Die Technologie hinter Dinosauriern, wilden Tieren und dem „Horse Club“ – strategische Digitalisierung bei Schleich auf Basis von Microsoft Azure

Die Herausforderung: Sicheres, skalierbares und internationales Wachstum trotz fragmentierter IT-Landschaft

Von Schwäbisch Gmünd in die Welt: Schleich erzielt schon heute mehr als die Hälfte des Umsatzes außerhalb seines Kernmarktes in Deutschland und will weiter stark wachsen. Die 500 Mitarbeitenden sind weltweit verteilt, um neue Märkte zu erschließen. „Wir stellen uns gerade um, von einem lokalen Konzept auf ein globales Setup. Das ist mit Wandel, vielen Chancen, neue Mitarbeitenden und neuen Methodiken verbunden. Und insgesamt agil, schnell und spannend“, erklärt Emanuel Fritz, Director Global IT bei Schleich.

Diese strategische Internationalisierung brachte auch neue Anforderungen an die IT mit sich. „Früher war vieles standardisiert“, sagt Fritz. „Heute haben wir kleine Hotspots, verteilte Teams und Einzelarbeitsplätze auf der ganzen Welt verstreut. Das zu skalieren und dabei sicher zu bleiben, ist die größte Herausforderung für uns als IT.“ Das IT-Team hat die Bedeutung des Schutzes vor Cyber-Angriffen erkannt und die Datensicherheit ganz oben auf die Agenda gesetzt. Gleichzeitig wollte Schleich höhere Flexibilität und Verfügbarkeit. „Heute stellen wir eine Applikation in den Niederlanden bereit, morgen in Frankreich und übermorgen in Japan“, so Emanuel Fritz. Die bewährte und robuste Lösung Microsoft 365 On-Premises stieß an ihre Grenzen. Für viele Sprintprojekte hatte Schleich eigene Server gekauft, aufgebaut und nach Abschluss des Projektes wieder rückgebaut. Keine effiziente Vorgehensweise bei einem Unternehmen, das sich mehr und mehr internationalisiert. Lizenzen, Personal- und Verwaltungskosten schossen bei strategischen Projekten in die Höhe. 

In der internen Kommunikation waren E-Mail und Telefon die Mittel der Wahl. Instant-Messaging kam initial nicht über ein Pilotprojekt hinaus. Fragmentierte Mailserver sorgten für Insellösungen und Kommunikationsbarrieren, der Identitätsschutz war uneinheitlich geregelt, die Anbindung von Mitarbeitergruppen im Außendienst und in der Logistik nicht zeitgemäß. „Wir wollten einen echten digitalen Wandel schaffen, um skalierbar zu sein, international und sicher zu agieren und dabei alle Mitarbeitenden mitzunehmen“, fasst Fritz zusammen.

Die Lösung: Azure mit umfänglichen Sicherheitsfeatures für globales Wachstum

Schleich wählte die Cloud-Plattform Azure als Grundlage für den Modern Workplace und holte sich für die Umsetzung den Microsoft Gold Partner abtis ins Haus. „Unsere Teams kennen die Office-Welt und vertrauen ihr“, so Emanuel Fritz. „So konnten wir eine völlig neue Lösung in gewohntem Gewand einführen.“

Das Projekt nahm schnell Fahrt auf: Die Migration des Rechenzentrums auf Azure dauerte nur zwei Monate. „Dank der ‚Hands On‘-Mentalität von Schleich konnten wir die Migration in bemerkenswerter Geschwindigkeit umsetzen“, sagt Viktor Neugebauer, Business Development Manager bei abtis. „Wir haben mit einem kleinen Scope zur Internationalisierung angefangen“, erinnert sich Fritz. „Am Ende wurde aus dem Projekt eine vollumfängliche Cloud-Architektur mit der Zentralisierung aller Dienste in Azure.“ Und Viktor Neugebauer ergänzt: „Für ein Traditionsunternehmen agiert Schleich sehr mutig und mit Weitblick.“ Der Wissensstand der Mitarbeitenden bezüglich des Potenzials der Cloud war jedoch sehr unterschiedlich ausgeprägt. Schulungskonzepte, Leitfäden und Videos erleichterten ihnen den Umstieg. Use Cases halfen dabei, die Vorteile cloudbasierten Arbeitens greifbarer zu machen. „Für uns war es essenziell, jede und jeden Einzelnen mitzunehmen“, sagt Emanuel Fritz zusammen. „Dafür haben wir auch die entsprechenden Personalressourcen bereitgestellt. Das hat gut geklappt. Und während die einen sich noch mit den Grundlagen beschäftigt haben, wollten andere schon weitere Themen angehen, etwa Power Automate und Power Apps“, schmunzelt er.

In Sachen Sicherheit setzt Schleich auf das volle Spektrum der Features von Microsoft 365: Exchange Online Protection (EOP) fungiert als Spamfilter, der Endpoint Manager dient der Geräteverwaltung. Auch Azure Active Directory, Windows Defender, Azure Security Center und Microsoft Defender für EndPoint sind im Einsatz, ebenso „abtis Managed Secure Workplace“, ein Full Managed Service des Partners. „Ganz entscheidend war für uns das Identitätsmanagement, das die Berechtigungen weltweit in allen Microsoft 365 Applikationen regelt und vereinfacht, abgesichert über die Multi Factor Authentication (MFA)“, sagt Fritz. 

Microsoft Teams bestimmt mittlerweile die interne Kommunikation bei Schleich – im Innen- wie im Außendienst. E-Mails verlieren weiter an Relevanz und sollen zukünftig nur noch in der externen Kommunikation Anwendung finden. SharePoint ist die zentrale Kommunikations- und Informationsplattform für alle Mitarbeitenden. Surface Hubs lösen Whiteboards aus Papier ab. „Unsere Teams treffen sich heute virtuell oder hybrid“, so Fritz. „Auf diese Weise können wir die verschiedensten Denkweisen und Meinungen in Projekte einfließen lassen – ganz gleich, wo sich unsere Leute gerade befinden.“ Zur Visualisierung von Daten und Generierung von Insights für die Bereiche Sales, Marketing, Controlling, Finance und Logistik nutzt Schleich Power BI weltweit.

Durch den konsequenten Sprung in die Cloud ist die IT von Schleich nun flexibler denn je und kann die Business-Entscheidungen optimal unterstützen. Insbesondere für neue Projekte überzeugt der „Pay as you go“-Ansatz von Microsoft. „Die richtigen Vorteile zeigen sich erst jetzt, wenn die Projekte zum Abschluss gekommen sind, Stabilität erreicht ist und das Betriebskonzept etabliert ist.“ Emanuel Fritz plant, die IT von Schleich global und systematisch auszubauen und neue Lösungen zu integrieren. „Wir wollen den Baukasten, den Azure uns bietet, weiter entdecken und seine Möglichkeiten voll ausschöpfen.“