Практично всі підприємства переживають у своїй діяльності злети та падіння. Бувають періоди, коли продукція користується ажіотажним попитом, а покупці вчасно сплачують рахунки. Але також бувають і періоди, коли гроші витрачаються швидше, ніж з'являються.

Якщо ваша фірма знаходиться у кризовій ситуації, що пов'язана зі зменшенням грошового потоку, або ви хочете підвищити прибутковість стабільно працюючої компанії, використайте декілька безболісних способів скорочення витрат.

Управління транспортними витратами

Якщо ваші менеджери з продажів постійно у дорозі, якщо ви використовуєте для доставки вантажівки та фургони або отримуєте від постачальників великі обсяги товару, дуже ймовірно, що ваше підприємство відчуло на собі зростання цін на паливо та збільшення витрат на транспортування.

Поставте собі наступні питання:

—  Чи необхідно кожного разу приїжджати до покупців? Інтернет-технології (наприклад: веб-конференції) і такі засоби, як Microsoft Office Live Meeting, дозволяють проводити онлайнові презентації для клієнтів.

—  Чи проаналізували ви маршрути доставки та розклад візитів до покупців? Чи порівняли свої ціни з цінами на доставку у сторонніх компаній? Чи вивчили витрати на громадський транспорт? Це дозволить вам знайти способи економії грошей та підвищення ефективності.

—  І, нарешті, чи переносите ви частину витрат, що збільшилися, на покупців? Проведіть розрахунки. Підвищення ціни може бути невеликим, так що більшість покупців його не помітять.

Навчіть співробітників виконувати різноманітні завдання

На будь-яких підприємствах співробітники інколи не відвідують роботу через хворобу або родинні обставини. У деяких ситуаціях це може означати необхідність тимчасового найму співробітників. Менш витратним вирішенням є програми додаткового навчання персоналу, завдяки яким співробітники зможуть виконувати й інші завдання. Таке навчання буде ще кориснішим при непостійному робочому навантаженні. Наприклад, можливо, ваш бухгалтер дуже зайнятий у кінці місяця, але зможе брати участь у маркетингових проектах у середині місяця, коли його навантаження не настільки велике. Почніть з наступних дій:

—  Подумайте над тим, якими навичками та інтересами володіють ваші співробітники, і дайте їм можливість проходити «виробничу практику» у своїх колег, коли це дозволяє час та завантаження.

—  Виділяйте співробітникам час на відпрацювання ділових навичок і вивчення програм, які стануть у пригоді при необхідності когось замінити. На веб-вузлі сайта малого бізнесу можна знайти корисні інструкції та навчальні матеріали.

Порівняння цін на послуги

Навіть якщо у вас немає проблем з надходженням коштів, завжди корисно відстежувати поточні витрати. Наприклад, ціни на послуги телефонного зв'язку або хостингу веб-вузлів можуть істотно відрізнятися. Регулярне порівняння цін може дозволити заощадити більше, ніж ви передбачаєте.

Також зверніть увагу на наступне:

—  Якщо ви купуєте та обслуговуєте декілька принтерів для офісу, можна заощадити гроші, налаштувавши мережу так, щоб дозволити співробітникам спільно їх використовувати. Сервер Microsoft Windows Small Business Server 2003 — просте у використанні та обслуговуванні рішення, яке дозволяє спільно використовувати принтери та підвищує безпеку і продуктивність роботи у мережі.

—  Можна скоротити число необхідних телефонних ліній, налаштувавши отримання та відправку факсів за допомогою комп'ютерів. Система Windows XP та сервер Small Business Server спрощують налаштування служби факсу.

—  Зверніть увагу на VoIP-телефонію — телефонний зв'язок через Інтернет. Багато фірм вибрали цю більш дешеву альтернативу для міжміських розмов.

Контроль над заборгованостями

Один з найпростіших шляхів до грошової кризи — надання товарів і послуг клієнтам, що затримують платежі. Попереджувальний контроль над заборгованостями дуже важливий для будь-якого бізнесу, тому вкладення у програмне забезпечення для фінансового менеджменту часто окупаються з лихвою.

Ось ще декілька порад:

—  Відправляйте рахунки-фактури відразу ж після постачання товару або надання послуги. Очікування кінця місяця означає збільшення терміну платежу.

—  Створіть покупцям стимул до швидкої оплати рахунків-фактур. Усім подобаються вигідні пропозиції, а невелика знижка може допомогти уникнути витрат на стягнення боргів.

—  Якщо ви приймаєте платежі за допомогою кредитних карток, спробуйте знайти найефективнішу пропозицію щодо обробки платежів.

Ефективний маркетинг

За наявності маркетингового плану і бюджету можна скоротити витрати, проаналізувавши взаємодію з клієнтами та потенційними покупцями. Хоча вимоги до маркетингу залежать від виду підприємства, подумайте над наступними питаннями:

—  Якщо ви розсилаєте клієнтам друкований бюлетень, чи не буде вигідніше використовувати електронну версію? Це дозволить скоротити витрати не лише на друк і папір, але й на пересилання. Готові шаблони програми Microsoft Office Publisher дозволять швидко і просто створювати електронні бюлетені професійної якості. Для розсилки необхідна згода клієнтів, інакше бюлетені можуть вважати небажаними повідомленнями.

—  Якщо ви замовляєте оголошення про розпродаж у професійній друкарні, можна скоротити витрати, створюючи оголошення самостійно за допомогою шаблонів програми Microsoft Office Publisher та кольорового принтера.

Ретельний аналіз

Для того, щоб зрозуміти, як можна ще скоротити витрати, поставте собі також наступні питання:

—  Чи звіряєте ви рахунки-фактури із замовленнями на постачання, щоб перевірити, що ви отримали все згідно з замовленням та за тією ж ціною?

—  Чи повинні співробітники, які часто подорожують за рахунок фірми, повертати їй бонуси, отримані від транспортних компаній?

—  Чи відповідає ваша страховка дійсності, або вона поширюється на обладнання або транспортні засоби, яких у вас вже немає?

—  Чи потрібно завжди придбавати нове обладнання? Чи можете ви наступного разу купити меблі, що були у використанні, або вантажівку минулого року випуску?

—  Чи немає в офісі зайвого приміщення і, якщо так, чи не можна здати його в оренду іншому підприємству?

—  Чи можна організувати постачання так, щоб уникнути додаткових витрат на термінову доставку?

—  Чи відстежуєте ви витрату електроенергії так, щоб не платити за електрику та опалювання, коли в офісі немає людей?

Декілька таких невеликих дій можуть привести до істотної економії та підвищення рентабельності бізнесу.