Arbeitsplatz buchen oder krankmelden in 30 Sekunden: Campus IT der Hochschule Düsseldorf managt Büro-Belegung mit der Power Platform

Die Herausforderung: Die Organisation von Clean Desk vereinfachen und fehleranfällige Excel-Listen ersetzen

Mit der zunehmenden Digitalisierung wächst der IT-Bedarf der Hochschule Düsseldorf enorm – und damit auch die Anzahl der IT-Mitarbeitenden. „Doch die Zahl unserer Arbeitsplätze ist limitiert. Wir mussten uns also damit auseinandersetzen, wie wir uns hier künftig aufstellen wollen“, sagt Henning Mohren, CIO und Leiter der Campus IT. Früher wurden Kolleg*innen in ein anderes Gebäude ausgelagert. „Das hatte allerdings negative Auswirkungen auf das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team“, erzählt Henning Mohren. „Ein Konzept musste her, bei dem wir enger zusammenrücken und eine Lösung im bestehenden Gebäude finden.“

Die Mitarbeitenden schlugen das Clean-Desk-Prinzip vor. Bedingt durch die Corona-Pandemie arbeiteten ohnehin viele Kolleg*innen von zuhause aus; ihre Schreibtische an der Hochschule waren frei. Doch mit ihrer Rückkehr in die Büroräume musste das neue Arbeitskonzept gut organisiert werden. „Zu Beginn der Pandemie wollte ich von meinen Mitarbeitenden wissen: ‚Geht es euch gut?‘ Dafür haben wir eine Excel-Liste erstellt. Die Kolleg*innen im Homeoffice haben sich eingetragen, damit ich wusste, wie es ihnen geht“, berichtet Henning Mohren. Diese Liste wurde später erweitert. „Die Kolleg*innen, die vor Ort arbeiten wollten, haben eingetragen, in welchem Raum sie sitzen. So konnten wir auch die von der Corona-Schutzverordnung vorgegebenen Kapazitätsgrenzen pro Raum kontrollieren“, sagt Henning Mohren. Bei rund 35 Mitarbeiter*innen stieß die Excel-Liste trotz Ablage auf dem gemeinsamen SharePoint allerdings bald an ihre Grenzen: versehentlich gelöschte Zeilen, Fehler beim Eintragen und endloses Scrollen, um zu sehen, ob ein Raum ausgebucht war.

Es brauchte also eine andere Lösung, am besten eine intelligente. Dabei machte sich die Produktstrategie der Campus IT bezahlt: „Wir setzen fast ausschließlich auf Microsoft Services und die Power Platform war im Portfolio mit dabei“, sagt Henning Mohren. „Mit dieser Lösung kann man einfach direkt loslegen. Die perfekte Spielwiese für unsere Auszubildenden, schon im ersten Lehrjahr.“ Wie bei ihren Studierenden setzt die Hochschule Düsseldorf auch bei ihren Auszubildenden auf einen engen Praxisbezug. „Unsere Anwendungsentwickler*innen sollen während ihrer Ausbildung eigene Projekte betreuen, die dem Betrieb helfen und sie persönlich und fachlich weiterbringen“, erklärt Henning Mohren. So wurde Dan Stenmans, Trainee IT Specialist in Application Development der Campus IT, mit der Umsetzung des Raum-, Anwesenheits- & Buchungsassistenten, kurz RABA, betraut.

Die Lösung: Raumbuchungen und Anwesenheiten automatisiert managen mit Tools der Power Platform

Dan Stenmans musste anfangs diverse Microsoft Dokumentationen durcharbeiten. Mithilfe der Module von Microsoft Learn eignete er sich die notwendigen Kenntnisse selbst an. „Die Anforderungen an das Projekt haben wir dynamisch immer wieder angepasst. So hat sich unsere Anwendung on the fly weiterentwickelt – neben dem normalen Tagesgeschäft“, beschreibt Dan Stenmans. „Nach drei Monaten war sie einsatzbereit.“

Alle Mitarbeiter*innen in der Campus IT können RABA nun über ihr Smartphone, im Browser oder als App integriert in Microsoft Teams abrufen. Die Basis für das Front-End bildet Power Apps, während Power Automate für die automatisierten Prozesse im Hintergrund sorgt. „Früher haben wir unsere Anwesenheiten manuell in mehreren Systemen gepflegt“, erzählt Dan Stenmans. Bei einer Krankmeldung musste zum Beispiel auch eine E-Mail an die Personalabteilung verschickt werden. „Heute haben wir alles gebündelt in einer Anwendung“, berichtet er weiter. Stenmans öffnet einfach RABA, klickt auf Erfassen und gibt Datum und Uhrzeit sowie den Anwesenheitsstatus ein – Homeoffice, vor Ort, Krank, Urlaub oder außer Haus. Bei einer Krankmeldung erfolgt automatisch die Meldung an die Personalabteilung. Wer vor Ort arbeiten will, kann direkt einen Raum buchen. Eine Übersicht zeigt, welche Räume bereits von Kolleg*innen gebucht wurden. Ein Ampelsystem kennzeichnet farblich, ob ein Raum frei, nahezu voll oder ausgebucht ist. Über eine Graph API-Schnittstelle wird die Buchung automatisch in den Exchange Online-Kalender des jeweiligen Raumes übertragen und als Terminelement hinterlegt. So wird die Buchung auch auf dem digitalen Türschild am Raum angezeigt. Will Stenmans doch einmal früher nach Hause gehen, passt er seine Buchung an und die Änderung erscheint automatisch auf dem Türschild.

Weitere Features von RABA sind Buchungshistorie, Raumverwaltung, Belegungsplan, Blitzbuchung und die Anwesenheitsübersicht aller Mitarbeitenden. Die genauen Gründe für Abwesenheiten sehen natürlich nur die Teamleiter*innen. Wer urlaubsbedingt abwesend ist, kann in den persönlichen Einstellungen gleich eine Abwesenheitsnotiz erstellen und von dort über den Exchange Kalender versenden.

Die Verwaltung der Anwendung gestaltet sich für die Administrator*innen ebenso einfach wie die Anwendung für die Benutzer*innen: Sämtliche Fehlermeldungen werden im Security Audit Log dokumentiert. Die Benutzerverwaltung läuft über eine Graph API-Schnittstelle zu Azure Active Directory, über die alle Details für ein Nutzerprofil automatisch gezogen und verschiedene Berechtigungsgruppen erstellt werden können. „So erleichtert und beschleunigt RABA den gesamten Buchungsprozess. Fehlerhafte Einträge und Überschreitungen der festgelegten Kapazitäten werden vermieden, die aktuelle Auslastung kann auf einen Blick erfasst werden“, sagt Dan Stenmans. „Früher hat eine Buchung ungefähr drei bis fünf Minuten gedauert. Heute schaffen wir das in rund zehn bis dreißig Sekunden, über die Blitzbuchung sogar in fünf. Und das nur, weil wir alle Buchungs- und Anwesenheitsprozesse übersichtlich in einer Anwendung haben und alles miteinander vernetzt ist.“

Insights für Dienstpläne und Personalbedarf

Der Assistent liefert zudem wichtige Insights für die Personalplanung und das Controlling. Power BI dient der Visualisierung der Daten. Für die Personalstatistik werden Kennzahlen zur Art der An- und Abwesenheit erhoben. Zusätzlich lassen sich auch die allgemeinen An- und Abwesenheiten nach Personengruppen ordnen – von Festangestellten über Azubis bis hin zu studentischen Hilfskräften. Ebenso gibt es eine Übersicht der Abwesenheiten und der durchschnittlichen Krankheitstage pro Mitarbeiter*in – im Jahr oder pro Quartal. „Für uns werden die Zahlen vor allem relevant, wenn es darum geht, den Bedarf an Mitarbeiter*innen festzustellen“, sagt CIO Henning Mohren. „Die Abwesenheitsquote bildet für uns eine Grundlage, um etwa neue Kolleg*innen einzustellen.“

Das Feedback der Kolleg*innen aus der Campus IT ist positiv und die Potenziale der Power Platform sind noch nicht ausgeschöpft. Deshalb möchte Dan Stenmans noch weitere Systeme, zum Beispiel das Ticketsystem der IT, an die Anwendung anbinden. Auch der Dienstplan für den Servicedesk soll künftig automatisiert über RABA erstellt werden. Dafür werden die Anzahl der Schichten und die Stunden pro Schicht und Mitarbeiter*in definiert, um im Abgleich mit den Abwesenheiten Verfügbarkeiten zu blocken. So stehen immer ausreichend Kapazitäten für den Servicedesk zur Verfügung. Zudem sollen auch neue Teams-Funktionen integriert werden, um bei Terminen nach Teilnahme vor Ort und aus dem Homeoffice unterschieden zu können.

Nicht nur andere Hochschulen können von RABA profitieren, sondern auch viele Unternehmen, die nach einem Clean-Desk-Prinzip arbeiten und Buchungsprozesse automatisieren wollen. „Mit der Power Platform kann man selbst komplexe Prozesse und Abfragen abdecken und in kurzen Zeitspannen leistungsfähige Prozesse auf die Beine stellen. Die Anwendungsbereiche sind quasi grenzenlos“, sagt Dan Stenmans.