The American University of Paris unifie ses données avec Dynamics AX

En connectant Microsoft Dynamics AX à son système de gestion du cycle de vie des étudiants,The American University of Paris peut désormaisconsolider toutes ses données et optimiser ses processus administratifs.Les prises de décision sont égalementplus rapides et le pilotage global de l’entreprise s’en trouve largement amélioré.

Située à deux pas de la tour Eiffel, The American University of Paris (AUP) est une université privée unique en son genre. Fondée il y a 50 ans sur les principes du modèle académique américain, elle accueille sur son campus plus de 1 000 étudiants de 100 nationalités différentes et emploie environ 200 professeurs originaires d’une quinzaine de pays. Pour piloter son activité, l’établissement s’était doté dans les années 1980 d’un logiciel spécifique sur mainframe. Une dizaine d’années plus tard, ce système vieillissant avait été remplacé par un outil métier, développé autour d’une base de données Oracle pour prendre en charge toute la gestion du cycle de vie des étudiants. Différents applicatifs (finance, achats, comptabilité, CRM…) étaient venus progressivement enrichir le système d’information. « Nous avions développé des interfaces entre ces différents logiciels, qui étaient liés par plusieurs flux de travail automatisés et par des procédés semi-automatiques et manuels », se souvient Ali Rahimi, Directeur des Systèmes d’Information de l’AUP. « De nombreuses données devaient cependant être ressaisies à plusieurs reprises dans des systèmes séparés. Et nous étions régulièrement confrontés à des problèmes d’erreurs ».

Une efficacité freinée par des applicatifs hétérogènes
Au fil des ans, il devenait ainsi de plus en plus difficile d’exploiter toutes les informations issues de ces différents outils, que ce soit pour des fins opérationnelles ou pour de la recherche institutionnelle. Le système d’information métier de l’université était également à la peine. « Nous voulions développer des services en ligne pour les étudiants et les professeurs (inscription, planning, notation, paiement, e-learning, etc.). Mais c’était impossible avec l’outil en place ». La plateforme technologique sur laquelle reposait ce logiciel n’allait d’ailleurs bientôt plus être maintenue par Oracle. Il était donc grand temps pour l’université de faire évoluer son système d’information !
Courant 2008, la DSI s’attelle à la rédaction d’un cahier des charges très détaillé et plus de 70 personnes sont mobilisés sur ce projet, dont une grande majorité d’utilisateurs directs du de l’outil métier de l’université. « Nous avions le choix entre deux options : redévelopper entièrement un applicatif spécifique sous Oracle ou chercher une solution standard du marché. Nous avons très vite abandonné la première option, car elle nécessitait un budget et des ressources internes que nous n’avions pas  », confie Ali Rahimi.


Des fonctionnalités de gestion d’entreprise complètes
En 2009, un appel d’offre est lancé auprès de sept éditeurs. Cinq d’entre eux répondent. Leurs solutions sont étudiées durant cinq mois par la DSI et l’équipe projet. « Nous aurions aimé trouver un système d’information totalement intégré avec une base de données unique capable de gérer à la fois le cycle de vie de nos étudiants et tous les processus administratifs. Mais un tel outil n’existe pas sur le marché européen. Nous avons donc opté pour une solution basée sur deux applicatifs de gestion : CAMS Enterprise pour la partie académique et Microsoft Dynamics AX pour tous les processus administratifs ».
Les deux outils sont déjà utilisés conjointement par de nombreux établissements scolaires outre-Atlantique et peuvent s’interfacer facilement. « Cela nous a conforté dans notre choix. Mais nous avons également été séduits par les nombreuses fonctionnalités, intégrées nativement dans Dynamics AX », indique Ali Rahimi. Comme le souhaite l’université, l’ERP de Microsoft peut en effet prendre en charge la comptabilité, la gestion des finances, des achats, des notes de frais ainsi que la gestion des ressources humaines de l’établissement. « Le logiciel répond à tous nos besoins fonctionnels de base au niveau administratif. Et comme c’est un système intégré, nous avons enfin une base de données commune pour tous ces applicatifs et la possibilité de mettre en relation les différents services de notre organisation ».

Un déploiement dans les temps avec un coût de possession réduit
La migration vers CAMS Enterprise et Microsoft Dynamics AX a été réalisé au printemps 2011. L’université en a profité pour revoir ses processus internes et rationaliser certaines opérations. « Le déploiement d’un ERP au sein d’une entreprise modifie certaines habitudes de travail. Nous le savions. Nous avons adapté notre conduite de changement en conséquence », note Ali Rahimi. Après un an d’utilisation, les nouveaux outils sont parfaitement intégrés dans l’établissement, avec , en prime, des fonctionnalités d’exploration qui donnent une visibilité à tous les niveaux de l’organisation. « Ce projet est un succès. Non seulement tous les services sont en production dans les délais que nous nous étions fixés au départ. Mais nous avons également réussi à tenir notre budget, grâce au coût d’installation et de possession réduit des outils Microsoft », reconnait Ali Rahimi.

Des données partagées et une meilleure collaboration intra-services
Le DSI de l’AUP apprécie en outre les capacités de reporting et d’analyse en temps réel offertes par Dynamics AX, ainsi que la possibilité de créer des services en ligne pour le contrôle des frais ou les demandes de déplacement, nombreuses au sein du corps professoral. « Grâce au logiciel de Microsoft, nous avons enfin des données fiables et à jour, que nous pouvons partager à tous les niveaux de l’organisation. Et nous allons prochainement déployer un portail RH et Finances, dédié aux employés, pour le suivi des plannings et des dépenses de chaque service ».
En facilitant l’accès aux données, l’ERP a également amené de nouvelles habitudes de travail au sein de l’université. « Nous avons changé les processus, mais aussi la façon de travailler de nos collaborateurs. Aujourd’hui, il existe une véritable collaboration entre les services et un partage permanent des données. C’est une vraie révolution positive pour tout l’établissement », se félicite Ali Rahimi.

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*Avec Microsoft Dynamics AX, nous avons aujourd’hui une application unique pour gérer nos finances, nos opérations et notre personnel. Cela nous permet de gagner en réactivité et de dynamiser notre organisation.*

Ali Rahimi, Directeur des Systèmes d’Information
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[Panorama de la solution]

En bref

Créée il y a 50 ans, The American University of Paris (AUP) est une université privée située dans le 7e arrondissement de Paris. Etablissement unique en son genre, fondé sur les principes du modèle académique américain, l’AUP accueille plus de 1 000 étudiants de 100 nationalités différentes et emploie 200 professeurs originaires d’une quinzaine de pays.

www.aup.edu


Mission
Remplacer de nombreux outils de gestion hétérogènes et vieillissants par un système d’information unifié permettant de consolider les processus et les données.

Enjeux du projet
Améliorer l’efficacité et la réactivité des différents services administratifs et optimiser le pilotage global de l’université.

[Technologies utilisées]

Microsoft Dynamics AX

CAMS Enterprise

[Bénéfices]

Des processus administratifs optimisés

Une meilleure circulation rapide de l’information entre les différents services

Des prises de décision plus rapides

Un faible coût d’installation et de possession de la solution

Un pilotage de l’établissement beaucoup plus performant

[Mots clés]
ERP, Gestion financière, Achats, Gestion des Ressources humaines, Décisionnel, Reporting, Microsoft Dynamics AX, CAMS Enterprise

客户规模: Large Organization
行业: Higher Education
国家或地区: France
解决方案:
  • Microsoft Dynamics AX
  • Microsoft Exchange Technologies
  • Microsoft System Center technologies
  • Microsoft Office Technologies
组织机构简介: Créée il y a 50 ans, The American University of Paris (AUP) est une université privée située dans le 7e arrondissement de Paris. Etablissement unique en son genre, fondé sur les principes du modèle académique américain, l’AUP accueille plus de 1 000 étudiants de 100 nationalités différentes et emploie 200 professeurs originaires d’une quinzaine de pays.

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