Rozliczanie podatków w Polsce jest łatwe dzięki usłudze opracowanej przez Ministerstwo Finansów i Microsoft Consulting Services

W tym celu urząd połączył siły z konsultantami Microsoft, by wspólnie stworzyć usługę „Twój e-PIT”, proste w obsłudze narzędzie cyfrowe, które wstępnie uzupełnia konieczne dane. Podatnicy mogą z niego korzystać za pomocą komputera, telefonu, telewizora lub konsoli do gier podłączonych do Internetu.

Celem Ministerstwa było uproszczenie procedury wypełniania i składania deklaracji podatkowych jeszcze przed rozpoczęciem kolejnego okresu rozliczeniowego. Aby zidentyfikować platformę, która mogłaby posłużyć za bazę do rozwoju nowego narzędzia, Ministerstwo skonsultowało się z władzami innych europejskich państw, by sprawdzić, jak działają rozwiązania wdrożone w poszczególnych krajach. W trakcie konsultacji specjaliści z ramienia Ministerstwa poznali rozwiązanie Microsoft Government Gateway przeznaczone dla instytucji administracji publicznej, które spełniało wszystkie wymagania Ministerstwa i mogło zostać wdrożone przed wyznaczonym terminem 15 lutego 2019 roku. Gotowe narzędzie zostało uruchomione przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego 2019. 

Błyskawiczne tempo implementacji było możliwe dzięki bliskiej współpracy dwóch zespołów – pracowników Ministerstwa Finansów oraz ekspertów Microsoft Consulting Services. „To nie była zwykła współpraca pomiędzy klientem a usługobiorcą” – zauważa Przemysław Koch, pełnomocnik ministra finansów ds. informatyzacji. „Z Microsoft Consulting Services stworzyliśmy zgrany zespół, któremu przyświecał wspólny cel. W żadnym z dotychczasowych projektów nie spotkałem się z tak dużym zaangażowaniem. Każdy z nas rozumiał, że pracujemy nad rewolucyjnym rozwiązaniem, nie tylko w skali kraju, ale i Europy”. 

Konsultanci Microsoft odpowiadali za wyznaczenie dobrych praktyk koniecznych do wdrożenia rozwiązania na tak masową skalę. „Szukaliśmy partnera, który dogłębnie rozumie nasze potrzeby biznesowe i potrafi się dostosować do dynamicznych zmian” – zdradza Koch.  

Przede wszystkim bezpieczeństwo  

Zespół stworzył hybrydowe rozwiązanie, w którym końcowe dane znajdują się na serwerach klienta, a środowiska testowe, deweloperskie i szkoleniowe działają w chmurze Microsoft Azure. Dane, które nie są wrażliwe, przechowuje się w pamięci podręcznej w chmurze, co umożliwia łatwe skalowanie rozwiązania i obsługę skokowych wzrostów obciążeń roboczych, gdy z narzędzia korzystają miliony użytkowników. „Wiedzieliśmy, że na koniec wdrożenia rozwiązanie musi pozytywnie przejść audyt bezpieczeństwa i wydajności” – mówi Hubert Gniadowicz, dyrektor Pionu Rozwoju i Utrzymania Aplikacji w Ministerstwie. „Szukaliśmy zaufanego partnera, takiego jak Microsoft, który zagwarantuje, że rozwiązanie będzie bezpieczne”. Microsoft Government Gateway posiada szereg wbudowanych zabezpieczeń, m.in. pojedyncze logowanie oraz integrację z lokalnymi dostawcami tożsamości.

Aby dostarczyć wysokiej jakości usługę na czas, prace odbywały się na miejscu, u klienta, a projekt podzielony został na sprinty, czyli krótkie cykle zarządzania. Na krótko przed terminem wdrożenia zespół musiał stawić czoła jeszcze jednemu wyzwaniu. „Dwa miesiące przed datą uruchomienia narzędzia odkryliśmy, że jeden z elementów powoduje problemy z wydajnością. By je wyeliminować, musieliśmy stworzyć nowy komponent od zera. Gdy skończyliśmy, pozostało nam jedynie kilka dni na testy i weryfikację, czy problem został rzeczywiście rozwiązany. To był przełomowy moment” – wyjaśnia Koch.

Rozliczenie PIT w pięć minut

Biorąc pod uwagę, jak skomplikowanym procesem jest zbieranie danych podatkowych oraz ich poprawne wprowadzanie i obliczanie zobowiązań, nie sposób nie zachwycić się łatwością obsługi systemu e-PIT.  Usługa przeprowadza podatnika przez zeznanie krok po kroku za pomocą prostej w obsłudze, przejrzystej strony internetowej. System wyręcza podatnika w wypełnianiu setek pól, pobierając od pracodawcy potrzebne dane i automatycznie wprowadzając informacje o dochodach i ulgach w oparciu o deklaracje podatkowe z poprzednich lat. Podatnik musi jedynie sprawdzić wpisane informacje i nanieść poprawki, jeśli są one konieczne. Jeżeli wszystko się zgadza, wystarczy zaakceptować formularz. Manualne wprowadzanie danych ograniczone jest do minimum, co pozwala zredukować ryzyko błędu.  

Podatnicy otrzymują gotowy formularz, w którym mogą wskazać jedną z ponad 9000 organizacji pożytku publicznego, na którą przekażą 1% swojego podatku. „Łącznie podatnicy przekazują w ten sposób na szlachetne cele blisko miliarda złotych rocznie” – komentuje Koch. 

Zanim pojawił się „Twój e-PIT”, wypełnianie deklaracji podatkowych było dla wielu Polaków stresującym, uciążliwym i trudnym zadaniem. W związku z tym wielu z nich nie rozliczało się w terminie. Teraz nie muszą nawet o nim myśleć. „Na spóźnialskich nakładane były kary finansowe” – ujawnia Koch. „Teraz, jeśli obywatel nie złoży deklaracji, zrobi to za niego administracja podatkowa. W 2019 roku, kiedy wprowadzono program e-PIT, 2,2 miliona Polaków nawet nie spojrzało na swoje zeznania. Uzupełniliśmy je za nich”.

Miara sukcesu

W 2019 roku za pośrednictwem e-PIT złożono 6,9 miliona zeznań podatkowych. „Teraz nawet dziecko umiałoby rozliczyć podatek” – mówi Koch. „Można to zrobić z dowolnego miejsca na świecie, na dowolnym urządzeniu podłączonym do Internetu. Niektórzy ludzie składają zeznanie podatkowe przez aplikację w TV. To teraz takie proste, że można się rozliczyć w przerwie reklamowej. Do złożenia deklaracji podatkowej można nawet wykorzystać konsolę do gier. Polacy mogą rozliczyć podatek w przerwie pomiędzy jednym meczem piłkarskim, a drugim”. 

System e-PIT przyniósł także znaczące korzyści dla środowiska. „W 2019 roku liczba deklaracji papierowych zmalała o 18%, co odpowiada pięciu milionom zeznań. Pozwoliło to zaoszczędzić 50 milionów arkuszy papieru. To tyle co 100 000 ryz lub 40 ton papieru albo 700 drzew”. 

Spadek liczby papierowych zeznań przekłada się też na oszczędność czasu. „Dane z pięciu milionów papierowych dokumentów nie są już ręcznie wprowadzane do systemu, co pozwala ograniczyć błędy” – dodaje Koch. 

Kolejną korzyścią jest szybszy zwrot podatku. W przypadku nadpłaty podatnicy otrzymują zwrot średnio w 17 dni. Przedtem czekali na pieniądze co najmniej trzy miesiące.  

Długo oczekiwana radykalna zmiana 

System spotkał się z pozytywnym przyjęciem zarówno ze strony obywateli, jak i mediów, polityków i urzędów. W 2019 roku polskie Ministerstwo Finansów otrzymało za jego wdrożenie Europejską Nagrodę Sektora Publicznego. „To wyróżnienie potwierdza, że usługi administracji podatkowej w Polsce są nowoczesne i zdigitalizowane” – chwali Koch.

O popularności rozwiązania wśród obywateli najdobitniej świadczy fakt, jak zmieniło ono ich zachowania . Wcześniej zwlekali z wypełnianiem deklaracji na ostatnią chwilę, co czyniło koniec sezonu rozliczeniowego trudnym okresem zarówno dla nich samych, jak i dla urzędników. „Informacja o tym, że e-PIT jest prosty w obsłudze, bezpieczny i skuteczny, szybko się rozchodzi. Ponieważ rozliczenie zajmuje teraz pięć minut, ludzie nie odkładają go już na ostatnią chwilę” – tłumaczy Piotr Patroński, dyrektor Działu IT Ministerstwa Finansów.

Ministerstwo jest bardzo zadowolone ze współpracy z konsultantami Microsoft. „Podczas współpracy ze specjalistami Microsoft Consulting Services, nie ma rzeczy niemożliwych. Posiadają ekspertyzę konieczną, by osiągnąć dowolny cel i dowolny wynik” – potwierdza Koch.

W świetle sukcesu, jaki odniósł projekt, Ministerstwo planuje rozszerzyć rozwiązanie i wdrożyć kompleksowy system do obsługi podatków. „To dopiero pierwszy krok” – podsumowuje Koch. – „Chcemy tworzyć nowe rozwiązania i zdigitalizować kolejne procesy administracji podatkowej. Mając partnera, na którym możemy polegać, wiemy, że jesteśmy w stanie to zrobić”.