayacağınız yararları görmeniz güzel, ancak bu derece zengin özelliğe sahip bir aracı kullanmayı öğrenmek için gerçekten zamana gereksiniminiz olacak. İşin asıl güzel yanı BCM'yi, büyük bir olasılıkla ekibinizin de zaten rahatça kullanmakta olduğu Outlook 2003 içinde çalıştırmanız. Bunun anlamı, BCM'yi hemen kurabilir ve çalıştırabilirsiniz.

Ancak yine de aşağıdaki basit adımları uygulayarak, kendi kendinize BCM'de bir Fırsat kaydı oluşturun. Buradaki "Fırsat", ürünlerinizi veya hizmetlerinizi bir firmaya satma şansınızı belirtmektedir. Fırsat kayıtları, fırsat hakkındaki bilgilerin saklandığı yerdir ve şunları içerir:

• Aldığınız veya el ile Fırsat formuna girdiğiniz bilgiler
• Bağlı kayıtlar
• Geçmiş öğeleri

Fırsat Kaydı Oluşturma

1. Önce Standart araç çubuğunda Yeni'nin yanındaki oku tıklatın, ardından Fırsat'ı tıklatın.
2. Fırsata uygun bilgileri yazın. (Bilgi girmek için yardıma gereksinim duyarsanız, formdaki Yardım menüsünde Business Contact Manager Yardımı 'nı tıklatın.)
3. Ardından Kaydet ve Kapat'ı tıklatın.

Not: Birden çok kayıt oluştururken, geçerli bilgileri kaydetmek ve başka bir form açmak için Kaydet ve Yeni seçeneğini tıklatın.

Fırsat kayıtlarını oluşturduktan sonra, BCM'deki izleme ve rapor özelliklerini kullanarak satış bilgilerinizi önceliklendirebilir, satış işleminizi ve müşteri işlemlerini izleyebilir ve satış tahmini yapabilirsiniz. Ayrıca bir Fırsat kaydı ile Firma veya İlgili Kişi kaydı arasında bağlantı kurmak isteyebilirsiniz. Bu şekilde, satış döngüsünde ilerlerken fırsatın her kademesini görüntüleyebilir ve güncelleştirebilirsiniz. Durum raporları da oluşturabilir veya en fazla hangi müşterilerinize odaklanmanız gerektiğini belirlemek için fırsatlarınızı sıralayabilirsiniz.

Kendinizi ve ekibinizi düzenli çalışır duruma getirmek için gereken süreyi ayırıp ayıramayacağınızı merak ediyorsanız, bunun gerçekleşmemesi durumuna dayanıp dayanamayacağınızı kendinize bir sorun.