Уявіть, що до відкриття вашого магазина залишається три дні. В останню мить з'ясовується, що ще багато чого не готове: не закінчений ремонт, не налаштоване устаткування, не зібрана вітрина. Ви намагаєтеся братися за всі роботи підряд в умовах нестачі ресурсів і відсутності координації зусиль. У результаті зірвані терміни, перевитрачено бюджет, багато чого у поспіху зроблено неякісно.

Аналізуючи завершений проект, ви замислюєтеся: адже можна було інакше спланувати час на ремонт, точніше врахувати матеріали, заздалегідь розрахувати термін підвезення обладнання і до цього часу запросити бригаду працівників...

Знайома ситуація, чи не так?

Наступного разу ви намагаєтеся записувати необхідні роботи на папері, у голові вибудовувати послідовність дій та розраховувати термін завершення. Знову виникають складнощі: розрахувати у голові календарний графік — нелегке завдання.

Але навіщо так перевантажувати себе, адже корпорація Microsoft пропонує для подібних цілей простий та зручний інструмент — Microsoft Office Project 2007. Цей продукт надає надійні інструменти управління проектом, що чудово поєднують у собі практичність, потужність і гнучкість, завдяки чому можна управляти проектами раціональніше та ефективніше. Ви зможете управляти проектними роботами, планами, ресурсами та фінансами, зберігати узгодженість роботи команди та складати різноманітні звіти.

Microsoft Project має зрозумілий і дуже зручний інтерфейс, тому працювати у ньому не складніше, ніж у Microsoft Excel. Меню та довідка повністю русифіковані, а з веб-вузла www.microsoft.com/rus/office завжди можна скачати корисні шаблони проектів.

Самостійно почати роботу в Microsoft Project вам допоможе спеціальний майстер — Консультант (Project Guide). Цей інтерактивний помічник дозволяє швидко освоїти процес управління проектом: створення і налаштування нового проекту, управління задачами та ресурсами, відстеження станів та отримання звітів щодо відомостей про проект.

Функціональні можливості Microsoft Project

Для початку необхідно визначитися з цілями та життєвим циклом нового проекту. На їхній основі формується перелік робіт. Microsoft Project дозволяє задати послідовність виконання робіт, що робить розклад гнучкішим, більш наочним і спрощує планування.

Для визначення періодів виконання завдань Microsoft Project дозволяє створювати календарі та визначати час початку або завершення робіт, вихідні та святкові дні.

На наступному кроці необхідно описати детальний склад робіт: потрібно зазначити тривалість їх виконання та послідовність (цю інформацію повинен мати в своєму розпорядженні сам менеджер проекту). Базуючись на цих даних, Microsoft Project автоматично розрахує дати початку та завершення робіт, використовуючи метод критичного шляху. Планувати терміни робіт можна як починаючи з деякої точки, так і на визначену дату.

Рис. 1 Інтерфейс Microsoft Office Project 2007

Функція «Рамки задач» допоможе знайти фактор (наприклад, залежність задачі, календарні обмеження, планова дата або час відпустки), що визначає початкову дату задачі так, щоб ви могли проглянути ланцюжок факторів назад і знайти основну причину, що викликала конкретну затримку.

Розрахунок тривалості робіт і, відповідно, термінів можна також доручити системі. Для цього потрібно ввести трудомісткість робіт і зазначити, скільки для них ми готові виділити виконавців.

Другий важливий елемент планування — ресурси, що використовуються у роботах проекту. Microsoft Project дозволяє створювати та планувати використання у роботах трьох типів ресурсів:
—  Трудові — відновлювані ресурси: персонал та обладнання;
—  Матеріальні — витратні предмети;
—  Фінансові — гроші.

Трудові ресурси призначаються для роботи у визначений період і з зазначенням відсотка їхньої можливої зайнятості у проекті. У деякі моменти трудовий ресурс (наприклад, цінний спеціаліст) може виявитися призначеним на декілька завдань одночасно або взагалі не мати можливості вийти на роботу. Щоб не виникало перевантаження ресурсів (тобто план робіт є таким, що не можливо виконати), Microsoft Project надає можливість вирівнювання завантаження ресурсів у проекті. Засоби ресурсного планування оптимально розподіляють роботи серед наявних ресурсів, щоб проект можна було завершити у найкоротший термін з врахуванням наявних обмежень щодо ресурсів. А завдяки функції багаторівневого скасування дій можна безпечно експериментувати з різноманітними сценаріями типу «що якщо...».

Для кожного ресурсу вказується вартість: для трудових це ставка оплати за одиницю часу, а для матеріалів — ціна одиниці товару. На підставі цих ставок і обсягу використання ресурсів Microsoft Project автоматично розраховує вартість кожної роботи і проекту в цілому. При цьому користувачеві доступна інформація про витрати з розбиттям по періодах.

Окрім витратної частини, слід знати і дохідну частину проекту, а також мати звіт про його рентабельність. Microsoft Project дозволяє підраховувати надходження грошових коштів і створювати звіт про рух грошових коштів, використовуючи спеціальний клас ресурсів — бюджет.

Після того, як календарний графік робіт буде сплановано та оптимізовано, Microsoft Project дозволяє зафіксувати початкові значення у вигляді базового плану. Поточний план може мінятися під час проекту через випередження та зриви термінів, заміни виконавців. А базовий план завжди дозволить побачити початкову картину і отримати звіт щодо відхилень.

План робіт — лише початкова частина: необхідне відстеження фактичних термінів виконання робіт, витрати ресурсів і постійна перевірка, або актуалізація, графіка. Для кожної роботи Microsoft Project дозволяє вводити прогрес ходу виконання; для призначення ресурсу можна враховувати фактичне використання; для трудових ресурсів можна врахувати наднормові роботи і їхню оплату за підвищеною ставкою.

Протягом всього проекту необхідно аналізувати первинні проектні дані для отримання усередненої, агрегованої інформації та виявлення тенденцій. Microsoft Project містить велику кількість метрик щодо різноманітних аспектів перебігу проекту, крім того, можна самим створювати унікальні метрики для свого проекту, шляхом налаштування користувацьких полів на підставі формул. Графічні індикатори допоможуть швидко та наочно попередити про виникнення відхилень. Представлення інформації можуть бути довільно згруповані, відфільтровані та відсортовані. Отримані дані можна роздрукувати у вигляді наочних звітів і представити керівництву. Функція «Наочні звіти» використовує Microsoft Office Excel 2007 і Microsoft Office Visio 2007 для генерації багатовимірних зведених таблиць, діаграм, графіків і схем, що базуються на даних Microsoft Project.

Рис. 2 Наочний звіт про рух грошових коштів

Microsoft Project забезпечує управління ходом робіт протягом усього життєвого циклу проекту, допомагаючи завершити його вчасно, в рамках бюджету та з належною якістю.

Який комп'ютер потрібен для роботи з Microsoft Office Project 2007?

Той, на якому комфортно працювати з Microsoft Office 2003 або 2007, тобто який має:
—  Мікропроцесор з частотою не нижче 1 ГГц;
—  Оперативну пам'ять не менше 256 Мбайт;
—  Вільне місце на жорсткому диску не менше 1,5 Гбайт.

На комп'ютері може бути встановлена операційна система Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows XP з пакетом оновлення 2 або Microsoft Windows Server 2003 з пакетом оновлення 2, або більш пізні їхні версії.

Чим відрізняються версії Project Standard та Project Professional?

У цій статті описується робота з версією Microsoft Office Project Standard 2007. Версія Microsoft Office Project Professional 2007 містить усі функції, якими оснащено Project Standard 2007, а крім того, Project Professional 2007 при підключенні його до серверного продукту Microsoft Office Project Server 2007 забезпечує виконання функцій управління великою кількістю проектів у масштабах підприємства.

Зв'язка продуктів Project Professional і Project Server утворює рішення для корпоративного управління проектами, але вже для великих компаній — Microsoft Office Enterprise Project Management.