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Uso del correo electrónico móvil con Windows Mobile

Tyson Greer
Me resulta realmente complicado acordarme de cómo se dirigía la empresa sin correo electrónico. El correo electrónico es tan importante para la empresa hoy en día que las cartas escritas a mano son de hace un siglo. No puedo decir que me acuerde de lo que ocurrió hace tanto tiempo pero sé que los clientes no tenían las mismas expectativas que hoy en día. En la actualidad, si una solicitud de un cliente permanece en la bandeja de entrada de correo electrónico durante cuatro horas, suelen pensar que el trabajador se encuentra fuera jugando al golf o que no presta demasiada atención a sus negocios.

Y si se encuentra fuera de la oficina en una tarde soleada (quizás jugando al golf) la empresa puede seguir funcionando si lleva consigo un smartphone de Windows Mobile, por lo que podrá recibir y responder los correos electrónico desde donde esté. Si no dispone de un smartphone, es más probable que no exista sincronización con sus socios empresariales, pierda cambios importantes de la hora o el lugar de una reunión o sea difícil obtener datos cuando los necesite para realizar su trabajo.

La vida avanza en tiempo real

Los cambios tienen lugar en tiempo real y si no está al día puede quedarse atrás. Numerosos propietarios y empleados de pequeñas empresas pasan una parte importante del día fuera de la oficina. Imagínese estas situaciones:
  • El director de una clínica de medicina deportiva necesita avisar a uno de los fisioterapeutas de que una cita de por la tarde se ha anulado.
  • Un distribuidor de libros especializados necesita recibir la lista de precios actualizada y el historial de pedidos de comprar de un cliente antes de realizar una llamada comercial.
  • Un agente inmobiliario ve una casa que parece perfecta para un posible comprador y necesita enviar la información de la propiedad y una imagen lo antes posible.
Todos estos casos podrían tener un final feliz (ahorro de tiempo, llamadas comerciales productivas, satisfacción del cliente) si el director del centro de medicina deportiva, el distribuidor de libros y el agente inmobiliario llevasen un dispositivo de Windows Mobile y tuviesen acceso al correo electrónico cuando se encuentren fuera de la oficina.

El aspecto conocido de Outlook

Windows Mobile proporciona características conocidas, incluidas distintas opciones acerca de cómo mantener el correo electrónico actualizado en tiempo real, lo que hace que su uso sea más sencillo. Hacer el cambio de la versión de escritorio de Microsoft Office Outlook a Microsoft Office Outlook Mobile en el smartphone de Windows Mobile no es realmente un gran salto. Puede usar una gran cantidad de las características conocidas de mensajería de correo electrónico, por ejemplo, la visualización y el envío de correos electrónicos en formato HTML con negrita, texto a color y subrayado para hacer anotaciones y conservar el aspecto profesional. Además, me gusta conservar la estructura de carpetas conocida; puedo consultar la carpeta Elementos enviados para comprobar cuándo salió el correo electrónico e ir a la carpeta Elementos eliminados para recuperar un correo electrónico que se ha eliminado anteriormente. También resulta muy útil poder configurar los indicadores o recordatorios de mensajería, del mismo modo que puede hacerlo con Outlook en el equipo de escritorio. Otra característica de Windows Mobile que facilita la conexión con las cuentas de correo electrónico y la actualización de la información personal es la sincronización constante de Outlook, Calendario, Contactos y Tareas.*

Una de las funcionalidades de Outlook Mobile que valoro positivamente es la capacidad para descargar y guardar archivos adjuntos de correo electrónico, como por ejemplo archivos de Word y fotos en mi dispositivo de Windows Mobile. Suelo revisar e incluso editar documentos, y el uso de Outlook Mobile permite enviar una respuesta a alguien de inmediato conservando el formato o las imágenes. La elección de un dispositivo con pantalla no táctil (Windows Mobile Standard) o un dispositivo con pantalla táctil (Windows Mobile Professional) determinará el grado de elaboración que puede conseguir con el formato. Mi empresa ha actualizado recientemente los smartphones y no cabía ninguna duda de que se iba a tratar de un modelo con pantalla táctil. Puesto que suelo escribir mucho, me gusta el hecho de poder usar las características de edición mejoradas en Word Mobile que se encuentran disponibles en la versión Professional (pantalla táctil).

La configuración del correo electrónico en el smartphone de Windows Mobile 6 es aun más fácil que antes. La mejor sugerencia es seguir las instrucciones del operador de telefonía móvil y revisar las instrucciones de configuración de correo electrónico paso a paso en el sitio web de Windows Mobile.

Opciones de correo electrónico

Tiene tres opciones para instalar el correo electrónico de Outlook Mobile en un dispositivo de Windows Mobile. El que dispositivo que elija dependerá de las necesidades personales y de la empresa. Consideremos estas opciones desde el punto de vista de las tres empresas que he mencionado anteriormente:
  • Webmail y correo electrónico de ISP: la clínica de medicina deportiva usa el correo electrónico principalmente entre los miembros de la plantilla y a ellos les va bien la sencillez de las cuentas de correo electrónico proporcionadas por el proveedor de servicios de Internet (ISP) o un servicio de Webmail, por ejemplo, AOL, Gmail, Yahoo!, Windows Live Hotmail, o Microsoft Office Live Small Business. El precio es óptimo: Outlook Mobile es gratis (se incluye con los smartphones de Windows Mobile) y no precisa de mantenimiento ni de gastos de compatibilidad.
  • Hosted Exchange: el distribuidor de libros especializados hace negocios por todo el país y la puntualidad en la recepción de los mensajes es la columna vertebral de su negocio. Es importante la coordinación de presentaciones comerciales y llamadas comerciales, por lo que el distribuidor necesita las funciones de mensajería adicionales que puede proporcionar un servidor de Microsoft Exchange Server, por ejemplo, calendarios compartidos, seguridad administrada y Direct Push para la actualización automática del correo electrónico, Calendario, Tareas y Contactos, aunque no dispongan de personal para administrarlo. Para el distribuidor de libros, Hosted Exchange es la mejor de las dos opciones: la empresa puede conseguir las características necesarias sin realizar una inversión por adelantado y el partner de hospedaje administra el servidor conforme a una suscripción.
  • Microsoft Small Business Server (SBS): la empresa inmobiliaria necesita Small Business Server (SBS) para proporcionarle la funcionalidad empresarial eficaz necesaria, como por ejemplo, recursos compartidos de impresora, funcionalidades de copia de seguridad de datos y todas las características del sistema de mensajería de Exchange, que se incluye con Outlook Mobile. Con Exchange, los empleados pueden obtener la sincronización OTA (over-the-air) constante de Direct Push y la ventaja de disponer de un directorio para toda la empresa en los smartphones. La empresa cuenta con una plantilla con un conjunto de aptitudes para realizar el mantenimiento de su propio servidor y los administradores pueden obtener un mayor control de los negocios con la capacidad de tener a uno de los miembros de la plantilla administrando la seguridad mediante la eliminación de forma remota de un dispositivo que se haya perdido o robado.
Cualquiera que sea la opción que elija, Windows Mobile con Outlook Mobile le ayudará a usted y a sus compañeros a mantenerse en contacto con lo que ocurre.

* Algunas características requieren Microsoft Exchange 2003 o 2007 Server.

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Tyson Greer

Acerca del autor

Tyson Greer es la presidenta de Ambient Insight LLC, una empresa de investigación de mercado basada en la integridad y especializada en herramientas de productividad inalámbricas, así como en productos y servicios móviles. La empresa usa análisis predictivos para identificar las oportunidades de ingreso de los proveedores. Como experta en soluciones móviles, Tyson convierte en un hábito el hecho de mantenerse en contacto cercano con compañeros y clientes en el dispositivo móvil más reciente que tenga en sus manos.

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