7 підказок для кращого управління вашими файлами
 Організовуючи свої списки, Web-сайти та інше на своєму комп'ютері, ви може заощадити час та працювати більш продуктивно. Прочитати більше » (EN)  Цю статтю адаптовано з книги Windows XP- уздовж та впоперек: спеціальне видання (Windows XP-Inside Out: Deluxe Edition) Еда Ботта, Карла Зіхерта та Срейга Стінсона (Ed Bott, Carl Siechert, and Craig Stinson).
|
Ви працюєте з документами, презентаціями, графікою та іншими файлами протягом усього дня. А скільки часу ви витрачаєте для того, щоб знайти файли, над якими ви працювали? Пару хвилин тут, пару хвилин там. А якщо це відбувається кожного дня, ці хвилини перетворюються на години.
Існує кращий спосіб зупинити цю метушню: керувати своїми файлами більш ефективно. Керування файлами на вашому комп'ютері, це майже те саме що й керування паперовими документами. Вони можуть організовуватися у вигляді папок та зберігатися у спеціально призначених для цього місцях, щоб ви могли знайти їх у разі потреби. І так само, як у випадку з паперовими документами та папками, якщо ви не можете знайти спосіб організувати їх, вони можуть загубитися.
Незалежно від того, де ви зберігаєте свої файли — на жорсткому диску комп'ютера або на спільному мережевому ресурсі — ви можете використовувати ці сім підказок для того, щоб позбавити себе головного болю при пошуку цих файлів.
Ознайомтеся з підказками читачів. Ми отримали тисячі захоплених коментарів до цієї статті завдяки інструменту для зворотного зв'язку внизу сторінки. А багато людей також залишили свої підказки для організації та пошуку файлів. Ми оновили цю статтю, щоб включити до неї деякі підказки, які ми отримали.
На цій сторінці
 | Підказки для управління вашими файлами |
| Підказки читачів |
Підказки для управління вашими файлами
Використовуйте ці підказки для допомоги в управлінні вашими файлами.
1. | Використовуйте Мої документи. З багатьох причин є сенс користуватися перевагами функції Мої документи в Microsoft Windows. Для того, щоб відкрити Мої документи у Windows, клацніть Пуск, а потім Мої документи. Мої документи надають вам простий шлях збереження особистих документів. Використовуючи Мої документи, ви краще зможете:
| ||||||
2. | Впровадьте методи відповідного привласнення імен файлам та папкам. Розробіть схему привласнення імен для типів файлів, які ви створюєте найчастіше за все, і дотримуйтесь її. | ||||||
3. | Використовуйте короткі імена. Навіть якщо Windows дозволяє використовувати довгі імена файлів, це не означає, що ви обов'язково маєте їх використовувати. Довгі імена файлів створюють безлад. Стислість сприяє ясності. Дозвольте папкам самим створювати деякі імена. Наприклад, замість того, щоб створювати файл під іменем «Велика американська новела розділ один спроба.doc», ви можете побудувати наступну структуру:  Зображення 1: Приклад того, як ви можете застосовувати короткі імена файлів | ||||||
4. | Відокремлюйте поточну роботу від вже виконаної. Для того, щоб ваша папка Мої документи не стала занадто громіздкою, використовуйте її тільки для тих файлів, з якими ви працюєте. Це скорочує кількість файлів, серед яких вам треба шукати, та обсяг даних, які вам треба зберегти у резервній копії. Приблизно раз на місяць переміщуйте файли, з якими ви більше не працюєте, в іншу папку або місце, але краще не в Мої документи. Ви можете заархівувати їх у папці на робочому столі свого комп'ютера (ви навіть можете позначити її як Архів), або перенести їх на стрічковий накопичувач або записуючий CD. Так ваша папка Мої документи, яку ви зазвичай дуже сильно заповнюєте, залишиться відносно невеликою. | ||||||
5. | Зберігайте подібне з подібним. Обмеження папок одним типом документу (або переважно одним типом) дозволяє вам скористатися перевагами шаблонів папок у Windows Explorer. Ця функція допомагає вам шукати папки. Наприклад, маючи усі графічні файли в одній папці, легко використовувати вигляд «фільмова стрічка» та функцію показу слайдів у Windows Explorer для пошуку підходящих малюнків для ваших бюлетенів. | ||||||
6. | Уникайте великих структур папок. Якщо вам треба вмістити стільки підпапок в основну папку, що ви не можете всіх їх бачити за одним разом, розгляньте варіант створення алфавітного меню. Приклад показано на Рисунку 2.  Зображення 2: Приклад того, як ви можете уникнути великих структур файлів, використовуючи алфавітне меню. | ||||||
7. | Створюйте ярлики та посилання на ярлики замість численних копій. Якщо вам потрібно отримати доступ до одного й того самого файлу з різних місць, не створюйте копії файлу. Натомість створюйте ярлики. Щоб створити ярлик, клацніть правою клавішею миші на файлі, а потім натисніть Створити ярлик. Ми можете перетягувати та залишати ярлики в інших місцях. |
Підказки читачів
Дякуємо читачів, які залишили свої прекрасні коментарі з цієї статті, а також підказки. Ось декілька улюблених підказок, які ми отримали.
1. | Використовуйте скорочення. Застосовуйте короткі імена файлів, використовуючи загальновідомі скорочення, наприклад «MTG» для слова «зустріч» (англ. «meeting») або «ACTG» для бухгалтерського обліку (англ. «accounting»). Це робить імена файлів більш описуючими і ви можете легше знайти файли через Пошук, якщо необхідно. |
2. | Використовуйте мініатюри. Шукайте папки у вигляді Мініатюри. Їх легше бачити й ви можете вставити картинку або об'єкт clip art в папку, щоб її легше були впізнати. Наприклад, папка, що містить інформацію про продукт, може мати картинку продукту або щось інше, що нагадуватиме про зміст папки. Для того, щоб побачити список папки у вигляді Мініатюри, в папці Мої документи, на панелі інструментів клацніть Вигляд, а потім виберіть Мініатюра. Для того, щоб помістити малюнок у папку, клацніть правою кнопкою миші на папці, а потім натисніть Властивості. У діалоговому вікні властивості клацніть ярличок Настройки. В зоні малюнків Папки клацніть Вибрати малюнок. |
3. | Використовуйте загальновідомі імена. Для того, щоб спростити пошук документів, називайте свої файли та папки такими іменами, які легко знайти, такі як номери моделі, назви проектів, або ім'я лідера проекту в назві. |
4. | Не зберігайте непотрібні файли. Вибірково ставтеся до файлів, які ви зберігаєте. Можливо всі вони вам не потрібні. Наприклад, в електронній пошті вам не треба зберігати все, що ви отримуєте. |
5. | Використовуйте Мої останні документи. Щоб знайти файл, над яким ви щойно працювали, використовуйте Мої останні документи в меню Пуск. |
6. | Помістіть папку Мої документи на робочий стіл. Помістіть ярлик папки Мої документи на робочий стіл. Ви можете заощадити кілька натиснень кнопки миші, щоб швидше попасти туди, куди ви хочете. |
7. | Організовуйте файли за датою. Використовуйте дати в іменах файлів. Наприклад такі, як jeb100201, що означатиме 2 жовтня, 2001. Це дозволить тримати всі матеріали Jeb разом із сортуванням за датою. |
8. | Використовуйте кольорові позначення своїх папок. У мене є програма третьої сторони, яка дозволяє мені позначати кольором певні папки в Моїх документах, які я використовую кожного дня. Це дозволяє мені швидко відкривати або зберігати документи. |