Підказки для заощадження часу: ніколи не робіть одну й ту саму роботу двічі
Інші статті цього автора Microsoft Office Document Designer (EN)
|
Що мені найбільше подобається в Microsoft Office — то це способи інтегрування програм для економії вашого часу. Фактично, користуючись програмами Office для роботи, вам дуже рідко доводиться друкувати одне й те саме двічі.
Ця стаття допоможе вам оптимально використати можливості більшості програм, якими ви постійно користуєтесь. Подивимося на деякі з функцій, якими можна користуватися в програмах Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, та Visio й поговоримо про мої найулюбленіші підказки, які допомагають заощадити час і можуть дійсно змінити ваш робочий день.
На цій сторінці
Швидко створюйте казково чудові документи за допомогою Word та Excel
Ви знаєте, що Excel — це ідеальна програма для роботи з даними і ви не знайдете більш потужної програми для роботи з цифрами або інструмента для складання таблиць. Але, Word все ж лишається найбільш багатогранним, ефективним вмістилищем для ваших важливих документів. Отже, чому б не скористатися ними обома найкращим чином?
Розщепляй дані моментально в Excel та демонструй це в привабливому вигляді у своєму документі, виконаному в Word.
Ось кілька легких та водночас дуже дієвих методик за допомогою яких Word та Excel збережуть ваш час та допоможуть отримати чудові результати.
1. | Перенесіть дані з робочого листа Excel в Word, а таблиці Word в Excel. Коли ваш документ Word вимагає таблиць з використанням складних обчислень ви, докладаючи менше зусиль, отримуєте набагато більш професійні презентації ніж тоді, коли окремо використовуєте кожну з програм. Користуйтеся можливостями Excel для складних математичних дій з цифрами-а також гнучкі можливості форматування таблиць, які пропонує Word, і ви отримаєте безпомилковий кінцевий документ. Копіювання таблиць між Word та Excel забирає набагато менше часу, ніж намагання змусити кожну з програм працювати в однаковому режимі. Скористайтеся можливістю копіювання таблиць між Word та Excel, та дізнайтеся про інші шляхи обміну даними між Word, Excel і PowerPoint (EN). |
2. | Поєднуйте схеми та таблиці тимчасово, щоб скоротити час на редагуванні даних. Одним із чудових способів заощадити час на роботу з діаграмою Excel або даними, які вам потрібні в документі Word, є вставити їх як компонент у Word на той час, поки ваші дані не стануть остаточними. У такий спосіб відбувається їх одночасне оновлення разом з вашими даними. Коли ваші дані стануть остаточними, просто відмініть поєднання простим натисканням на клавішу, і ваш досконалий документ за мить готовий. Зверніться до мого електронного журналу, щоб отримати детальні інструкції та підказки для заощадження часу при роботі з поєднаними таблицями та схемами (EN). |
3. | Задайте правильний розмір діаграмі Excel з першої спроби. Коли ви використовуєте таблиці для розміщення на сторінці у Word, ви можете отримати документ, що гарно виглядає і яким легко користуватися за мить. Ви також можете використати розміри будь-якої табличної клітини Word, де вам хочеться розмістити таблицю Excel, щоб за лічені секунди отримати ідеальні габарити цієї таблиці. Відвідайте мій електронний журнал для того, щоб знайти прості, детальні інструкції для правильного визначення розмірів таблиць Excel для документів Word (EN). |
4. | Створюйте об'єднану пошту Word з пакету Excel. Office має багато джерел, якими можна скористатися для об'єднання даних, включаючи й вміст електронного робочого аркуша Excel. Фактично, в залежності від розташування ваших даних, ви можете об'єднувати дані з робочого аркуша Excel, контактів вашого Outlook, або навіть бази даних Access, не вдаючись до будь-яких додаткових кроків. Отримайте допомогу у створенні об'єднаної пошти Word та дізнайтесь про наявні джерела даних (EN). |
Створюйте чудові презентації та звіти за допомогою Word, PowerPoint та Excel
Ваш звіт має супроводжуватися презентацією? Можливо, ви бажаєте додати складні таблиці або схеми до слайдів у PowerPoint, або діаграми до документів Word, але вам треба вирішувати й інші питання в найближчі роки вашого життя? Отже, ви потрапили за адресою!
Клацнувши двічі, переведіть схему документу, зроблену в Word, у текст презентації PowerPoint.
Ось чотири динамічних способи, за допомогою яких Word, PowerPoint, та Excel, працюючи разом, заощадять ваш час, виконуючи більшу частку вашої роботи.
1. | Створюйте слайди PowerPoint з матеріалу, написаного у Word (або навпаки). Використовуючи вбудовані стилі абзаців, починаючи з Заголовку 1 до Заголовку 9 у Word для оформлення схеми документу, ви можете перенести вашу схему в слайди PowerPoint, клацнувши мишкою всього кілька разів. Або, так само легко відправити ваші схеми документу, зображення слайдів та сторінки нотаток у Word. Подивіться на наявні варіанти відправлення змісту матеріалу з PowerPoint у Word:  Це Відправка в Microsoft Office Word через діалогове вікно в PowerPoint. Для доступу до цього діалогового вікна, в меню Файл натисніть Відправити куди а потім клацніть Microsoft Office Word.
| ||||
2. | Скористайтеся інструментом перефарбування малюнку в PowerPoint для форматування заведених таблиць Word. Намагались ви коли-небудь компонувати таблиці , виконані у Word, на слайді PowerPoint на чорному тлі? Ви перетворюєте текст таблиці Word на білий, але тоді ви його не бачите під час процесу перетворення на сторінці Word! Замість переживань та зайвих клопотів, просто скористайтеся інструментом перефарбування в PowerPoint. Вашу таблицю Word тепер дуже легко перекомпонувати, і вона в той самий час бездоганно виглядає й на вашому слайді. Відвідайте мій електронний журнал, щоб дізнатися, як перефарбувати виконані у Word таблиці в PowerPoint (EN). | ||||
3. | Створюйте графічні документи Word, використовуючи інструменти малюнку в PowerPoint. Word має комплект інструментів для малювання, але PowerPoint створений саме для графічних презентацій. PowerPoint має набагато більше можливостей для швидкого створення бездоганних діаграм. Створення діаграм у PowerPoint та перенесення їх у Word у вигляді картинок, спрощує роботу з вашими документами Word та забезпечує в них саме таку графіку, яка вам потрібна. Відвідайте мій електронний журнал, де знайдете підказки й способи створення презентаційної графіки у PowerPoint (EN). | ||||
4. | Клацнувши всього чотири рази або навіть менше, трансформуйте таблиці Excel у таблиці PowerPoint. У вас є дані або таблиця в Excel, які вам потрібні для створення презентації у PowerPoint? Не передруковуйте дані, не переробляйте таблицю, і, навіть, не мучтесь з копіюванням та вставками. Microsoft Graph, програма таблиць в рамках PowerPoint дає вам можливість імпортування цієї інформації-або навіть готової таблиці-за допомогою лише кількох натискань миші. Дізнайтеся про те, як перенести дані та таблиці Excel в PowerPoint з Microsoft Graph (EN).  Підказка Для того, щоб перенесена з Excel таблиця автоматично набула кольору вашої презентації, клацніть поза таблицею (тобто, закрийте Microsoft Graph і поверніться у слайд PowerPoint), потім знову клацніть всередині для редагування таблиці. От і все, що треба зробити для оновлення кольору! |
Організовуйте та без проблем отримуйте спільний доступ до інформації за допомогою OneNote, Outlook та Word
Ви робите записи під час наради, результатом якої є нові призначення або завдання. Можливо, ви писатимете звіт про інформацію, отриману під час наради або вам потрібно зробити короткий підсумок про нараду для своїх колег. Скільки разів вам захочеться друкувати один і той самий матеріал? Якщо ви вважаєте, що одного разу буде досить, ви наша людина!
OneNote пропонує величезні можливості для інтегрування з іншими програмами Office.
Надрукуйте записи у OneNote на вашому стаціонарному комп'ютері, використовуючи ноутбук, або напишіть їх на планшетному комп'ютері.
Ось кілька моїх улюблених методів заощадити час за допомогою OneNote, Outlook, та Word.
1. | Ось кілька моїх улюблених методів заощадити час за допомогою OneNote, Outlook, та Word. Виберіть нотатки на сторінці OneNote (надруковані або написані) і просто клацніть, щоб створити в Outlook завдання або зустріч, обравши те, що потрібно. Або, вставте інформацію про зустріч з Outlook в аркуш OneNote, щоб інформація про зустріч була під рукою, коли робите нотатки. Дізнайтеся про різні можливості спільного використання OneNote та Outlook (EN). |
2. | Створення документу Word безпосередньо з ваших записів про нараду, зроблених в OneNote. Для чого починати друкувати звіт з нуля, якщо ви тільки-но витратили час на записи, щоб спланувати звіт? Кількома натисканнями кнопки миші ви просто зможете відправити ці записи з OneNote просто у Word. Для того, щоб це зробити, виберіть записи на сторінці OneNote, або візьміть всю сторінку (або навіть кілька). В меню Файл клацніть Відправити куди а потім клацніть Microsoft Office Word. Оце і все! Відкриється новий документ Word, який міститиме всі обрані вами записи. |
Аналізуйте та робіть прекрасний показ ваших даних за допомогою Excel і Visio
Створити організаційну діаграму без вимальовування або накладання форм? Відправити діаграми, що намальовані на вашому екрані у Word або Excel, просто клацнувши кілька разів? Якщо ці можливості Microsoft Office Visio 2003 здаються вам трохи футуристичними, можливо, майбутнє настало раніше за графік. Це дійсно існуючі, цінні робочі інструменти — і вони приносять задоволення!
Зверніть увагу на два цікавих і розумних методи, за допомогою яких Visio та Excel заощаджують ваш час.
Від електронного робочого аркушу до організаційної діаграми, без малювання.
1. | Автоматичне створення організаційної діаграми Visio, використовуючи інформацію в Excel. Ви можете скористатися існуючим електронним робочим аркушем Excel для того, щоб швидко створити організаційну діаграму у своєму Visio. Або, щоб впевнитися у тому, що отримані необхідні результати-нехай Майстер організаційної діаграми проведе через усі кроки для створення електронного робочого аркушу Excel. | ||||
2. | Перетворіть свою віртуальну електронну дошку з інструменту мозкового штурму Visio на Excel або Word. Засоби мозкового штурму Visio перетворюють ваш комп'ютер на електронну дошку для планування та співробітництва, яку можна зберегти і якою можна спільно користуватися. А ще краще, просто перенесіть ваші схеми, розроблені в результаті мозкового штурму у Word або Excel, і починайте перетворювати ваші ідеї на дії без додаткового друкування.
|
 | Стефані Крігер |