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05.10.2020

Digitale Prozesse per App – einfach selbstgemacht

Wasser, Energie, Abwasser und Infrastruktur-Dienstleistungen – das Versorgungsunternehmen GELSENWASSER AG mit seinem Hauptsitz in Gelsenkirchen ist in vielen Sparten vertreten. Da sowohl die Tochterfirmen als auch zahlreiche Fremdfirmen mit IT-Dienstleistungen von Gelsenwasser versorgt werden, war die interne IT-Abteilung zunehmend ausgelastet. Um alle Arbeitsprozesse effizienter unter einem Dach managen zu können, setzt der Versorger verstärkt auf die Digitalisierung von bislang papierbasierten Prozessen. Dank der auch offline fähigen Microsoft Power Apps digitalisiert die GELSENWASSER AG eine stetig wachsende Anzahl an Arbeitsabläufen im Unternehmen. Vorreiter waren dabei die Bereiche Gebäudemanagement, Grundwassermessdienst und Wirksamkeitskontrolle.

Gelsenwasser AG

“Mit den neuen Apps kann ich meine Tätigkeiten, insbesondere im Außendienst, deutlich einfacher durchführen. Ich habe alle Informationen, die ich brauche in der App. Erfassungen werden plausibilisiert und direkt in die angeschlossenen Systeme übertragen, was auf Papier nicht der Fall ist.”

Dennis Träumner, Mitarbeiter Wasserwirtschaft und Power App-Anwender, GELSENWASSER AG

Die Herausforderung: Manuelle Prozesse und starkes Wachstum

Die GELSENWASSER AG verfügt über diverse Patente und hochintegrierte Systeme. Folglich spielte die Steigerung von Effektivität und Effizienz firmenintern schon immer eine große Rolle. „Wir sind immer bestrebt, mit Technologien Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Das gehört zur Firmenphilosophie“, erklärt Philipp Thomas, Sachgebietsleiter Digitalisierung bei der GELSENWASSER AG.

In vielen Unternehmensbereichen des Versorgers hatten sich papiergesteuerte Prozesse etabliert. Mit dem starken Wachstum der letzten Jahre stießen diese manuellen Prozesse jedoch zunehmend an ihre Grenzen. „Um eine einzige Berechtigung zu erhalten, musste der Antrag im Haus bis zu vier Mal ausgedruckt und wieder eingescannt werden“, erinnert sich Christina Schwartmann, IT-Leiterin der GELSENWASSER AG. Im Außendienst ein ähnliches Bild: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Baustellenüberprüfung beispielsweise dokumentierten den Zustand einer Baustelle mit Stift und Klemmbrett – und das bei jedem Wetter. Das Papierformular musste anschließend eingescannt und für den nächsten Arbeitsschritt abgelegt werden – sofern der Regen die Notizen nicht unleserlich gemacht hatte und man das Formular erneut ausfüllen musste. Auch bei der Aufnahme von Beschädigungen und Störungen im Bereich der eigenen Gebäude kam es durch die manuellen Prozesse häufig zu Verzögerungen. Ein Beispiel: Schäden in Gemeinschaftsräumen wurden nicht selten von über 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gleichzeitig gemeldet. Um die Erfassung und Verarbeitung dieser Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und effizienter zu gestalten, entschied sich die IT mit Microsoft Power Apps zu arbeiten – eine digitale Suite, die es ermöglicht, Apps schnell und einfach mithilfe von Templates und Drag & Drop-Funktionen zu  erstellen und über die schnelle produktive Bereitstellung sofort zu veröffentlichen. 

Einfache Inhouse-Lösung mit Microsoft Power Apps 

„Für diese Art der Lösung gibt es auf dem Low-Code-Markt noch nicht sehr viele Systeme. Der große Vorteil einer Microsoft-Lösung ist naturgemäß ihre tiefe Integrationsmöglichkeit in den Microsoft-Kosmos. So muss man sich beispielsweise keine Gedanken über die Authentifizierung machen: Das User-Management erledigt sich durch die Security-Plattform Azure Active Directory quasi wie von selbst“, begründet Philipp Thomas die Entscheidung für Microsoft Power Apps. „Die Microsoft-Welten lassen sich zudem beliebig erweitern. Wenn die App einmal an ihre Grenzen stößt, kann ich sie durch Power Automate beliebig ergänzen. Alles fügt sich optimal zusammen – sowohl in der IT-Infrastruktur als auch im Arbeitsfluss der Kollegen. Wir hätten uns also immer wieder für diese Lösung entschieden – auch bei einer anderen Konkurrenzsituation.“

Alle Apps, die nun bei der GELSENWASSER AG im Einsatz sind, hat Philipp Thomas zu 100 Prozent inhouse implementiert. „Wenn man sich einmal mit der Materie vertraut gemacht und sich eine solide Grundlage angeeignet hat, kann man innerhalb kürzester Zeit sehr viel erreichen. Mit Hilfe der aktiven Community und der Dokumentationen rund um das Thema Power Apps kann man auch aufkommende Probleme schnell selbst lösen“, so Philipp Thomas. Die erste App bei Gelsenwasser startete im Bereich Gebäudemanagement. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter nun einen Schaden über die App melden will, sieht er bereits bei der Erfassung, ob der Schaden möglicherweise schon gemeldet wurde. Falls nicht, lässt sich die Störung über eine Eingabemaske einfach und einheitlich erfassen. Sie landet dann mitsamt Foto sofort bei den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. „Ich kann mich darauf verlassen, dass die Meldung richtig im System ankommt und sich ein Kollege darum kümmert. Wenn ich beispielsweise am Freitagabend einen Schaden sehe und niemanden mehr erreiche, ist das kein Problem. Mit wenigen Klicks ist das Anliegen gespeichert und die Kolleginnen und Kollegen im Facility Management entscheiden selbst, ob es sich um einen akuten Notfall handelt oder nicht“, sagt Philipp Thomas.

Auch im Bereich der Baustellenüberprüfung wurde das Klemmbrett durch eine App ersetzt. Mit wenigen Klicks ist die Bewertung abgeschlossen und ein automatisch generiertes PDF an der richtigen Stelle im System hinterlegt, von dort kann es über die Power Plattform bequem weiterverarbeitet werden. „Hier zeigt sich ganz deutlich, wie schnell und einfach die Apps für eine Effizienzsteigerung und eine große Arbeitserleichterung sorgen. Über die Power Apps sind wir in der Lage, innerhalb weniger Tage ein Hilfswerkzeug zur Verfügung zu stellen, das einen wirklichen Nutzen bietet“, ergänzt Philipp Thomas. Dass die Power Plattform ein Teil der Microsoft Kollaborations-Suite ist, birgt gleichzeitig Vorteile für alle: Der Nutzer findet eine nahtlose Integration der Power Apps mit Microsoft Teams vor. Für die IT bedeutet das: niedrigere Administrations-Aufwände sowie niedrigere Kosten – und die notwendige Sicherheit. Das macht Christina Schwartmann deutlich. Der Sicherheitsaspekt und die nicht notwendige Neuinstallation von zusätzlicher Kommunikationssoftware sind in ihren Augen große Pluspunkte von Microsoft. „Die Modern Workplace Tools waren schon lange Zeit bei uns im Einsatz. Jetzt konnten sie aber ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen“, sagt Philipp Thomas.

Produktion von Power Apps am Fließband: So erfolgreich arbeiten IT und Fachbereiche zusammen

Der Einsatz von Power Apps wird so positiv aufgenommen, dass viele Abteilungen aktiv auf die IT zugehen, um den Einsatz von Power Apps für ihre abteilungsspezifischen Prozesse zu prüfen. „Momentan produzieren wir Power Apps wie am Fließband. Durch die wegfallenden Angebotsprozesse, im Rahmen einer herkömmlichen Softwarebeschaffung, können wir den Kolleginnen und Kollegen mit den Werkzeugen der Power Plattform schnell und einfach Hilfe zur Selbsthilfe geben. So können wir Arbeit in die Fachbereiche zurückspielen und die IT entlasten“, sagt Christina Schwartmann. „Die Power Apps sind bei uns deshalb so erfolgreich, weil wir sie stets in engem Austausch mit den Fachabteilungen entwickeln und so die entsprechenden Anforderungen optimal erfüllen können – und zwar nicht nur innerhalb der Verwaltung, sondern auch im Außendienst.“

Auch künftig setzt die Gelsenwasser-IT auf Produkte der Microsoft-Plattform. Im nächsten Schritt wird angestrebt, auch die Arbeit im Bereich Vertrieb oder in der Sachbearbeitung durch die Power Plattform zu erleichtern. Darüber hinaus wird derzeit nicht nur die Nutzung von Dynamics 365 als Workflow-Maschine und Ticket-System, sondern auch die Anwendung von künstlicher Intelligenz bzw. Machine Learning vorbereitet. „Durch die Microsoft Power Apps haben wir zahlreiche Tätigkeiten optimiert. Mit Dynamics 365 hoffen wir nun, unsere Prozessketten optimieren zu können“, sagt Philipp Thomas.

“Mit Microsoft Power Apps kann man innerhalb einer sehr kurzen Einarbeitungszeit etwas praktisch Nutzbares aufbauen, was den Kolleginnen und Kollegen wirklich weiterhilft. Die Hürde – als Nicht-Softwareentwickler – eigene Anwendungen zu bauen, ist durch die Einfachheit des Tools deutlich reduziert worden. Letzteres schließt die Lücke in der Programmierung zwischen Excelformeln und hochkomplexem SAP-Systemen optimal.”

Philipp Thomas, Sachgebietsleiter Digitalisierung, GELSENWASSER AG

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