نصائح لاستخدام أدوات BI

لماذا تستخدم المؤسسات أدوات المعلومات المهنية

تستخدم المؤسسات من جميع الأحجام والصناعات أدوات BI ولوحات المعلومات لعدة أسباب. فيما يلي بعض المزايا الأكثر شيوعاً التي تحصل عليها الشركات التي تستخدم هذه التقنية:

• جمع البيانات بفعالية أكبر. يساعدك استخدام أدوات BI في التركيز على تنمية أعمالك بدلاً من مجرد تشغيلها. من خلال إزالة الحاجة إلى إدخال البيانات، تساعد أدوات المعلومات المهنية الشركات في توفير الوقت وتقليل الخطأ البشري وتحرير الموظفين لتنفيذ مهام أكثر عاجلة.
  
  
• تحسين عملية إعداد التقارير. تستخدم أدوات BI الأتمتة الذكاء الاصطناعي لجعل إعداد التقارير ورسم نتائج التحليلات من البيانات أسرع وأبسط وأكثر دقة. بالإضافة إلى ذلك، تمكنك أدوات المعلومات المهنية ولوحات المعلومات من إنشاء تقارير نابضة بالحياة ومخصصة تتضمن مخططات ورسومات بيانية وجداول محورية وتمثيلات مرئية أخرى.
  
  
• تبسيط تحليل البيانات. بدلاً من استخدام التقارير الورقية أو توظيف شركة خارجية لتجعل بياناتك مناسبة لك، يمكنك تحليل بياناتك بسرعة بالطريقة الأكثر إفادة لك باستخدام لوحات معلومات الخدمة الذاتية. يمكنك أيضاً استخدام لغة المحادثة لطرح أسئلة العمل والحصول على إجابات سريعة من إنشاء الذكاء الاصطناعي.
  
  
• تعرّف على مدى مبيعاتك. يمكنك الوصول إلى كل البيانات عن مندوبي المبيعات الداخليين وشركاء المبيعات الخارجيين والمنتجات من لوحة معلومات—واحدة واستخدام BI لتحديد أفضل المؤدين ومنخفضي الأداء والمديح أو التدريب أو ضبط أساليب المبيعات وفقاً لذلك. يمكنك أيضاً تعقب التركيبة السكانية للعملاء وتضمين نتائجك في جهودك التسويقية.
  
  
• تحديد فرص تعزيز الإيرادات. يتيح لك الوصول بشكل أسرع إلى بيانات أكثر دقة تحديد توجهات السوق بدقة وبسرعة، وتحديد طرق زيادة أرباحك، وحتى توقع المكاسب المستقبلية في السوق.
  
  
• تحسين إنفاق الأعمال. تمكنك أدوات BI من مراقبة مصروفات التشغيل الخاصة بك بسهولة أكبر باستخدام جميع بياناتك ذات الصلة التي يمكن الوصول إليها من لوحة معلومات واحدة. كما تتيح لك إمكانية اكتشاف الأماكن التي يمكن اقتطاع تكاليفها بسرعة، مثل المخزون الزائد والمعدات غير المستخدمة والاشتراكات.
  
  
• تجميع ملاحظات العملاء وتحليلها. تسهل أدوات المعلومات المهنية معرفة ما يفكر فيه عملاؤك حقاً بشأن منتجاتك وخدماتك وعلامتك التجارية بشكل عام - معلومات قيمة لدفع قرارات الأعمال.
  
  
• تحسين ثقافة الشركة. يمكنك استطلاع رأي الموظفين في مؤسستك ومنتجاتها وسير العمل وثقافة الشركة. ثم استخدم هذه المعلومات لتحسين عمليات الأعمال والمنتجات ورضا العامل.
  
  
• تحسين علامتك التجارية عبر الإنترنت. تحتوي العديد من أدوات BI على إمكانات الوسائط الاجتماعية التي تمكنك من التفاعل مع العملاء المتوقعين والعملاء والمؤثرين من داخل الأداة. يمكنك أيضا استخدام أدوات المعلومات المهنية لفهم كيفية استخدام قاعدة العملاء للوسائط الاجتماعية، والتي يمكن أن تساعد في تعزيز استراتيجيتك الاجتماعية.
  
  
• التنبؤ بالأرقام المستقبلية. باستخدام وظائف الذكاء الاصطناعي المضمنة، يمكن أن تعتمد أدوات BI على البيانات السابقة والحالية لمساعدتك في توقع الأرقام الأساسية، بما في ذلك معدلات تحويل العملاء ومبيعات المنتجات والإيرادات. يساعدك تجهيز نفسك بهذه المعرفة على اتخاذ قرارات أعمال أكثر صلة، سواء كنت تطلب المخزون أو الميزانية لتوظيفين جدد أو تخطط لحملات التسويق القادمة.

تطبيقات الأعمال اليومية لأدوات المعلومات المهنية

لا يوجد نقص في طرق استخدام أدوات BI للمساعدة في تشغيل أعمالك وتنميتها. بعض الاستخدامات الأكثر شيوعاً هي ما يلي:

• تجميع البيانات. تساعدك الميزات المضمنة مثل الاستطلاعات والاستبيانات عبر الإنترنت في الحصول بسهولة على البيانات من العملاء والموظفين وشركاء الأعمال وأصحاب المصلحة الآخرين.
  
  
• استخراج البيانات. حدد المبيعات والإيرادات وأنماط العملاء في مجموعات البيانات الخاصة بك بمساعدة المعلومات المهنية والتعلم الآلي والإحصاءات.
  
  
• الاستعلام. استخدم لوحات معلومات BI ذاتية الخدمة للحصول على إجابات لأسئلة محددة، مثل أيّ من منتجاتنا يحقق أكبر قدر من الإيرادات؟ وما هي الطريقة الأساسية التي يتعلم بها عملاؤنا عنا؟
  
  
• المرجعية. تخصيص لوحات معلومات البيانات لتعقب أدائك خلال فترة زمنية محددة مقابل أهدافك أو مقاييسك الهدف.
  
  
• التحليل. اكتشف التوجهات والأنماط في بياناتك وافهم سبب حدوثها وكيف يمكنك تكرارها أو تحسينها.
  
  
• عرض مصوّر للبيانات. أنشئ تمثيلات الرسوم المرئية لنتائجك التي تسهل على الآخرين استيعابها باستخدام المخططات والرسومات البيانية والخرائط—بغض النظر عن مهاراتك التقنية.
  
  
• إعداد التقارير. اجمع نتائجك في تنسيقات سهلة الفهم وشاركها مع الزملاء والقادة والمستشارين للمساعدة في اتخاذ المزيد من القرارات المستنيرة.

تعقب البيانات ذات المغزى

يمكن لأدوات برمجيات الذكاء الاصطناعي أن تعمل بشكل جذري على تحويل الطريقة التي تحلل بها شركتك الماضي والحاضر وتتوقع المستقبل. ولكن بدون خطة شاملة لجمع بياناتك وتفسيرها، فإن أفضل أدوات المعلومات المهنية لن تساعد مؤسستك في جمع بياناتها للحصول على نتائج التحليلات اللازمة لاتخاذ قرارات مدروسة.

للتأكد من أن جميع بيانات المبيعات والتسويق والعملاء والمالية وغيرها من البيانات التجارية التي تجمعها ذات معنى قدر الإمكان:

• تأكد من تشغيل أداة المعلومات المهنية بشكل جيد مع البيانات التي تريد تعقبها. قبل إجراء عملية شراء، حدد ما إذا كانت أداة المعلومات المهنية ستتمكن من الاتصال بسهولة بجميع أنظمتك الحالية، وتوحيد البيانات المسحوبة من مصادر مختلفة، وتقديم مستوى الأمان الذي تحتاج إليه.
  
  
• استخدم مؤشرات الأداء الرئيسية لتوجيه قرارات الأعمال. دع البيانات تحررك من التخمين أو إطلاق الكثير من المبادرات ورؤية ما ينجح." يمكنك إنشاء مؤشرات KPIs واقعية مستندة إلى البيانات على لوحة معلومات المعلومات المهنية لقياس فعالية مبادرات الأعمال واستراتيجياتها. على سبيل المثال، استناداً إلى ما تعلمته من بيانات السنة الماضية، قد تحدد مؤشر الأداء الرئيسي لزيادة صافي الربح بنسبة 10 بالمائة هذه السنة.
  
  
• إشراك أصحاب المصلحة الأساسيين. الوصول عبر الأقسام بدلاً من العمل في مخازن. على سبيل المثال، من المحتمل أن يكون لدى فريق المبيعات إدخال عن كيفية تعقب المنتجات الأكثر مبيعاً في ربع السنة والإبلاغ عنها، لذا تأكد من تضمينها عند إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية وتوزيع تقارير.
  
  
• خطط لأهداف مشروعك. ضع في حسبانك المخطط الزمني للمشروع والأحداث الرئيسية وتعيينها بعناية. حدد الخطوات التي ستحتاج إلى تنفيذها لكل مرحلة من مراحل المشروع، والنتائج المتوقعة لكل مرحلة، وما الذي سيبدو عليه المشروع الناجح.