Accéder en toute mobilité à sa messagerie avec Windows Mobile

par Tyson Greer

Comment faisait-on pour diriger une entreprise sans messagerie électronique ? C'est une question à laquelle je n'arrive pas à répondre puisqu'il est désormais impossible de s'en passer. La messagerie électronique occupe aujourd'hui la place que le courrier manuscrit avait il y a un siècle. Je suis bien incapable de revenir si loin en arrière, mais reconnaissons tout de même que les attentes des clients ont vraiment évolué. Aujourd'hui, si une question d'un client reste sans réponse pendant, disons quatre heures, il y a fort à parier qu'ils vous croiront absents ou totalement désintéressés de leur sort.

Supposons, après tout, que vous profitiez d'un après-midi ensoleillé. Pourquoi ne pas poursuivre vos activités en emportant avec vous votre smartphone Windows Mobile ? Vous restez ainsi en mesure de recevoir vos messages et d'y répondre tout au long de vos déplacements. Sans lui, en revanche, vous risquez de vous couper de vos partenaires, de manquer un changement de lieu ou d'heure de rendez-vous ou de ne pas accéder à des données indispensables à votre travail.

La vie n'attend pas

Les changements ont lieu en temps réel. Si vous perdez le fil, vous risquez de prendre très vite une longueur de retard. Nombreux sont les chefs d'entreprise et les employés qui passent une grande partie de leur temps en dehors de leur bureau. Imaginez ces situations :

Le directeur d'une clinique de médecine du sport doit avertir l'un des kinésithérapeutes de l'annulation d'une visite à domicile cet après-midi.
Un distributeur de livres spécialisés doit recevoir la mise à jour des tarifs et l'historique des commandes d'un client avant de partir en visite.
Un agent immobilier découvre une maison qui semble parfaitement convenir à un acheteur potentiel. Il doit lui envoyer au plus vite un descriptif détaillé et une photographie.

Pour que ces histoires se terminent bien (gains de temps, acceptation de la proposition, satisfaction des clients), le directeur de la clinique de médecine du sport, le distributeur de livres et l'agent immobilier ont tout intérêt à disposer d'un appareil Windows Mobile pour accéder à leur messagerie pendant leurs déplacements.

Interface familière d'Outlook

Pour faciliter la prise en main, Windows Mobile propose des fonctions familières. Il vous laisse notamment la possibilité de choisir les options de messagerie qui vous conviennent le mieux. Le passage de la version bureautique de Microsoft Office Outlook à Microsoft Office Outlook Mobile sur votre smartphone Windows Mobile se fait tout en douceur. Vous retrouvez les fonctions de messagerie auxquelles vous êtes habitué et pouvez notamment consulter et envoyer des messages au format HTML. À vous de jouer avec la casse, la couleur du texte et le soulignement pour mettre en valeur vos messages, de façon professionnelle. La structure des dossiers reste identique. Libre à vous de consulter le dossier Éléments envoyés pour vérifier l'envoi d'un courrier électronique, ou d'accéder au dossier Éléments supprimés pour récupérer un courrier supprimé par inadvertance. Pourquoi ne pas définir des indicateurs et des rappels comme vous le feriez dans Outlook sur votre poste de travail ? Windows Mobile vous simplifie encore la vie. Grâce à une synchronisation en continu d'Outlook, du calendrier, des contacts et des tâches, vous accédez instantanément à vos comptes de messagerie, et vos informations personnelles sont constamment à jour.*

Outlook Mobile donne également la possibilité de télécharger et d'enregistrer les pièces jointes des messages (fichiers Word et photos par exemple) sur l'appareil Windows Mobile, ce qui est très appréciable. Il m'arrive fréquemment de relire, voire de modifier, des documents. Grâce à Outlook Mobile, j'envoie rapidement la réponse sans perdre le format ni les images. Le choix d'un écran classique (Windows Mobile Standard) ou tactile (Windows Mobile Professional) influe, bien évidemment, sur l'importance de la mise en forme. Mon entreprise nous a récemment proposé de changer de smartphone. Sans hésitation aucune, j'ai immédiatement opté pour un modèle à écran tactile. Dans la mesure où j'écris beaucoup, j'aime exploiter les fonctions d'édition sophistiquées de Word Mobile disponibles dans la version Professional (écran tactile).

Avec mon smartphone Windows Mobile 6, la configuration de la messagerie est encore plus simple qu'avant. L'idéal est encore de suivre les conseils de votre opérateur mobile et de consulter les instructions de configuration pas à pas de la messagerie sur le site Web Windows Mobile.

Modes d'exploitation de la messagerie

Trois options s'offrent à vous pour accéder à votre messagerie Outlook Mobile à partir d'un appareil Windows Mobile. Le choix vous appartient et dépend de vos besoins professionnels et personnels. Voyons les possibilités offertes sous l'angle des trois entreprises précédentes :

Webmail et messagerie de votre fournisseur d'accès – La clinique de médecine du sport se sert essentiellement de la messagerie pour communiquer entre les différents membres du personnel. Optant pour la simplicité, elle se contente des comptes de messagerie fournis par son fournisseur d'accès Internet ou d'un service Webmail comme AOL, Gmail, Yahoo!, Windows Live Hotmail ou Microsoft Office Live Small Business. Question coût, tout est pour le mieux : Outlook Mobile est gratuit (logiciel intégré aux smartphones Windows Mobile) et il n'y a aucun coût de maintenance ou d'assistance.
Hosted Exchange – Le distributeur de livres spécialisés exerce son activité dans l'ensemble du pays ; il lui faut donc une messagerie sur laquelle il peut compter. Il doit également coordonner au mieux les salons professionnels et les visites des représentants. Il aimerait bénéficier des fonctions de messagerie supplémentaires de Microsoft Exchange Server (partage des calendriers, administration de la sécurité, Direct Push pour automatiquement mettre à jour les courriers électroniques, les calendriers, les tâches et les contacts), mais il n'a, malheureusement, personne en interne capable d'en assurer l'administration. Le distributeur trouve un compromis en faisant appel à Hosted Exchange : L'entreprise dispose des fonctionnalités voulues sans investissement initial et, moyennant un abonnement mensuel, confie l'administration du serveur au partenaire chargé de l'hébergement.
Microsoft Small Business Server (SBS) – L'agence immobilière préfère opter pour Small Business Server (SBS) et ses puissantes capacités réseau (partage de fichiers et d'imprimantes, sauvegarde des données et système de messagerie Exchange complet) parfaitement compatibles avec Outlook Mobile. Avec Exchange, les employés bénéficient de la fonction Direct Push (synchronisation en continu via le réseau cellulaire) et accèdent à l'annuaire de tous les smartphones de l'entreprise. Une équipe qualifiée est chargée, en interne, d'assurer l'administration du serveur de l'entreprise. Les dirigeants conservent une parfaite maîtrise des activités. Ils ont la possibilité de confier la sécurité à un membre du personnel et de lui demander d'effacer à distance les données en cas de perte ou de vol d'un appareil.

Quel que soit votre choix, Windows Mobile s'allie à Outlook Mobile pour que vous puissiez vous connecter depuis n'importe quel lieu et vous consacrer à l'essentiel.

* Certaines fonctionnalités exigent Microsoft Exchange 2003 ou 2007 Server.

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À propos de l'auteur

Tyson Greer est PDG de Ambient Insight LLC, un institut d'études de marché spécialisé dans les outils de productivité pour appareils sans fil et les produits et services pour mobiles. L'entreprise a recours à l'analyse prédictive afin d'identifier les opportunités pour les fournisseurs en termes de revenus. Experte dans le domaine de la mobilité, Tyson Greer maintient des liens étroits avec ses collègues et clients et est toujours à l'affût des derniers appareils mobiles.

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