4 шляхи контролю над папкою «Вхідні» у вашій електронній пошті
Інші статті цього автора Отримайте назад своє життя! Як стати та залишатися організованими за допомогою Microsoft Outlook (EN)
|
Чи знаєте ви ефективний шлях обробки та організації вашої електронної пошти таким чином, щоб ваша папка «Вхідні» була постійно порожньою? Якщо у папці «Вхідні» у вас багато повідомлень — а ми знаємо людей, у яких їхнє число доходить до 7000 повідомлень — вам, напевно, варто передивитися методи роботи з поштою. Насправді, цілком реально звільнити вашу папку «Вхідні». Ключовий момент полягає в тому, щоб оцінити те, як ви обробляєте та організовуєте свою електронну пошту та внести деякі зміни.
Немає сумнівів у тому, що ви відкрили свою пошту й подумали: «Хммм, я не впевнений, що знаю, що з цим робити. Я займуся цим пізніше», — і швидко закрили повідомлення. Якщо ви робите це знов і знов, не треба багато часу, щоб покінчити із декількома сотнями (або тисячами) повідомлень у папці «Вхідні».
Розробка нового підходу до обробки своїх вхідних повідомлень допоможе вам отримати більше контролю, скоротити час на відповідь та вчасно виконувати необхідні дії.
Ця стаття охоплює 4 ключові фактори, які допоможуть вам обробляти свою електронну пошту більш ефективно.
На цій сторінці
Створіть просту та дієву довідкову системи електронної пошти
Першим кроком в організації папки «Вхідні» є розуміння різниці між поняттями довідкова інформація та інформація для дій.
| • | Довідковою є інформація, що не є необхідною для виконання дії; це інформація, яку ви зберігаєте, щоб при нагоді скористатися нею пізніше. |
| • | Інформація для дій — це інформація необхідна для виконання дії. |
Більшість людей отримують електронною поштою значні обсяги довідкової інформації. Інколи ваша електронна пошта на одну третину складається саме з довідкової інформації. Отже, важливо мати систему, яка полегшує перенесення повідомлень з вашої поштової скриньки до довідкової системи електронної пошти. Довідкова система електронної пошти — це ряд електронних файлових папок, де ви зберігаєте довідкову інформацію, забезпечуючи легкий доступ до неї, коли це вам необхідно. Дізнайтеся більше про настроювання довідкової системи електронної пошти (EN). Після того, як ви організували вашу довідкову інформацію, ви можете скористатися наступними трьома кроками для впорядкування електронної пошти, що вимагає від вас певних дій тобто з вашою інформацією для дій.
Складіть безперервний часовий графік для обробки та організації електронної пошти
Як часто впродовж кожного дня ви відриваєтеся від роботи? Майже неможливо виконати якусь роботу, коли вас постійно відволікають телефонні дзвінки, відвідувачі та чергові повідомлення. Отже, надзвичайно важливо виділити час, коли ніщо не буде вас відволікати від обробки та організації вашої електронної пошти.
Багато електронних повідомлень вимагають від вас прийняття рішення. Для прийняття правильного рішення слід зосередитися, а для зосередження необхідна повна увага. Вам слід виділити певний час на день, коли ви оброблятимете свою електронну пошту для того, щоб ви могли перевірити та звільнити свою поштову скриньку. Звичайно, ви можете протягом дня проглядати свою електронну пошту, відслідковуючи невідкладні повідомлення та вказівки від свого начальника.
Призначте собі годину кожного дня для обробки електронної пошти і зробіть позначку «зайнятий.» В цей час не відповідайте на телефонні дзвінки і не переривайтеся, а працюйте лише із своєю поштовою скринькою.
Спочатку доведеться себе дисциплінувати, щоб не порушувати такий графік, але згодом така дисциплінованість перетвориться на звичку. А коли ви доберетесь до останнього електронного повідомлення у своїй скриньці, ви відчуєте переваги, які надає вам ця одна година на день і будете стійко дотримуватися такого розкладу.
Працюйте з одним повідомленням за раз, починаючи з першого
Коли ви починаєте обробляти свою електронну пошту, перше, що потрібно зробити — це розсортирувати повідомлення у тому порядку, у якому ви хочете їх обробляти. Наприклад, ви можете сортирувати за датою, тематикою, або за відправником. В Outlook 2003, клацніть у квадратику Сортирувати за: у верхній частині папки вхідних повідомлень поштової скриньки виберіть, як саме ви хочете сортирувати свою електронну пошту.
Профільтруйте вашу електронну пошту в різних варіантах.
Підказка Якщо ви користуєтесь Outlook 2003, активізуйте панель попереднього перегляду для того, щоб продивлятися повідомлення, не відкриваючи їх. Щоб активізувати вікно попереднього перегляду в меню Перегляд натисніть АвтоПерегляд.
Не піддавайтеся бажанню навмання і без будь-якого порядку стрибати по своїй поштовій скриньці. Починайте обробку повідомлень з верхнього рядку вашої поштової скриньки та переходьте до другого повідомлення лише після того, як закінчили працювати з першим. Спочатку це може здатися нелегким завданням, особливо, якщо до вашої скриньки надійшли тисячі повідомлень. Але коли ви зменшите за кілька разів кількість повідомлень, врешті решт дійдете до рівня, коли зможете обробляти 60-100 повідомлень, які отримуєте щодня і кожного дня у вашій скриньці не залишатиметься жодного необробленого повідомлення.
Користуйся моделлю «Чотирьох В для прийняття рішення»
Модель «Чотири В для прийняття рішення» (4 В) є корисним інструментом для обробки електронної пошти, яка допоможе вам швидко прийняти рішення про те, як діяти стосовно кожного повідомлення та яким чином перемістити його з вашої поштової скриньки.
Прийміть рішення про те, що робити з кожним із отриманих вами повідомлень
Скільки разів ви відкривали, переглядали та закривали одне й те саме повідомлення знову і знову? Деякі з цих повідомлень отримують дуже багато уваги, але дуже мало дій приймається щодо них. Краще, коли кожне з повідомлень обробляється лише один раз перед тим, як починати виконувати з ним якісь дії — це означає, що вам слід прийняти рішення щодо того, що робити з даним повідомленням і куди його віднести. Користуючись моделлю 4 В, ви маєте чотири варіанти:
1. | Видалити це |
2. | Виконати це |
3. | Від делегувати це |
4. | Відстрочити це |
Видалити це
Як правило, ви можете видалити приблизно половину тих повідомлень, які отримуєте. Але дехто з вас здригається при слові «видалити.» Ви вагаєтесь видаляти повідомлення, бо боїтесь, що колись вони можуть вам знадобитися. Це зрозуміло, але запитайте себе відверто: Яким відсотком інформації, яку ви зберігаєте, ви насправді користуєтесь?
Якщо ви користуєтесь майже всім, що зберігаєте, тоді це має сенс. Але більшість з вас зберігає набагато більше, ніж потрібно для використання. Наводимо декілька запитань, які слід собі поставити для того, щоб вирішити, що саме видалити:
1. | Чи це повідомлення має суттєве відношення до того, над чим ви зараз працюєте? Якщо ні, можливо, ви можете його видалити. Для чого чіплятися за інформацію, яка не стосується вашої головної справи? |
2. | Чи містить повідомлення інформацію, яку ви можете знайти в іншому місці? Якщо це так, видаліть його. |
3. | Чи містить повідомлення інформацію, до якої ви можете звернутися у наступні шість місяців? Якщо ні, видаліть його. |
4. | Чи містить це повідомлення інформацію, яку вам слід зберегти? Якщо ні, видаліть його. |
Виконати це (менш ніж за дві хвилини)
Якщо ви не можете ВИДАЛИТИ ЦЕ, тоді вирішуйте, «Яку конкретну дію я мушу виконати?» та «Чи МОЖУ Я ВИКОНАТИ ЦЕ менш, ніж за дві хвилини?» Якщо так, то Просто ВИКОНАЙТЕ ЦЕ.
Немає причини організовувати електронне повідомлення у файл або закривати його, якщо ви можете завершити його обробку менш ніж за дві хвилини. Спробуйте-побачите, скільки пошти ви можете обробити менш, ніж за дві хвилини. Думаю, що результат вас приємно здивує. Ви можете організувати повідомлення у файл, відповісти на повідомлення або зателефонувати. Цілком можливо, що приблизно третину ваших повідомлень ви можете обробити за менш, ніж дві хвилини.
Відделегувати це
Якщо ви не можете ВИДАЛИТИ повідомлення або ВИКОНАТИ його за дві або менше хвилини, чи можете ви ВІДДЕЛЕГУВАТИ ЙОГО?
Якщо ви можете відделегувати його, зробіть це одразу. Ви повинні вміти скласти та відделегувати повідомлення за дві хвилини. Як тільки ви відделегували завдання, видаліть оригінальне повідомлення або перемістіть його в вашу довідкову систему електронної пошти.
Відстрочити
Якщо ви не можете ВИДАЛИТИ, ВИКОНАТИ повідомлення менш ніж за дві хвилини або ж ВІДДЕЛЕГУВАТИ ЙОГО, це означає, що операція може бути виконана лише вами і це потребує більш, ніж дві хвилини часу. Оскільки цей час виділений вами спеціально для обробки електронної пошти, вам слід ВІДСТРОЧИТИ виконання повідомлення і взятися за нього після часу, відведеного вами на обробку електронної пошти. Цілком можливо, що приблизно 10 відсотків ваших електронних повідомлень ви будете змушені відкладати на потім.
Відстрочити повідомлення ви можете двома шляхами: перетворіть його на завдання для виконання або у призначення зустрічі. Використовуючи Outlook 2003, ви можете ВІДСТРОЧИТИ електронні повідомлення, які вимагають дії, перетворивши повідомлення на завдання у вашому Списку Задач. Дайте назву завданню, яка чітко формулює, яка саме дія має бути виконана для того, щоб не виникла потреба знову відкривати електронне повідомлення. Результатом є чітко визначений список дій у вашому списку задач, який ви можете пріоритизувати і занести в розклад на вашому Календарі. Дізнайтеся як:
| • | |
| • |
Робіть це кожного дня
Використовуючи модель 4В кожного дня, ви полегшуєте собі обробку великої кількості електронних повідомлень. З нашого досвіду відомо, що можна обробляти приблизно 100 електронних повідомлень на годину. Якщо ви одержуєте від 40 до 100 повідомлень на день, все що вам потрібно, це одна година безперервного часу для повної обробки вашої поштової скриньки. Наші статистичні дані свідчать, що з електронних повідомлень, які вам надходять:
| • | 50 відсотків можна видалити або організувати у фай. |
| • | 30 відсотків можна відделегувати або виконати менш, ніж за дві хвилини. |
| • | 20 відсотків можна відстрочити, відправивши до вашого Списку Задач або до Календаря для виконання у пізніший термін. |
Звичайно, якщо у вас сотні необроблених повідомлень, потрібен час, щоб вийти на рівень своєчасної щоденної обробки повідомлень. Важливо зменшувати об'єм необробленої вчасно інформації, отже, я порадила би для цього виділяти потроху окремий час. Тоді ви зі справжнім задоволенням кожного дня братиметеся до ваших повідомлень, використовуючи при цьому модель 4 В.
 | Sally McGhee |