Schnellere Information, konsistente Datenhaltung und höhere Effizienz bei Spairliners dank Dynamics 365 Human Resources

Die Herausforderung: Anfängliche Abläufe und Dokumentation stießen an Grenzen

2005 gründeten Lufthansa Technik und Air France Industries Spairliners als vergleichsweise kleines und flexibles Unternehmen. Das Joint-Venture sollte Wartung und Reparatur für den Airbus A380 übernehmen. Im Jahr der ersten Indienstnahme eines A380 nahm auch Spairliners den Betrieb auf, anfangs vor allem mit Mitarbeitenden der Muttergesellschaften. Doch schnell stellte sich das Unternehmen auf eigene Füße, baute sein eigenes Team auf. So wuchs Spairliners von zunächst fünf auf zurzeit rund 60 Mitarbeitende. Auch das Tätigkeitsfeld ist größer geworden. Das Unternehmen organisiert nicht nur Ersatzteile und Wartungsarbeiten für den Airbus A380, sondern auch für Flugzeuge aus der E-Jet-Familie des brasilianischen Herstellers Embraer – rund um den Globus. Das bringt es mit sich, dass ein Teil der Belegschaft rund um die Uhr erreichbar sein muss. 

„Seit 2017 betreiben wir auch unsere eigene Kundendienst-Hotline“, erzählt Jonathan Mayer, Head of Innovation, Data and Quality bei Spairliners. „Damals mussten wir eine Arbeitszeiterfassung einführen, damit wir die gesetzlichen Bestimmungen einhalten und dokumentieren können. Dafür haben wir einen externen Cloud-Service gebucht.“ So wurden die verschiedenen Aufgaben des Personalbereichs immer komplexer. Recruiting und On-Boarding neuer Mitarbeitenden, Urlaubsanträge, Personalgespräche, Personalentwicklung, Gehaltssystem, Boni, Entgeltzulagen, Schichtpläne und vieles mehr – die Aufgaben der Personalarbeit wuchsen. „In der Entwicklung unseres Unternehmens sind die verschiedenen HR-Prozesse zunächst vor allem in Excel-Tabellen auf SharePoint gelaufen“, sagt Mayer. „Doch mit unserem Wachstum wurde das zusehends komplizierter und passte einfach nicht mehr zu den Anforderungen eines modernen HR-Managements.“ So suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die für mehr Effizienz und Rechtssicherheit sorgen sollte.

Die Lösung: HR-Services aus der Cloud für weniger Administrationsaufwand

Fündig wurde Spairliners bei Microsoft. „Dynamics 365 Human Resources passt sehr gut in unsere Strategie ‚So viel Cloud wie möglich‘“, sagt Mayer. „Wir wollen die administrativen Aufwände im Unternehmen möglichst kleinhalten, damit wir uns auf den Inhalt unserer Arbeit konzentrieren können. Und das gelingt mit Dynamics 365.“ Auch auf der praktischen Ebene weiß der Manager die Lösung zu schätzen: „Dynamics ist sehr gut in Microsoft 365 integriert. Es gibt das gleiche Look-and-Feel, sodass man sich schnell in der Software zurechtfindet. Und wir brauchen keine zusätzliche User-Identität zu verwalten.“

Für die konkrete Personalarbeit bringt die Plattform einen großen Schritt in Sachen Produktivität und Zuverlässigkeit. „Unsere Personalarbeit ist jetzt an einer Stelle zentralisiert. Damit werden Reportings einfacher. Unseren Mitarbeitenden können wir Self-Services anbieten, die ihnen schneller Informationen liefern und unsere Personalverantwortliche entlasten.“ Einen großen Fortschritt konnte die Personalarbeit bei Spairliners insbesondere durch die konsistente Datenhaltung machen. Früher waren wichtige Informationen in einzelnen Excel-Tabellen abgelegt, für die auch die Zugriffskontrolle immer aufwändiger wurden. „Mit Dynamics 365 Human Resources werden unsere Daten konsistent gespeichert. Die Zugriffsverwaltung ist einfach und transparent. Das macht es uns auch leichter, die Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen“, sagt Mayer.

Besonders freut sich der IT-Experte, dass Dynamics 365 die Integration wichtiger Funktionen ermöglicht. So braucht Spairliners nun keinen externen Service mehr für die Arbeitszeiterfassung. Und dank der guten Integration in Microsoft 365 konnte Spairliners beispielsweise für Urlaubsanträge nützliche Funktionen ergänzen. „In engem Kontakt mit dem zuständigen Programm-Manager bei Microsoft haben wir einen Prozess entwickelt, über den Outlook-Einträge automatisch generiert werden. So wird für genehmigten Urlaub gleich im Outlook-Kalender der Mitarbeitenden die Abwesenheit notiert, und auch die zuständigen Managerinnen und Manager erhalten eine entsprechende Nachricht“, so Mayer. Diese Lösung stellt Spairliners auch anderen Microsoft Kunden zur Verfügung. „Wir sind ein junges und dynamisches Unternehmen. Wir brauchen Kooperationen, und wir müssen offen und pragmatisch mit anderen zusammenarbeiten“, ist Mayer überzeugt. Deshalb gehört das Teilen von Wissen – und in diesem Fall auch von Software-Know-how – zum Selbstverständnis des Spairliners-Teams dazu.

Quantitativ kann Mayer den Produktivitätsfortschritt nicht beziffern. Dafür sei auch das Personalteam zu klein. „Bei uns geht es im Wesentlichen um einen qualitativen Fortschritt durch Dynamics 365, und der ist enorm“, so Mayer. 

Diesen Fortschritt will der Manager fortschreiben. Denn die Plattform will er auch für neue Funktionen im Unternehmen nutzbar machen. „Wir wollen in jedem Fall das Thema Zielvereinbarung in das System bringen, damit es besser in die tägliche Arbeit integriert werden kann“, sagt er. Große Prozesspotenziale sieht er auch im Zusammenspiel von Dynamics 365 und der SAP-Lösung, mit der Spairliners arbeitet. Dabei soll insbesondere die Bereitstellung und Auswertung von Daten intensiviert werden. „Power BI ist unser wichtigstes Tool für Business-Intelligence. Darin sehen wir ein Riesenpotenzial, neue Erkenntnisse aus unseren Daten zu gewinnen und so noch besser zu arbeiten“, sagt Mayer. „Die Dienste, die Microsoft Azure bereitstellt, werden uns noch in vielen Bereichen voranbringen. Mit leistungsstarken Cloud-Services sind wir jetzt richtig im Flow.“