Mobile E-Mails mit Windows Mobile |
| | Ich kann mich gar nicht mehr daran erinnern, wie ich ein Unternehmen ohne E-Mails leiten konnte. Heutzutage sind E-Mails so wichtig für Ihr Unternehmen, wie es im vorigen Jahrhundert handgeschriebene Briefe waren. Ich kann nicht behaupten, dass ich mich so weit zurückerinnern kann, aber ich bin mir sicher, dass die Kunden nicht dieselben Erwartungen hatten, wie es heutzutage der Fall ist. Wenn jetzt eine Anfrage länger als ca. vier Stunden in Ihrem Posteingang liegen bleibt, glaubt der Kunde wahrscheinlich, dass Sie sich entweder auf dem Golfplatz vergnügen oder nicht an einer Zusammenarbeit interessiert sind.
Und wenn Sie an einem sonnigen Nachmittag nicht im Büro sind – vielleicht spielen Sie ja wirklich eine Runde Golf – dann können Sie Ihre Geschäfte weiterhin über Ihr Windows Mobile-Smartphone abwickeln, mit dem Sie von unterwegs aus E-Mails empfangen und bearbeiten können. Ohne ein solches Smartphone bleiben Sie allerdings nicht lange auf dem Laufenden, verpassen wichtige Änderungen von Besprechungsterminen oder haben Schwierigkeiten, auf die Daten zuzugreifen, die Sie zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen.
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| Das Leben läuft in Echtzeit ab | Änderungen passieren in Echtzeit, und wenn Sie nicht Schritt halten können, werden Sie wahrscheinlich zurück bleiben. Viele Kleinunternehmer und Angestellte verbringen einen großen Teil des Tages außerhalb des Büros. Stellen Sie sich folgende Situationen vor: | Der Manager einer sportmedizinischen Klinik muss einem der Physiotherapeuten mitteilen, dass ein Behandlungstermin beim Patienten vor Ort abgesagt wurde. Ein Buchhändler benötigt vor einem Termin eine aktualisierte Preisliste und die Bestellhistorie eines Kunden. Ein Immobilenmakler sieht sich ein Haus an, das perfekt für einen bestimmten Interessenten geeignet scheint, und muss diesem so schnell wie möglich die Unterlagen und Fotos übermitteln.
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| Für all diese Beispiele ist ein Happy End möglich (Zeitersparnis, erfolgreicher Kundenbesuch, zufriedener Kunde), wenn der Klinikmanager, der Buchhändler und der Immobilienmakler über ein Windows Mobile-Gerät und damit über Zugriff auf ihre E-Mails verfügen, während sie nicht im Büro sind. |
| Die vertraute Oberfläche von Outlook | Windows Mobile bietet vertraute Funktionen, einschließlich mehrerer Möglichkeiten, Ihnen Ihre E-Mails in Echtzeit zuzustellen, die eine einfache Nutzung sicherstellen. Die Umstellung von der Desktopversion von Microsoft Office Outlook auf Microsoft Office Outlook Mobile auf Ihrem Windows Mobile-Smartphone ist eigentlich keine große Sache. Sie können viele der vertrauten E-Mail-Funktionen, wie das Anzeigen und Versenden von E-Mails im HTML-Format mit aussagefähigen Formatierungen wie Fettschrift, farbigem Text und Unterstreichungen nutzen, sodass ein professionelles Layout sichergestellt bleibt. Mir persönlich ist auch die vertraute Ordnerstruktur sehr wichtig: Im Ordner Gesendete Objekte kann ich nachsehen, wann eine E-Mail gesendet wurde, und im Ordner Gelöschte Objekte kann ich bereits zuvor gelöschte E-Mails abrufen. Außerdem ist es nützlich, genauso wie bei Outlook auf dem Desktopcomputer Kennzeichen und Erinnerungen einrichten zu können. Eine weitere Windows Mobile-Funktion, die die Verbindung mit Ihren E-Mail-Konten und persönlichen Informationen vereinfacht, ist die ständige Synchronisierung von Outlook, Kalendereinträgen, Kontakten und Aufgaben.*
Eine der Möglichkeiten in Outlook Mobile, die ich sehr schätze, ist die Fähigkeit, E-Mail-Anlagen wie Word-Dateien und Fotos auf mein Windows Mobile-Gerät herunterzuladen und zu speichern. Ich überprüfe (und bearbeite) routinemäßig meine Dokumente und beantworte sie mit Outlook Mobile direkt, ohne dass Formatierungen oder Bilder verloren gehen. Je nachdem, ob Sie ein Gerät mit Touchscreen (Windows Mobile Professional) oder ohne (Windows Mobile Standard) verwenden, stehen Ihnen mehr oder weniger umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. In meiner Firma wurden die Smartphones kürzlich aktualisiert, und für mich kam selbstverständlich nur ein Touchscreen-Modell infrage. Da ich sehr viel schreibe, möchte ich die erweiterten Bearbeitungsfunktionen von Word Mobile nutzen können, die in der Professional-Version für Touchscreen-Geräte zur Verfügung stehen.
Das Einrichten der E-Mail-Funktion auf meinem Windows Mobile 6-Smartphone war sogar noch einfacher als vorher. Am besten richten Sie sich nach den Angaben Ihres Mobilfunkanbieters und lesen die schrittweisen Anleitungen zur E-Mail-Einrichtung auf der Windows Mobile-Website.
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| E-Mail-Optionen | Ihnen stehen drei nützliche Optionen zur Auswahl, um Ihre Outlook Mobile-E-Mails auf ein Windows Mobile-Gerät zu übertragen. Wofür Sie sich entscheiden, hängt von Ihrem Unternehmen und Ihren individuellen Anforderungen ab. Sehen wir uns die drei Optionen aus dem Blickwinkel der drei Unternehmen an, die ich vorher erwähnt hatte: | Webmail und ISP-E-Mail – Die sportmedizinische Klinik versendet E-Mails hauptsächlich unter den Mitgliedern des Personals und profitiert von den einfachen E-Mail-Konten, die von ihrem Internetdienstanbieter (ISP) oder einem Webmail-Dienst wie AOL, Google Mail, Yahoo!, Windows Live Hotmail oder Microsoft Office Live Small Business bereitgestellt werden. Der Preis stimmt: Outlook Mobile ist kostenlos (wird mit Windows Mobile-Smartphones bereitgestellt), und es entstehen keine Kosten für Wartung und Support. Hosted Exchange – Der Buchhändler ist landesweit tätig, und die rechtzeitige Nachrichtenübermittlung ist das Rückgrad seines Geschäfts. Die Organisation von Messe- und Kundenbesuchen ist von großer Bedeutung, weshalb der Händler die zusätzlichen Messaging-Funktionen eines Microsoft Exchange-Servers benötigt, wie beispielsweise gemeinsam genutzte Kalender, Sicherheitsverwaltung und Direct Push-Technologie, um E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte automatisch auf dem neuesten Stand zu halten. Allerdings verfügt er nicht über das hierfür erforderliche Verwaltungspersonal. Für den Buchhändler ist Hosted Exchange ein optimaler Kompromiss: Das Unternehmen erhält die benötigten Funktionen, ohne vorab investieren zu müssen, und der Server wird vom Hosting-Partner auf Abonnementbasis verwaltet. Microsoft Small Business Server (SBS) – Das Immobilienunternehmen benötigt einen Small Business-Server (SBS) für zuverlässige Geschäftsfunktionen wie Datei- und Druckerfreigabe sowie Datensicherungsfunktionen, und darüber hinaus alle Funktionen des Exchange-Messaging-Systems, das mit Outlook Mobile integriert werden kann. Mit Exchange können die Mitarbeiter von der ständigen mobilen Direct Push-Synchronisierung und dem unternehmensweiten Verzeichnis auf ihren Smartphones profitieren. Die Mitarbeiter des Unternehmens sind in der Lage, ihre eigenen Server zu verwalten, und die Vorgesetzten haben eine bessere Kontrolle über das Unternehmen, da sie die Möglichkeit haben, verloren gegangene oder gestohlene Geräte im Rahmen der Sicherheitsverwaltung durch eigene Mitarbeiter per Remotebefehl löschen zu lassen.
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| Unabhängig davon, welche Möglichkeiten Sie für Ihre E-Mails wählen, bleiben Sie und Ihre Kollegen mithilfe von Windows Mobile und Outlook Mobile immer gut informiert und in Verbindung.
* Für einige Funktionen ist Microsoft Exchange 2003 oder 2007 Server erforderlich.
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|  |  | Über den AutorTyson Greer ist CEO der Ambient Insight LLC, einem Marktforschungsunternehmen, das sich auf drahtlose Produktivitätstools sowie mobile Produkte und Dienstleistungen spezialisiert hat. Das Unternehmen stützt sich auf Prognoseanalysen, um Umsatzchancen für Lieferanten zu ermitteln. Als Expertin für den mobilen Markt hat Tyson es sich zur Gewohnheit gemacht, stets die allerneuesten mobilen Geräte zu nutzen, um mit Ihren Kollegen und Kunden in Verbindung zu bleiben. |
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