Джеф Вуоріо

Джеф Вуоріо — письменник та журналіст із великим досвідом роботи. Він пише про менеджмент у сфері малого бізнесу, маркетингу та технологій. Надіслати листа Джефу.

Чері Керр знає, що використання PowerPoint під час бізнес-заходів стимулює аудиторію та справляє позитивне враження.

Їй також відомо, що ефект може бути зовсім протилежним.

«Ця програма може стати вам найкращим другом, — каже Санта Ана (Каліфорнія), консультант із відносин з громадськістю, — але нею потрібно користуватися правильно».

Погляд Керр на популярну програму Microsoft для презентацій відображає суперечку між бізнесом та колом консультантів. Хоча чимало людей віддають належне PowerPoint як потенційно важливому для бізнесу засобу, існують й інші, які стверджують, що використання цієї програми затримує процес взаємодії та заважає йому.

Але, за висновком Керр, майже у будь-якому обговоренні PowerPoint погано висвітлюється важливість використання цієї програми для отримання переваг у бізнесі. Ось 10 рекомендацій, що допоможуть вам створювати якісні презентації PowerPoint.

1. Підтримайте презентацію відповідними додатковими матеріалами

В певному розумінні зручність PowerPoint може стати найгіршим ворогом цієї програми. Яким би привабливим не здавалося створити захоплюючі слайди та малюнки, пам’ятайте, що PowerPoint не є автономною річчю. Ваші слухачі прийшли почути вас, а не напружено слідкувати за зображеннями на екрані. Створіть потужну презентацію у PowerPoint, але впевніться, що ваша усна промова не менш вражаюча. «PowerPoint створює не презентації, а слайди, — каже Мет Торнхілл, президент Audience First, компанії, що надає послуги із навчання правильній бізнес-презентації. — Пам’ятайте, що ви створюєте слайди лише для того, щоб підтримати усну презентацію».

2. Презентація має бути простою

Всі бачили презентації PowerPoint, під час яких говорить виступаючий. Іноді він здається закоханим у кожний піксел, спеціальний ефект та біт презентації. Однак найбільш ефективні презентації PowerPoint є простими — це графіки, що легко зрозуміти, та малюнки, які відображають те, що говорить виступаючий.

Деякі консультанти вважають, що у презентації достатньо п’яти слів на рядок та п’яти рядків на кожен слайд. «Не псуйте роботу нагромадженням слів та малюнків, — рекомендує Керр. — Ви справді хочете розмістити абсолютно все на екрані?»

3. Зменшіть кількість числових даних у слайдах

Перевага PowerPoint — здатність відображати ідеї та підтримувати тези виступаючого у лаконічний спосіб. Розібратися у великій кількості цифр та статистичних даних зазвичай важко. Ефективна презентація PowerPoint не надокучає присутнім завеликою кількістю фігур та чисел. Залиште їх на більш детальний розгляд, розповсюдивши друковані тези у кінці презентації. Якщо ви хочете зробити наголос на статистиці, подумайте над використанням діаграм та малюнків, що підтримують думку. «Наприклад, коли я говорила про поширеність хвороби Альцгеймера, то використала фотографію жінки літнього віку, а не просто показала число на екрані», — зазначає Керр.

4. Не змішуйте функції PowerPoint зі своїми власними

Одна з найбільш поширених шкідливих звичок користувачів PowerPoint — банальне зачитування тексту презентації. Це не лише зайве, адже для читання текстів можна найняти когось іншого, але й перетворює найкращу візуальну презентацію на надзвичайно нудну. PowerPoint краще використовувати у супроводі усних зауважень, які пояснюють та акцентують показане на екрані. «Навіть в разі використання PowerPoint ви повинні мати зоровий контакт із аудиторією, — закликає Роберта Прескотт із Prescott Group, комунікаційної компанії (шт. Коннектікут). — Усі ці люди приходять не для того, щоб роздивитися вашу потилицю».

5. Обмежуйте свої зауваження у часі

Інша потенційна міна — це коментарі виступаючого, які точно співпадають із появою наступного слайда PowerPoint. Це сильно відволікає увагу аудиторії. Добре спланований виступ має проходити так: PowerPoint виводить черговий слайд, аудиторії дається час на його читання та оцінювання, а потім виступаючий пояснює більш детально та чітко, що саме показано на екрані. «Це питання правильного виділення часу, — зазначає Керр. — Ніколи не говоріть відразу після появи слайда».

6. Дайте аудиторії перепочити

Знову повторимо, що презентація PowerPoint найбільш ефективна, коли вона слугує візуальним супроводом до промови.

Досвідчені користувачі PowerPoint не турбуються, якщо екран на кілька секунд порожній. Це не лише дає аудиторії візуальний перепочинок, а й корисно для концентрації уваги на вербальній діяльності, зокрема для дискусії або сеансу запитань і відповідей.

7. Використовуйте «живі» кольори

Різкий контраст між словами, графікою та фоном може бути дуже ефективним для поєднання інформації та емоційного спрямування.

8. Імпортуйте інші малюнки та графіку

Не обмежуйте презентацію засобами, що надає PowerPoint. Використовуйте інші зображення та графіку, які мають ефектний вигляд (включаючи відеоролики). «У моїх презентаціях часто присутні один-два відеоролики, — каже Рамон Рей, технічний консультант із Нью-Йорка.  — Вони допомагають підтримати настрій аудиторії, подати інформацію та сприяють взаємодії з глядачами».

9. Детальні тези слід роздавати в кінці, а не на початку презентації

Деякі люди можуть із цим не погодитися. Проте жоден виступаючий не бажає промовляти до аудиторії, яка зайнята читанням тез його виступу. Хоча бажано, щоб присутні ознайомилися із представленими матеріалами, поширюйте їх лише після закінчення промови.

10. Сміливо змінюйте план виступу до його початку

Ніколи не втрачайте зв’язку з аудиторією. Після складання попереднього порядку слайдів PowerPoint уявіть себе одним із глядачів, що слухають ваші тези. Виявивши непривабливі, відволікаючі або сумнівні моменти, відразу виправте їх. Цим ви покращите свою промову.