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如何整理计算机以更快地查找信息

杂乱无章的计算机会让查找信息变得更加困难,此外,如果计算机里充斥着无用的文件和电子邮件,运行速度也会变慢。因此,如果您近期没有整理过计算机,计算机又运行很慢(或者很难找到文件),这篇文章提供的技巧可以帮您删除或移动旧文件和电子邮件,甚至帮您为计算机做个彻底的“大扫除”。

清除无用的旧文件

您应该将旧文件在硬盘上保存多久呢?如果某个文件已经好几个月没有用过了,您就可以将其删除或存储在其他地方。

如何知道文件已经保存多久了呢?在存储文件的文件夹中,将鼠标指针停留文件名上,就可以看到上次修改时间。想了解详细信息的话,右键单击文件名,然后选择“属性”。您可以看到文件的创建时间、上次修改时间以及最近访问时间。如果文件已经保存很久并且超过六个月没有访问,是时候将它清除了。如果您不确定的话,最好打开文件,确认近期不需要它了。

通过查看文件属性,您可以看到文件的创建时间、上次修改时间和最近访问时间。

通过查看文件属性,您可以看到文件的创建时间、上次修改时间和最近访问时间。

保留哪些文件的决定权在您,但对以下项目最好慎重考虑:

  • 税务和法律信息

  • 项目相关文件

  • 一年内收藏的数字图像

  • 未来项目可能会用到的计划

  • 重要的电子邮件

  • 客户信息

提示


提示:了解有关如何分类和整理文件及文件夹的详细信息:



要快速查找文件,请按照修改日期排列文件。

要快速查找文件,请按照修改日期排列文件。

清除文件的快速简单方法之一是清空回收站。在清空回收站之前,删除的文件实际上仍在于计算机中。要清空回收站,请右键单击桌面上的“回收站”图标,然后单击“清空回收站”。

注意:如果您担心在清理计算机的过程中可能会误删仍然需要的文件,请在清空回收站前单击“打开”复查一下里面的文件。要恢复误删的文件,请选择这些文件,然后单击“还原”将其还原到原始位置。

最后,在清除完文件以后,请了解更好地管理文件的 9 种方法。如果您计算机的运行速度仍然不尽如人意,请使用这些技巧来加速 PC 并优化计算机以达到最佳性能。


备份重要文件

清理计算机的下一步是将所选文件复制到另外的存储媒介,例如可写 CD 或 DVD 以及外部硬盘。对于最重要的文件(例如项目文件、关键演示文稿或者大的邮件),将备份的副本存储于计算机以外的安全位置(以防计算机丢失或出故障)会让您更加省心。了解更多可供选择的方式以及如何备份数据

Windows 的备份功能让这一步骤变得更加简单,并可以帮您自动执行该过程。要备份文件,最好有一个可以通过 USB 或 FireWire 端口连接到计算机的 CD 或 DVD 刻录机或者外部硬盘驱动器。

了解有关如何备份文件的详细信息:

您也可以联机存储备份文件(通常称作云),例如使用Windows Live SkyDrive了解有关联机云存储选项的详细信息。

了解有关如何备份电子邮件的详细信息:

Tip

提示:如果您将信息备份到 CD 或 DVD,请务必为 CD 创建清楚描述内容的标签。例如,您可以将 CD 命名为“2010 存档”,或者使用如“2010 年的演示文稿”这样更具体的名称。


清除电子邮件

您的系统可以清除并整理旧的电子邮件吗?这里给出一些简单的方法来帮助您有效管理收件箱,避免电子邮件在将来堆积成山。

  • 在可以存储电子邮件的位置按照发件人、主题或日期创建文件夹。

  • 创建电子邮件规则以自动存档和管理电子邮件。例如,您可以创建一条规则:将所有来自您经理的电子邮件发送到一个特定文件夹。了解有关使用规则管理电子邮件的详细信息。

  • 使用“邮箱清除”评估、定位和存档电子邮件。在 Outlook 2003 和 2007 中,打开“工具”菜单并单击“邮箱清除”;在 Outlook 2010 中,打开“文件”菜单并单击“选项”,然后单击“邮箱清除”。

  • 详细检查 Outlook 中的“已发送”文件夹,然后删除不需要(尤其是带有大文件附件)的电子邮件。

  • 如果确定不再需要已删除的电子邮件,可以手动或自动清空“已删除邮件”文件夹,将全部邮件从 Outlook 永久删除。点击此处查看如何在Outlook 2003Outlook 2007Outlook 2010中清除邮件。

了解有关管理收件箱的更多信息,请查看4 种控制电子邮件收件箱的方法


整理和清除 Internet 文件

如果您与大多数人一样经常搜索网络而且 Internet Explorer 收藏夹拥挤不堪。您大概需要对其进行清除和整理了。要整理 Internet Explorer 收藏夹,在“收藏夹”菜单上单击“整理收藏夹”。

要访问 Internet Explorer 中可以执行的大多数清除任务,在“工具”菜单上单击“Internet 选项”。在“Internet 选项”对话框里的“常规”选项卡上,有两个清除选项:您可以删除网站存储在 PC 上的临时文件,还可以将 Internet Explorer 设置为保存指定天数的历史记录或不保存历史记录。这些步骤可以帮助您减少计算机上不必要文件的数量。

  1. 在“浏览历史记录”区域,单击“删除”删除所有临时文件,包括浏览历史记录、Cookie、保存的密码和网页表单信息。您也可以选中“退出时删除浏览历史记录”复选框在每次关闭 Internet Explorer 时自动删除历史记录。

  2. 在“浏览历史记录”区域,单击“设置”。在“历史记录”区域,您可以指定 Internet Explorer 保存访问网站列表的天数。

    在 Internet Explorer 上“Internet 临时文件和历史记录设置”对话框里管理已访问网站的列表。

    在 Internet Explorer 上“Internet 临时文件和历史记录设置”对话框里管理已访问网站的列表。

您可以下载Internet Explorer 8 或者 Internet Explorer 9(如果计算机使用 Windows 7 系统)来使用新功能,让管理收藏夹、临时文件和浏览历史记录更加轻松。

改编自 Katherine Murray 撰写的文章。